Volonterski rasporedi, prijave i praćenje sati za volonterske organizacije

Mythex omogućuje volonterskoj organizaciji da napravi stranicu s pravim ulogama i njihovom vremenskom obvezom, raspored u kojem volonteri sami preuzimaju slobodne smjene, evidenciju tko je obučen i provjeren za koju ulogu, kratke uvodne module te nadzornu ploču sa satima volontiranja za donatore. Opišite kako radite i objavite.

Počnite besplatno

Što volonterska organizacija treba od softvera

Tjedan koordinatora troši se na popunjavanje rupa: smjena u banci hrane koju nitko nije preuzeo, vozač koji je u 7 ujutro odustao, projektni dan bez dovoljno ljudi. Rasporedi žive u grupnom chatu i tablici, prijavnice završe u sandučiću koji nitko ne provjerava, a jedini zapis o tome tko je završio obuku za zaštitu djece je mapa. Donatori i članovi upravnog odbora traže sate volontiranja po projektu, što nitko nije brojao tijekom dana. Sami volonteri nakon nekoliko mjeseci tiho nestanu. Pomaže popis otvorenih smjena koje ljudi mogu sami preuzeti, pravila o tome tko smije popuniti koju ulogu i evidencija sati koja se gradi sama.

Uloge sa zahtjevima: obuka, provjere, minimalna dob
Otvorene smjene koje volonteri sami preuzimaju
Najmanji i najveći broj ljudi po smjeni
Vidljiv način da se smjena otkaže
Sati zabilježeni po volonteru i po projektu
Datumi posljednje aktivnosti za praćenje neaktivnih volontera

Otvorene smjene koje ljudi sami preuzimaju

Objavite smjene dva do četiri tjedna unaprijed s ulogom koja je potrebna i minimalnim i maksimalnim brojem ljudi. Volonteri preuzimaju što im odgovara, redoviti volonteri drže ponavljajući utorak, a na smjenu se mogu prijaviti samo ljudi koji su odobreni za tu ulogu. Dan prije šalje se podsjetnik, a gumb za odustajanje obavijesti koordinatora umjesto tihog izostanka.

Napravi aplikaciju za volonterski raspored. Smjene imaju datum, vrijeme, ulogu i minimalan i maksimalan broj volontera. Volonteri se prijavljuju, preuzimaju otvorene smjene za uloge za koje su odobreni, drže ponavljajuće tjedne smjene i odustaju od smjene jednim dodirom, što šalje e-poštu koordinatoru. Koordinatorima prikažite nepopunjene smjene za sljedeća dva tjedna.

Tko je odobren za što i tko je zašutio

Svaki volonter prolazi od upita do uvoda i aktivnog statusa, s fazom neaktivnosti. Zapisi pokazuju uloge za koje je odobren, datume isteka provjera i vještine poput vožnje, prve pomoći ili jezika koje je moguće pretražiti kad se pojavi konkretna potreba. Partnerske humanitarne organizacije i korporativne grupe imaju vlastite zapise.

Napravi CRM za volontere s fazama: upit, uvod, aktivan i neaktivan. Bilježi uloge za koje je svaki volonter odobren, datum isteka provjere, vještine (vožnja, prva pomoć, jezici) i datum posljednje aktivnosti te popis onih koji nisu aktivni 90 dana. Korporativne volonterske grupe i partnerske organizacije vodite kao zasebne zapise.

Uloge opisane onako kako zaista jesu

Navedite svaku ulogu s time što smjena stvarno uključuje, koliko traje i uključuje li podizanje tereta, vožnju ili rad s djecom. Označite uloge koje zahtijevaju provjeru ili obuku prije prijave, zabilježite dostupnost po danu i dijelu dana pri prijavi i stavite opciju donacije uz volontiranje.

Napravi web stranicu za našu volontersku organizaciju s popisom svake uloge: što smjena uključuje, vremenska obveza, fizički zahtjevi i treba li provjera ili obuka. Obrazac za prijavu bilježi dostupnost po danu u tjednu i po jutru, poslijepodnevu ili večeri. Dodajte stranicu za donacije.

Uvod prije prve smjene

Kratki moduli s praktičnim detaljima na početku: gdje parkirati, kome se javiti, što obući, pa tek onda pravila uz kratki kviz. Završetak modula za ulogu, poput rukovanja hranom, otključava tu ulogu u rasporedu. Osvježavanja se dodjeljuju po ciklusu.

Napravi platformu za obuku volontera s općim uvodom (prvo praktični detalji, zatim pravila uz kratki kviz) i modulima za uloge poput higijene hrane i zaštite djece. Završetak modula označava volontera kao odobrenog za tu ulogu, a osvježavanja se dodjeljuju svakih 12 mjeseci.

Sati volontiranja za donatore

Sati volontiranja po projektu i mjesecu glavna su brojka za izvještaje donatorima. Dodajte popunjenost smjena po danu u tjednu, zadržavanje volontera nakon tri i šest mjeseci te prijave po izvoru.

Napravi nadzornu ploču za našu volontersku organizaciju koja prikazuje sate volontiranja po projektu i mjesecu, popunjenost smjena po danu i ulozi, zadržavanje volontera nakon 3 i 6 mjeseci od ulaska te nove prijave po izvoru.

Projektni dani s prijavom na telefonu

Zajednički projektni dani i prikupljanja sredstava traže prijavu s kapacitetom i prijavu dolaska na telefonu na terenu. Dolasci automatski ulaze u sate volontiranja.

Napravi prijavu na događaje za naše zajedničke projektne dane s ograničenjem kapaciteta, zaslonom za prijavu dolaska na telefonu za koordinatore na dan događaja i evidencijom dolaska koja automatski bilježi sate volontiranja.

Provjere, djeca i osobni podaci

Ako neke uloge uključuju djecu ili ranjive odrasle osobe, zabilježite koje provjere ima svaki volonter i kada istječu te blokirajte te uloge dok provjera ne bude važeća. Spremajte samo ono što trebate, dajte koordinatorima pristup po projektu i provjerite pravila o zaštiti djece i podataka u zemlji u kojoj radite. Mythex gradi pravila pristupa, a odluka o politici je vaša.

Od grupnog chata do rasporeda

Počnite s ulogama i volonterima uvezenima iz tablice, zatim objavite jedan mjesec smjena i zamolite redovite volontere da preuzmu svoje. Grupni chat zadržite za društvene poruke, a zamjene smjena prebacite u aplikaciju. Nakon mjesec dana imat ćete popunjenost po danu, a to pokazuje gdje treba regrutirati.

Uvezite volontere i uloge
Objavite četiri tjedna smjena
Nakon mjeseca pregledajte popunjenost po danu u tjednu

Upit za početak

Napravi aplikaciju za našu volontersku organizaciju. Volonteri se prijavljuju s dostupnošću po danu i dijelu dana, završe uvodni modul i odobreni su za određene uloge. Objavljuju se smjene s ulogom i brojem ljudi koje odobreni volonteri sami preuzimaju, uz gumb za odustajanje koji obavještava koordinatora. Sati iz odrađenih smjena bilježe se, a sati po projektu i mjesecu prikazuju se za naše izvještaje donatorima.

Pitanja

Mogu li se volonteri sami prijaviti na smjene?

Da. Volonteri se prijavljuju i preuzimaju otvorene smjene za uloge za koje su odobreni, uz ograničenje broja ljudi po smjeni.

Može li pratiti sate volontera?

Da. Sati se bilježe iz odrađenih smjena i prijava na dolazak, a volonteri mogu izvesti vlastite sate kao dokaz o volontiranju.

Je li besplatno za humanitarnu organizaciju?

Besplatni plan ne traži kreditnu karticu i daje dnevne kredite, dovoljne za izradu i objavu prve verzije. Pro stoji 25 USD mjesečno i dodaje prilagođenu domenu i više kredita.

Mogu li volonteri koristiti aplikaciju na telefonu?

Da. Aplikacija radi u pregledniku na telefonu, a na Pro planu mogu se dobiti Android i iPhone aplikacije koje otvaraju vašu objavljenu aplikaciju.

Trebam li znati programirati?

Ne. Opišete aplikaciju i mijenjate je chatom.

Više načina izrade uz AI

Mythex · Pricing · Izradite bilo što uz AI · Predlošci za web stranice i aplikacije · Mythex u usporedbi · Rječnik izrade aplikacija uz AI · Besplatni alati za izradu aplikacija uz AI · English