Cold email για startups: Πρακτικός οδηγός με πρότυπα

Το cold email δουλεύει για startups όταν είναι μικρό, συγκεκριμένο και ειλικρινές: μια σύντομη λίστα ανθρώπων που έχουν ξεκάθαρα το πρόβλημα που λύνετε, ένα σύντομο μήνυμα που αποδεικνύει ότι κάνατε τη δουλειά σας, και μία εύκολη ερώτηση για απάντηση. Αποτυγχάνει όταν γίνεται παιχνίδι όγκου με γενικά πρότυπα. Αυτός ο οδηγός καλύπτει τη λίστα, το μήνυμα, τα follow-ups, την παράδοση στα εισερχόμενα και τους κανόνες, με πρότυπα που μπορείτε να προσαρμόσετε.

Το cold email είναι μία τακτική μέσα σε ένα μεγαλύτερο σχέδιο. Αν ακόμα βρίσκετε ποιοι είναι οι πρώτοι σας πελάτες, ξεκινήστε με πώς να αποκτήσετε τους πρώτους 100 πελάτες σας, και για πλήρη ακολουθία λανσαρίσματος δείτε πώς να λανσάρετε μια εφαρμογή και να αποκτήσετε πρώτους χρήστες.

Τι είναι καλό για το cold email σε ένα πρώιμο startup

Το cold email είναι άμεσο μήνυμα προς κάποιον με τον οποίο δεν έχετε προηγούμενη σχέση. Για ένα πρώιμο startup είναι πιο χρήσιμο για τρεις δουλειές:

Η χρήση για μάθηση υποτιμάται. Αν δεν ξέρετε ακόμα αν το πρόβλημα είναι πραγματικό, ένα cold email που ζητά συνέντευξη είναι ευκολότερο να γίνει αποδεκτό από ένα μήνυμα πώλησης. Το πώς να κάνετε συνεντεύξεις με πελάτες καλύπτει τι να ρωτήσετε όταν πάρετε την κλήση.

Βήμα 1: Φτιάξτε μια μικρή λίστα που μπορείτε να υπερασπιστείτε

Μια καλή λίστα είναι σύντομη και συγκεκριμένη. Πριν προσθέσετε κάποιον, πρέπει να μπορείτε να πείτε σε μία πρόταση γιατί αυτό το άτομο, σε αυτή την εταιρεία, πιθανότατα έχει το πρόβλημα.

1. Γράψτε το φίλτρο. Ρόλος, τύπος εταιρείας, μέγεθος και ένα έναυσμα. Παράδειγμα (φανταστικό): «Υπεύθυνοι λειτουργιών σε ανεξάρτητες κτηνιατρικές κλινικές με περισσότερες από μία τοποθεσίες, που προσλαμβάνουν προσωπικό υποδοχής.»
2. Βρείτε ανθρώπους που ταιριάζουν. Ιστότοποι εταιρειών, κατάλογοι κλάδου, λίστες ομιλητών συνεδρίων, δημόσιες αναρτήσεις σε κοινότητες και επαγγελματικά δίκτυα.
3. Καταγράψτε τον λόγο. Δίπλα σε κάθε όνομα, γράψτε το συγκεκριμένο πράγμα που σας έκανε να τον επιλέξετε: μια αγγελία εργασίας, μια ομιλία, ένα δημόσιο παράπονο, ένα νέο υποκατάστημα.
4. Ξεκινήστε με 30 έως 50 άτομα. Αρκετά για να μάθετε, αρκετά λίγα για να τα εξατομικεύσετε.

Κρατήστε τη λίστα σε υπολογιστικό φύλλο ή σε ένα απλό CRM με στήλες για όνομα, εταιρεία, ρόλο, πηγή, λόγο, ημερομηνία αποστολής, follow-ups και αποτέλεσμα. Αν ξεπεράσετε το υπολογιστικό φύλλο, ένα απλό CRM είναι γρήγορη κατασκευή.

Συλλέγετε μόνο στοιχεία επικοινωνίας εργασίας που τα άτομα έχουν διαθέσει για επαγγελματικούς σκοπούς, κρατήστε στο ελάχιστο ό,τι συλλέγετε και διαγράψτε το όταν δεν το χρειάζεστε πια. Η αγορά μεγάλων λιστών επαφών είναι το σημείο όπου πολλοί ιδρυτές μπλέκονται σε μπελάδες, τόσο νομικά όσο και με τα φίλτρα spam.

Βήμα 2: Γράψτε το email σε τέσσερα μέρη

Τα περισσότερα καλά cold emails χωράνε στην οθόνη ενός κινητού χωρίς scroll. Μια δομή που δουλεύει:

1. Γιατί αυτός. Μία πρόταση που θα μπορούσε να γραφτεί μόνο σε αυτόν τον άνθρωπο.
2. Το πρόβλημα. Μία πρόταση που ονομάζει ένα πρόβλημα που έχουν συνήθως άτομα με τον ρόλο του, διατυπωμένο ως ερώτηση ή παρατήρηση, όχι ως ισχυρισμός για αυτόν.
3. Τι έχετε. Μία ή δύο προτάσεις για αυτό που φτιάξατε ή εξερευνάτε, με απλά λόγια και χωρίς επίθετα που κάνουν τη δουλειά.
4. Μία μικρή ερώτηση. Ερώτηση που απαντάται με λίγες λέξεις.

Κανόνες που βοηθούν:

• Θέματα: σύντομα, με πεζά γράμματα, συγκεκριμένα. Το «ερώτηση για τη διαδικασία βάρδιας σας» νικά το «Επαναστατήστε τον προγραμματισμό σας!».
• Χωρίς συνημμένα και πολλά links στο πρώτο email. Το πολύ ένα link.
• Πείτε ποιος είστε. Το πραγματικό σας όνομα, η εταιρεία σας και ένας τρόπος επικοινωνίας.
• Κάντε εύκολο το «όχι». «Αν δεν σχετίζεται, πείτε μου απλώς και δεν θα ξαναστείλω.»

Έτοιμα πρότυπα για προσαρμογή

Αυτά είναι σημεία εκκίνησης. Αντικαταστήστε κάθε αγκύλη με κάτι πραγματικό· αν δεν μπορείτε, πιθανότατα αυτός ο άνθρωπος δεν πρέπει να είναι στη λίστα.

Πρότυπο 1: Αίτημα για συνομιλία μάθησης

Θέμα: ερώτηση για [εργασία] στην [εταιρεία]

Γεια σας [όνομα],

Είδα [συγκεκριμένο πράγμα: την ανάρτησή σας, την ομιλία, την αγγελία] και σκέφτηκα ότι έχετε αντιμετωπίσει το [πρόβλημα] από πρώτο χέρι.

Φτιάχνω ένα μικρό εργαλείο για [ρόλος] σε [τύπος εταιρείας] και προσπαθώ να καταλάβω πώς οι ομάδες χειρίζονται σήμερα την [εργασία]: τι είναι ενοχλητικό και τι έχετε δοκιμάσει.

Θα είχατε χρόνο για μια κλήση 20 λεπτών την επόμενη εβδομάδα; Δεν είναι παρουσίαση, ακόμα αποφασίζω τι να φτιάξω.

Αν δεν ταιριάζει, κανένα πρόβλημα και δεν θα επανέλθω.

[Το όνομά σας], [εταιρεία], [μία γραμμή υπογραφής με ιστότοπο]

Πρότυπο 2: Προσφορά πιλοτικού σε πιθανό πελάτη

Θέμα: [το εργαλείο/η διαδικασία τους] + [η κατηγορία του προϊόντος σας]

Γεια σας [όνομα],

Η [εταιρεία] [συγκεκριμένο έναυσμα: άνοιξε δεύτερο υποκατάστημα / προσλαμβάνει για Χ], πράγμα που συνήθως σημαίνει ότι το [εργασία] γίνεται πιο δύσκολο να παρακολουθείται.

Φτιάξαμε το [προϊόν], που [κάνει ένα συγκεκριμένο πράγμα] για [τύπος επιχείρησης]. Αντικαθιστά το [το υπολογιστικό φύλλο / το νήμα email που πιθανώς χρησιμοποιούν].

Αξίζει μια ματιά 15 λεπτών; Αν βοηθά, μπορώ να το στήσω με τα πραγματικά σας δεδομένα ώστε να μη δοκιμάζετε μια άδεια εφαρμογή.

[Το όνομά σας]

Πρότυπο 3: Συνεργασία

Θέμα: ιδέα για το [newsletter / την κοινότητα / τους πελάτες σας]

Γεια σας [όνομα],

Διάβασα [το newsletter / την κοινότητά σας] και παρατήρησα ότι το κοινό σας ρωτά συχνά για [πρόβλημα], για παράδειγμα [συγκεκριμένο νήμα ή θέμα].

Φτιάχνουμε το [προϊόν] ακριβώς γι' αυτό. Θα σας ενδιέφερε [ένας δωρεάν οδηγός που γράφουμε μαζί / μια εκτεταμένη δοκιμή για τα μέλη σας / μια σύντομη συνεδρία]; Χαρά μου να κάνω τη δουλειά.

[Το όνομά σας]

Βήμα 3: Κάντε follow-up χωρίς να ενοχλείτε

Οι απαντήσεις έρχονται συχνά μετά από follow-up και όχι στο πρώτο email, οπότε μια σύντομη ακολουθία είναι φυσιολογική. Ένα ευγενικό μοτίβο:

Σταματήστε τη στιγμή που κάποιος το ζητήσει και καταγράψτε το ώστε να μην ξαναστείλετε ποτέ. Μην στέλνετε follow-ups που παριστάνουν απαντήσεις («Re:») όταν δεν είναι.

Βήμα 4: Προστατέψτε την παράδοση στα εισερχόμενα

Αν τα emails σας καταλήγουν στο spam, τίποτα άλλο δεν έχει σημασία.

• Πιστοποιήστε το domain σας. Ορίστε εγγραφές DNS SPF, DKIM και DMARC με τον πάροχο email σας. Το πώς λειτουργούν τα domains και το DNS εξηγεί τους τύπους εγγραφών.
• Σκεφτείτε ξεχωριστό domain αποστολής για το outreach, ώστε τα παράπονα να μη επηρεάζουν τα emails που στέλνει το προϊόν σας στους πελάτες.
• Ανεβάστε ταχύτητα σταδιακά. Ένα νέο γραμματοκιβώτιο που ξαφνικά στέλνει πολλά μηνύματα φαίνεται ύποπτο. Ξεκινήστε με λίγα την ημέρα.
• Στείλτε απλό κείμενο. Βαριά HTML, pixels παρακολούθησης και πολλά links κάνουν τα μηνύματα να μοιάζουν με διαφημιστικό mail.
• Παρακολουθήστε τα bounces. Επαληθεύστε τις διευθύνσεις πριν στείλετε και αφαιρέστε όσες γυρίζουν πίσω.

Βήμα 5: Τηρήστε τους κανόνες

Οι νόμοι κατά του spam και για το απόρρητο διαφέρουν ανά χώρα, και αυτό που ισχύει μπορεί να εξαρτάται από το πού βρίσκεστε, πού βρίσκεται ο παραλήπτης και αν στέλνετε σε επαγγελματική ή προσωπική διεύθυνση. Για παράδειγμα, ο νόμος CAN-SPAM των ΗΠΑ ορίζει κανόνες για ειλικρινείς κεφαλίδες και θέματα, για την ταυτοποίηση του αποστολέα, για τη συμπερίληψη φυσικής διεύθυνσης και για τον σεβασμό των αιτημάτων διαγραφής. Στην ΕΕ και το Ηνωμένο Βασίλειο, ο GDPR και οι σχετικοί κανόνες e-privacy επηρεάζουν αν μπορείτε να στείλετε email σε κάποιον χωρίς προηγούμενη συγκατάθεση και πώς πρέπει να χειριστείτε τα προσωπικά του δεδομένα, συμπεριλαμβανομένης νόμιμης βάσης και της ενημέρωσης για την προέλευση των στοιχείων του αν το ζητήσει.

Αυτό είναι γενική πληροφόρηση, όχι νομική συμβουλή. Πριν τρέξετε outreach σε οποιαδήποτε κλίμακα, ελέγξτε τους κανόνες για τις χώρες στις οποίες στέλνετε ή συμβουλευτείτε έναν αρμόδιο σύμβουλο. Καλές πρακτικές που βοηθούν σχεδόν παντού: δηλώστε καθαρά ποιοι είστε, κάντε εύκολη τη διαγραφή, σεβαστείτε αμέσως τα αιτήματα διαγραφής, κρατήστε μόνο τα δεδομένα που χρειάζεστε και μην παραπλανάτε στο θέμα.

Βήμα 6: Μετρήστε και βελτιωθείτε

Παρακολουθήστε λίγους αριθμούς ανά παρτίδα emails: στάλθηκαν, γύρισαν πίσω, απάντησαν, θετικές απαντήσεις και κλήσεις που κλείστηκαν. Με μικρές λίστες, κοιτάξτε περισσότερο τις ίδιες τις απαντήσεις παρά τα ποσοστά· σας δείχνουν ποια πρόταση έπιασε και ποια αντίρρηση επανέρχεται.

Αλλάξτε ένα πράγμα κάθε φορά: το φίλτρο της λίστας, το θέμα, την πρόταση για το πρόβλημα ή το αίτημα. Αν οι απαντήσεις είναι ευγενικές αλλά αρνητικές, το πρόβλημα μπορεί να είναι το κοινό και όχι η διατύπωση. Αν δεν υπάρχει καμία απάντηση, ελέγξτε πρώτα την παράδοση.

Συνηθισμένα λάθη

• Γράφετε για τον εαυτό σας. Οι δύο πρώτες προτάσεις πρέπει να αφορούν εκείνον.
• Ψεύτικη εξατομίκευση. Το «Μου άρεσε πολύ η πρόσφατη ανάρτησή σας!» χωρίς λεπτομέρεια είναι προφανές.
• Ζητάτε πολλά. Το «Κλείστε demo 60 λεπτών» είναι μεγάλο αίτημα από ξένο.
• Στέλνετε πριν είναι έτοιμη η σελίδα προορισμού. Οι ενδιαφερόμενοι θα σας αναζητήσουν. Βεβαιωθείτε ότι ο ιστότοπός σας εξηγεί τι κάνετε· δείτε πώς να φτιάξετε σελίδα προορισμού που μετατρέπει.
• Αγνοείτε τις διαγραφές. Είναι αγενές και, σε πολλά μέρη, παράνομο.

Λίστα ελέγχου για cold email

• Ξεκάθαρο φίλτρο για το ποιους στέλνετε και γιατί
• 30 έως 50 άτομα με γραπτό λόγο για τον καθένα
• Ρυθμισμένα SPF, DKIM και DMARC για το domain αποστολής
• Σύντομο email: γιατί αυτός, πρόβλημα, τι έχετε, ένα αίτημα
• Το όνομά σας, η εταιρεία σας και εύκολη διαγραφή σε κάθε μήνυμα
• Το πολύ δύο ή τρία follow-ups, καθένα με κάτι νέο
• Οι διαγραφές καταγεγραμμένες και σεβαστές
• Ελεγμένοι οι κανόνες για τις χώρες των παραληπτών σας

Πού ταιριάζει το Mythex

Το cold email στέλνει ανθρώπους στο προϊόν σας, οπότε βοηθά να έχετε κάτι πραγματικό να δείξετε. Με το Mythex μπορείτε να φτιάξετε τη σελίδα προορισμού, μια πρώτη λειτουργική έκδοση ή μια επίδειξη με δείγματα δεδομένων ενός υποψήφιου πελάτη, περιγράφοντας την στη συνομιλία, και να τη δημοσιεύσετε σε δημόσιο URL. Αν θέλετε να παρακολουθείτε το outreach σας σε δικό σας εργαλείο, ένα μικρό CRM ή tracker είναι γρήγορη κατασκευή· το παράδειγμα CRM στα έγγραφα δείχνει ένα σημείο εκκίνησης. Το Mythex δεν στέλνει email για εσάς· αν η εφαρμογή σας χρειάζεται να στέλνει μηνύματα, ο agent συνδέει τον δικό σας πάροχο email, όπως περιγράφεται στη συνταγή αποστολής email.

Ερωτήσεις