Turni, iscrizioni e tracciamento ore per organizzazioni di volontariato

Mythex permette a un'organizzazione di volontariato di costruire un sito che elenca ruoli reali con il loro impegno di tempo, un calendario in cui i volontari prenotano da soli i turni liberi, registri di chi è formato e verificato per quale ruolo, brevi moduli di accoglienza e una dashboard delle ore di volontariato per i finanziatori. Descrivi come lavorate e pubblicalo.

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Cosa serve a un'organizzazione di volontariato da un software

La settimana del coordinatore si consuma a colmare buchi: un turno al banco alimentare che nessuno ha preso, un autista che alle 7 del mattino si tira indietro, una giornata di progetto con poche persone. I calendari vivono in una chat di gruppo e in un foglio di calcolo, i moduli di iscrizione finiscono in una casella di posta che nessuno controlla, e l'unica traccia di chi ha completato la formazione sulla tutela è una cartella. Finanziatori e membri del consiglio vogliono le ore dei volontari per progetto, che nessuno ha contato sul momento. Gli stessi volontari si allontanano in silenzio dopo qualche mese. Ciò che aiuta è un elenco di turni aperti che le persone possono prenotare, regole su chi può ricoprire quale ruolo, e un registro delle ore che si costruisce da solo.

Ruoli con requisiti: formazione, verifiche, età minima
Turni aperti che i volontari prenotano da soli
Numero minimo e massimo di persone per turno
Un modo visibile per rinunciare a un turno
Ore registrate per volontario e per progetto
Date dell'ultima attività per individuare i volontari inattivi

Turni aperti che le persone prenotano da sole

Pubblica i turni con due-quattro settimane di anticipo, indicando il ruolo richiesto e il numero minimo e massimo di persone. I volontari prenotano ciò che fa per loro, i volontari abituali tengono un posto fisso ricorrente il martedì, e solo chi è abilitato a un ruolo può prenotarlo. Un promemoria parte il giorno prima, e il pulsante di rinuncia avvisa il coordinatore invece di una mancata presenza silenziosa.

Crea un'app per i turni dei volontari. I turni hanno data, orario, ruolo e numero minimo e massimo di volontari. I volontari accedono, prenotano i turni aperti per i ruoli per cui sono abilitati, mantengono turni settimanali ricorrenti e rinunciano a un turno con un tocco, che invia un'email al coordinatore. Mostra ai coordinatori i turni scoperti delle prossime due settimane.

Chi è abilitato a cosa, e chi si è fatto silenzioso

Ogni volontario passa da richiesta a accoglienza, poi attivo, con una fase di inattività. I record mostrano i ruoli per cui è abilitato, le date di scadenza delle verifiche e competenze come guida, primo soccorso o lingue, che si possono cercare quando emerge un bisogno specifico. Le organizzazioni partner e i gruppi di volontariato aziendale hanno record propri.

Crea un CRM per volontari con fasi richiesta, accoglienza, attivo e inattivo. Registra i ruoli abilitati di ogni volontario, la scadenza della verifica del casellario, le competenze (guida, primo soccorso, lingue) e la data dell'ultima attività, ed elenca chiunque sia inattivo da 90 giorni. Tieni i gruppi di volontariato aziendale e le organizzazioni partner come record separati.

Ruoli descritti per come sono davvero

Elenca ogni ruolo con ciò che comporta davvero un turno, quanto dura e se implica sollevare pesi, guidare o lavorare con minori. Segnala i ruoli che richiedono una verifica o una formazione prima della candidatura, raccogli la disponibilità per giorno e fascia oraria durante l'iscrizione, e affianca l'opzione per donare al volontariato.

Crea un sito per la nostra organizzazione di volontariato che elenchi ogni ruolo con ciò che comporta un turno, l'impegno di tempo, le richieste fisiche e se serve una verifica del casellario o una formazione. Il modulo di iscrizione raccoglie la disponibilità per giorno feriale e per mattina, pomeriggio o sera. Aggiungi una pagina per le donazioni.

Accoglienza prima del primo turno

Brevi moduli con prima i dettagli pratici, dove parcheggiare, a chi riferire, cosa indossare, poi le politiche con un breve quiz. Completare un modulo di ruolo, come la sicurezza alimentare, sblocca quel ruolo nel calendario. I corsi di aggiornamento si riassegnano a cicli.

Crea una piattaforma di formazione per volontari con un'accoglienza generale (prima i dettagli pratici, poi le politiche con un breve quiz) e moduli per ruolo come igiene alimentare e tutela dei minori. Completare un modulo segna il volontario come abilitato a quel ruolo, e i corsi di aggiornamento vengono riassegnati ogni 12 mesi.

Ore di volontariato per i finanziatori

Le ore di volontariato per progetto e per mese sono il dato principale nei rendiconti per i finanziatori. Aggiungi il tasso di copertura dei turni per giorno della settimana, la fidelizzazione a tre e sei mesi e le nuove iscrizioni per fonte.

Crea una dashboard per la nostra organizzazione di volontariato che mostri le ore di volontariato per progetto e per mese, il tasso di copertura dei turni per giorno della settimana e per ruolo, la fidelizzazione a 3 e 6 mesi dall'iscrizione e le nuove iscrizioni per fonte.

Giornate di progetto con check-in dal telefono

Le giornate di progetto della comunità e le raccolte fondi richiedono iscrizioni con una capienza massima, e il check-in dal telefono in un luogo all'aperto. Le presenze alimentano automaticamente le ore di volontariato.

Crea un'iscrizione agli eventi per le nostre giornate di progetto della comunità con limiti di capienza, una schermata di check-in da telefono per i coordinatori il giorno stesso, e presenze che registrano automaticamente le ore di volontariato.

Verifiche, minori e dati personali

Se alcuni ruoli coinvolgono minori o adulti vulnerabili, registra quali verifiche ha ogni volontario e quando scadono, e blocca quei ruoli finché la verifica non è valida. Conserva solo ciò che ti serve, dai ai coordinatori l'accesso per progetto e verifica le regole sulla tutela e sui dati dove operi. Mythex costruisce le regole di accesso; decidere la politica spetta a voi.

Dalla chat di gruppo al calendario

Inizia con ruoli e volontari, importati dal tuo foglio di calcolo, poi pubblica un mese di turni e chiedi ai volontari abituali di prenotare i loro. Tieni la chat di gruppo per i messaggi informali e sposta lo scambio dei turni nell'app. Dopo un mese avrai i tassi di copertura per giorno, che ti diranno dove reclutare.

Importa volontari e ruoli
Pubblica quattro settimane di turni
Verifica la copertura per giorno della settimana dopo un mese

Un prompt da cui partire

Crea un'app per la nostra organizzazione di volontariato. I volontari si iscrivono indicando la disponibilità per giorno e fascia oraria, completano un modulo di accoglienza e sono abilitati a ruoli specifici. Pubblica turni con un ruolo e un numero di persone che i volontari abilitati prenotano da soli, con un pulsante per rinunciare al turno che avvisa il coordinatore. Registra le ore dai turni svolti e mostra le ore per progetto e per mese per i nostri rendiconti ai finanziatori.

Domande

I volontari possono iscriversi ai turni da soli?

Sì. I volontari accedono e prenotano i turni aperti per i ruoli per cui sono abilitati, con limiti su quante persone può accogliere ogni turno.

Può tracciare le ore dei volontari?

Sì. Le ore si registrano dai turni svolti e dai check-in, e i volontari possono esportare le proprie ore come attestato di servizio.

È gratis per un ente benefico?

Il piano Free non richiede una carta di credito e include crediti giornalieri, sufficienti per costruire e pubblicare una prima versione. Pro costa $25/mese e aggiunge un dominio personalizzato e più crediti.

I volontari possono usarlo dal telefono?

Sì. L'app funziona nel browser del telefono, e con il piano Pro puoi avere app Android e iPhone che aprono la tua app pubblicata.

Devo saper programmare?

No. Descrivi l'app e la modifichi chattando.

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