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Cuadrantes, inscripciones y control de horas para organizaciones de voluntariado

Mythex permite a una organización de voluntariado crear una web con los puestos reales y su dedicación, un cuadrante donde los voluntarios reservan los turnos libres por sí mismos, registros de quién está formado y verificado para cada puesto, módulos cortos de acogida y un panel con las horas de voluntariado para los financiadores. Describe cómo lo gestionas y publícalo.

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Qué necesita una organización de voluntariado de un software

La semana de la coordinadora se va en cubrir huecos: un turno del banco de alimentos que nadie cogió, un conductor que se dio de baja a las 7 de la mañana, un día de proyecto con falta de gente. Los cuadrantes viven en un grupo de chat y en una hoja de cálculo, los formularios de inscripción llegan a un correo que nadie revisa, y el único registro de quién ha hecho la formación de protección de menores es una carpeta. Los financiadores y los patronos quieren las horas de voluntariado por proyecto, algo que nadie ha contado el día en que ocurrieron. Los propios voluntarios se van apartando sin hacer ruido al cabo de unos meses. Lo que ayuda es una lista de turnos libres que la gente pueda reservar, reglas sobre quién puede cubrir cada puesto y un registro de horas que se construye solo.

• Puestos con requisitos: formación, verificaciones, edad mínima
• Turnos libres que los voluntarios reservan por sí mismos
• Mínimo y máximo de personas por turno
• Una forma visible de soltar un turno
• Horas registradas por voluntario y por proyecto
• Fechas de última actividad para detectar voluntarios inactivos

Turnos libres que la gente reserva por sí misma

Publica los turnos con dos a cuatro semanas de antelación, con el puesto que necesitan y un mínimo y un máximo de personas. Los voluntarios reservan lo que les viene bien, los habituales mantienen un hueco recurrente los martes, y solo pueden reservar un puesto las personas que están habilitadas para él. El día antes sale un recordatorio, y un botón para soltar el turno avisa a la coordinadora en lugar de una ausencia sin aviso.

Crea una app de cuadrantes para voluntarios. Los turnos tienen fecha, hora, puesto y un mínimo y un máximo de voluntarios. Los voluntarios inician sesión, reservan los turnos libres de los puestos para los que están habilitados, mantienen turnos semanales recurrentes y sueltan un turno con un toque, lo que envía un correo a la coordinadora. Muestra a las coordinadoras los turnos sin cubrir de las dos próximas semanas.

Quién está habilitado para qué, y quién se ha quedado callado

Cada voluntario pasa de consulta a acogida y a activo, con una fase de inactivo. Los registros muestran los puestos para los que está habilitado, las fechas de caducidad de las verificaciones y habilidades como conducir, primeros auxilios o idiomas, que se pueden buscar cuando surge una necesidad concreta. Las entidades colaboradoras y los grupos de voluntariado corporativo tienen sus propios registros.

Crea un CRM de voluntarios con las fases consulta, acogida, activo e inactivo. Registra los puestos habilitados de cada voluntario, la caducidad de la verificación de antecedentes, sus habilidades (conducir, primeros auxilios, idiomas) y la fecha de última actividad, y lista a quien lleve 90 días inactivo. Mantén los grupos de voluntariado corporativo y las organizaciones colaboradoras como registros separados.

Puestos descritos tal y como son

Enumera cada puesto con lo que implica realmente un turno, cuánto dura y si supone levantar peso, conducir o trabajar con menores. Señala los puestos que requieren verificación o formación antes de que nadie se apunte, recoge la disponibilidad por día y franja horaria en la inscripción y pon la opción de donar junto a la de voluntariado.

Crea una web para nuestra organización de voluntariado que enumere cada puesto con lo que implica un turno, la dedicación, las exigencias físicas y si se necesita verificación de antecedentes o formación. El formulario de inscripción recoge la disponibilidad por día laborable y por franja de mañana, tarde o noche. Añade una página de donaciones.

Acogida antes del primer turno

Módulos cortos con los datos prácticos primero: dónde aparcar, a quién reportar, qué ponerse, y después las políticas con un test breve. Completar un módulo de puesto, como la manipulación de alimentos, habilita ese puesto en el cuadrante. Los repasos se reasignan con un ciclo periódico.

Crea una plataforma de formación para voluntarios con una acogida general (primero los datos prácticos y después las políticas con un test breve) y módulos de puesto como higiene alimentaria y protección de menores. Completar un módulo marca al voluntario como habilitado para ese puesto, y los repasos se reasignan cada 12 meses.

Horas de voluntariado para los financiadores

Las horas de voluntariado por proyecto y por mes son la cifra principal de los informes de financiación. Añade el porcentaje de cobertura por día de la semana, la retención a los tres y seis meses y las inscripciones por origen.

Crea un panel para nuestra organización de voluntariado que muestre las horas de voluntariado por proyecto y por mes, el porcentaje de cobertura de turnos por día de la semana y puesto, la retención a los 3 y 6 meses desde la incorporación y las nuevas inscripciones por origen.

Días de proyecto con control de asistencia desde el móvil

Los días de proyecto comunitarios y las recaudaciones necesitan inscripción con aforo, y un control de asistencia desde el móvil en un espacio al aire libre. La asistencia alimenta las horas de voluntariado automáticamente.

Crea un sistema de inscripción para nuestros días de proyecto comunitarios con límites de aforo, una pantalla de control de asistencia desde el móvil para las coordinadoras el día del evento, y un registro de asistencia que anote las horas de voluntariado automáticamente.

Verificaciones, menores y datos personales

Si algún puesto implica trabajar con menores o con adultos vulnerables, registra qué verificaciones tiene cada voluntario y cuándo caducan, y bloquea esos puestos hasta que la verificación esté vigente. Guarda solo lo que necesitas, da acceso a las coordinadoras por proyecto y revisa las normas de protección de menores y de datos del lugar donde operas. Mythex configura las reglas de acceso; decidir la política te corresponde a ti.

Del grupo de chat al cuadrante

Empieza con los puestos y los voluntarios, importados de tu hoja de cálculo, publica un mes de turnos y pide a los habituales que reserven los suyos. Deja el grupo de chat para los mensajes sociales y pasa los intercambios de turno a la app. Al cabo de un mes tendrás el porcentaje de cobertura por día, lo que te indica dónde captar voluntarios.

• Importa voluntarios y puestos
• Publica cuatro semanas de turnos
• Revisa la cobertura por día de la semana tras un mes

Un prompt para empezar

Crea una app para nuestra organización de voluntariado. Los voluntarios se inscriben indicando su disponibilidad por día y franja horaria, completan un módulo de acogida y quedan habilitados para puestos concretos. Publica turnos con un puesto y un número de personas que los voluntarios habilitados reservan por sí mismos, con un botón para soltar el turno que avisa a la coordinadora. Registra las horas de los turnos a los que se asistió y muestra las horas por proyecto y por mes para nuestros informes de financiación.

Preguntas

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• Detectar apps que se caen justo después de publicarse
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