志工排班、報名與時數追蹤：給志工組織的系統

Mythex 讓志工組織建立網站，列出真實的職位與投入時間；建立班表，讓志工自行認領空缺班次；記錄每位志工受過哪些訓練、通過哪些職務的檢查；提供簡短的新人培訓模組；並為補助單位與理事提供志工時數儀表板。描述你的營運方式並發布上線。

志工組織需要從軟體得到什麼

志工組織的協調人每週都在填補缺口：沒人接的食物銀行班次、早上 7 點才退出的司機、缺人手的專案日。班表散落在群組聊天室和試算表裡，報名表單寄進沒人會看的信箱，而誰完成了兒少保護訓練，唯一的紀錄就是一個資料夾。補助單位和理事想知道各專案的志工時數，但這個數字在當下從來沒有人去算。志工本身也常在幾個月後悄悄離開。真正有幫助的，是一份可供大家認領的空缺班次清單、一套關於誰能擔任哪個職務的規則，以及一份會自動累積的時數紀錄。

職務附條件：訓練、檢查、最低年齡
志工自行認領的空缺班次
每個班次的最少與最多人數
可見的退班方式
依志工與專案記錄時數
最後活動日期，用以找出已流失的志工

志工自行認領的班次

提前兩至四週公布班次，並註明所需職務與最少、最多人數。志工自行挑選適合的班次，固定志工可保留每週二的固定時段，而且只有通過該職務資格的人才能認領。班次前一天會寄出提醒，若志工按下退班，會通知協調人，而不是默默缺席。

建立志工班表 App。班次包含日期、時間、職務，以及最少與最多志工人數。志工登入後，可認領自己具備資格職務的空缺班次、保留每週固定班次，並可一鍵退班，退班時會寄 email 通知協調人。協調人可看到未來兩週尚未排滿的班次。

誰具備什麼資格，誰已經沒有動靜

每位志工會依序經歷諮詢、培訓、活躍，以及停止參與等階段。紀錄會顯示其具備資格的職務、檢查到期日，以及駕照、急救或外語等技能，讓你在有特定需求時可以搜尋。合作的慈善團體與企業志工團體則有各自獨立的紀錄。

製作志工 CRM，階段包含諮詢、培訓、活躍與停止參與。記錄每位志工具備資格的職務、背景檢查到期日、技能（駕照、急救、外語）與最後活動日期，並列出 90 天未活動的人。企業志工團體與合作機構分開建立紀錄。

職務依實際情況描述

列出每個職務，說明實際的工作內容、持續時間，以及是否需要搬運、開車或與兒童接觸。對於需要檢查或培訓才能報名的職務應加以標示，報名時依星期與上午、下午、晚上收集可參與時段，並在志工報名旁邊放上捐款選項。

為我們的志工組織建立網站，列出每個職務的工作內容、時間投入、體力要求，以及是否需要背景檢查或培訓。報名表單依星期與上午、下午、晚上收集可參與時段。另加一個捐款頁面。

第一次上班前的培訓

短篇模組先講實務細節，例如停車地點、要向誰回報、要穿什麼，接著是附簡短測驗的政策說明。完成如食品衛生等職務模組後，就會在班表上解鎖該職務。定期複訓會依週期重新指派。

建立志工培訓平台，包含一般新人培訓（先講實務細節，再講附簡短測驗的政策）以及食品衛生、兒少保護等職務模組。完成模組後，志工即取得該職務資格，且複訓每 12 個月重新指派一次。

供補助單位使用的志工時數

依專案與月份統計的志工時數，是補助報告中最重要的數字。請再加上依星期幾計算的班次填滿率、加入後 3 個月與 6 個月的留任率，以及各來源的新報名人數。

為我們的志工組織建立儀表板，顯示依專案與月份的志工時數、依星期與職務計算的班次填滿率、加入後 3 個月與 6 個月的留任率，以及各來源的新報名人數。

以手機報到的專案日

社區專案日與募款活動需要附名額上限的報名，戶外場地則需要以手機報到。出席紀錄會自動計入志工時數。

建立社區專案日的活動報名功能，附名額上限，為協調人設計當天以手機報到的畫面，並且出席紀錄會自動記錄志工時數。

檢查、兒童與個人資料

如果有職務涉及兒童或弱勢成年人，請記錄每位志工已完成哪些檢查、何時到期，並在檢查有效期間之前封鎖這些職務。只保存你需要的資料，依專案開放協調人權限，並確認你所在地區的兒少保護與資料規範。Mythex 負責建立權限規則，政策則由你決定。

從群組聊天室到班表

先從試算表匯入志工與職務，接著公布一個月的班次，請固定志工認領他們的時段。群組聊天室保留給社交訊息，班次換班則移到 App 中進行。一個月後，你就會看到各星期的填滿率，告訴你應該在哪裡招募。

匯入志工與職務
公布四週的班次
一個月後檢視各星期的填滿率

可以開始使用的提示詞

為我們的志工組織建立一個 App。志工報名時填寫各星期與各時段的可參與時間，完成新人培訓模組，並取得特定職務的資格。公布附職務與人數的班次，由具備資格的志工自行認領，並提供一鍵退班按鈕，會通知協調人。根據已參與的班次記錄時數，並依專案與月份顯示時數，供我們製作補助報告。

常見問題

志工可以自行報名班次嗎？

可以。志工登入後，可認領自己具備資格職務的空缺班次，每個班次也有人數上限。

可以追蹤志工時數嗎？

可以。時數會依出席的班次與報到紀錄計算，志工也可以匯出自己的時數，作為服務證明。

慈善團體可以免費使用嗎？

免費方案不需要信用卡，並提供每日點數，足以建立並發布第一個版本。Pro 方案每月 $25，並可加入自訂網域與更多點數。

志工可以用手機使用嗎？

可以。App 可在手機瀏覽器中使用；Pro 方案還可取得開啟你已發布 App 的 Android 與 iPhone 應用程式。

我需要寫程式嗎？

不需要。你描述想要的 App，再透過聊天來修改。