ボランティア団体のための当番表、申し込み、活動時間の記録

Mythexを使えば、ボランティア団体は実際の役割と必要な時間を示すサイト、ボランティアが空きシフトを自分で申し込める当番表、誰がどの役割に研修を受け、確認を済ませたかの記録、短い導入研修、助成団体向けのボランティア活動時間のダッシュボードを作れます。運営方法を説明して公開してください。

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ボランティア団体がソフトウェアに求めること

コーディネーターの1週間は、穴を埋めることに費やされます。誰も受け持たなかったフードバンクのシフト、午前7時に抜けたドライバー、人手が足りないプロジェクトの日。当番表はグループチャットと表計算に散らばり、申込フォームは誰も確認しない受信箱に届き、安全対策の研修を誰が受けたかを示す記録はフォルダーの中にしかありません。助成団体や理事は、プロジェクトごとのボランティア活動時間を求めますが、その日には誰も数えていません。ボランティア自身も、数か月のうちに静かに離れていきます。役に立つのは、空いているシフトのリスト、どの役割を誰が担えるかのルール、そして自動的に積み上がる活動時間の記録です。

研修、確認、最低年齢などの要件付きの役割
ボランティアが自分で申し込む空きシフト
シフトごとの最少人数と最大人数
分かりやすいシフトの手放し方
ボランティアとプロジェクトごとの活動時間の記録
離脱したボランティアを見つける最終活動日

空きシフトは本人が申し込む

必要な役割と最少・最大の人数を付けて、2〜4週間前にシフトを公開します。ボランティアは自分に合うものを選び、常連は毎週火曜の定期枠を持ち、その役割に認められた人だけが申し込めます。前日にはリマインダーを送り、手放すボタンを押すと、黙って来ないのではなくコーディネーターに通知が届きます。

ボランティアの当番表アプリを作ってください。シフトには日付、時間、役割、最少と最大のボランティア数があります。ボランティアはログインして、担当を認められている役割の空きシフトを申し込み、毎週の定期シフトを保持し、ワンタップでシフトを手放せ、それはコーディネーターにメールで通知されます。コーディネーターには向こう2週間の未充足シフトを表示してください。

誰がどの役割を担えるか、誰が離れたか

各ボランティアは、問い合わせ、導入研修、活動中と進み、活動が途絶えた段階を持ちます。担当できる役割、身元確認の有効期限、運転、応急手当、言語などの技能を記録し、特定の必要が生じたときに検索できるようにします。提携する慈善団体や企業のボランティア団体は、別々の記録として管理します。

ボランティアのCRMを作ってください。段階は問い合わせ、導入、活動中、活動途絶の4つです。各ボランティアの担当可能な役割、身元確認の有効期限、技能（運転、応急手当、言語）、最終活動日を記録し、90日間活動していないボランティアを一覧にしてください。企業のボランティアグループと提携団体は別の記録として管理してください。

実際のとおりに説明する役割

役割ごとに、シフトで実際に何をするか、どれくらいの時間がかかるか、持ち上げ、運転、子どもとの活動があるかを載せます。申し込みの前に身元確認や研修が必要な役割には印をつけます。申込時には曜日と午前・午後・夜の時間帯を尋ね、ボランティアの案内の横に寄付のページも置きましょう。

ボランティア団体のためのウェブサイトを作ってください。役割ごとに、シフトで行うこと、必要な時間、身体的な負担、身元確認や研修の要否を載せてください。申込フォームでは曜日と午前、午後、夜の時間帯を尋ねます。寄付のページも追加してください。

初回のシフトの前に導入研修

短いモジュールで、まず実際的なこと（駐車場所、報告先、服装）を伝え、そのあとに規則を説明して簡単なクイズを行います。食品衛生などの役割モジュールを修了すると、その役割が当番表で担当可能になります。更新研修は周期的に割り当てられます。

ボランティア向けの研修プラットフォームを作ってください。一般の導入研修は、まず実際的なこと、次に規則と簡単なクイズの順にし、食品衛生や子どもの安全などの役割モジュールを設けてください。モジュールを修了するとボランティアはその役割を担当可能になり、更新研修は12か月ごとに割り当ててください。

助成団体向けのボランティア活動時間

プロジェクトごと、月ごとのボランティア活動時間は、助成金の報告書の中心になる数字です。曜日別のシフト充足率、参加から3か月と6か月後の定着率、申込の経路別件数も加えましょう。

ボランティア団体のためのダッシュボードを作ってください。プロジェクトごと、月ごとのボランティア活動時間、曜日と役割ごとのシフト充足率、参加から3か月と6か月後の定着率、申込の経路別の新規件数を表示してください。

スマートフォンで受付する活動日

地域のプロジェクトの日や資金集めのイベントでは、定員付きの参加登録と、屋外の現場でスマートフォンを使った受付が必要です。出席した記録は、自動的にボランティア活動時間に反映させます。

地域のプロジェクトの日のためのイベント登録を作ってください。定員の上限を設け、当日にコーディネーターが使える受付画面をスマートフォンで表示し、出席を記録した時点でボランティア活動時間が自動的に記録されるようにしてください。

身元確認、子ども、個人情報

子どもや支援を必要とする成人に関わる役割がある場合は、各ボランティアがどの確認を受けたか、その有効期限はいつかを記録し、確認が有効でない間はその役割を止めてください。必要な情報だけを保管し、コーディネーターには案件ごとにアクセスを与え、運営地域の安全対策とデータ保護の規則を確認しましょう。Mythexはアクセスのルールを作りますが、方針を決めるのは団体です。

グループチャットから当番表へ

まずは表計算から取り込んだボランティアと役割で始め、1か月分のシフトを公開して常連に担当を申し込んでもらいましょう。グループチャットは雑談に残し、シフトの交代はアプリに移します。1か月経てば曜日ごとの充足率が分かるので、どこで募集すべきかが見えてきます。

ボランティアと役割を取り込む
4週間分のシフトを公開する
1か月後に曜日ごとの充足率を確認する

ここから始められるプロンプト

ボランティア団体のためのアプリを作ってください。ボランティアは曜日と時間帯ごとの空き時間を登録して申し込み、導入研修を修了し、特定の役割に認められます。役割と人数を付けたシフトを公開し、認められたボランティアが自分で申し込めるようにします。コーディネーターに知らせる「シフトを手放す」ボタンも付けてください。参加したシフトから活動時間を記録し、助成金の報告書のために、プロジェクトと月ごとの活動時間を表示してください。

よくある質問

ボランティアは自分でシフトに申し込めますか？

はい。ボランティアはログインして、担当を認められている役割の空きシフトに申し込めます。各シフトが受け入れる人数の上限も設定できます。

ボランティアの活動時間を記録できますか？

はい。参加したシフトと受付から時間を記録し、ボランティアは自分の活動時間を奉仕の証明として書き出せます。

慈善団体は無料で使えますか？

無料プランはクレジットカード不要で、毎日のクレジットがあり、最初のバージョンを作って公開するのに十分です。Proプランは月額25ドルで、独自ドメインと、より多くのクレジットを追加できます。

ボランティアはスマートフォンで使えますか？

はい。アプリはスマートフォンのブラウザーで動作し、Proプランでは、公開したアプリを開くAndroidとiPhoneのアプリも利用できます。

コーディングは必要ですか？

いいえ。アプリを説明し、チャットで変更します。

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