Cold email para startups: um guia prático com modelos

O cold email funciona para startups quando é pequeno, específico e honesto: uma lista curta de pessoas que claramente têm o problema que resolve, uma mensagem curta que prova que fez o seu trabalho de casa e uma pergunta fácil de responder. Falha quando se torna um jogo de volume com modelos genéricos. Este guia cobre a lista, a mensagem, os follow-ups, a entregabilidade e as regras, com modelos que pode adaptar.

O cold email é uma tática dentro de um plano maior. Se ainda está a descobrir quem são os seus primeiros clientes, comece por como conquistar os primeiros 100 clientes, e para uma sequência completa de lançamento veja como lançar uma app e conquistar os primeiros utilizadores.

Para que serve o cold email numa startup em fase inicial

O cold email é uma mensagem direta para alguém com quem não tem qualquer relação prévia. Para uma startup em fase inicial, é mais útil para três objetivos:

A utilização para aprender é subestimada. Se ainda não sabe se o problema é real, um cold email a pedir uma entrevista é mais fácil de aceitar do que um discurso comercial. Como fazer entrevistas com clientes explica o que perguntar quando conseguir a conversa.

Passo 1: crie uma lista pequena que consiga justificar

Uma boa lista é curta e específica. Antes de acrescentar alguém, deve conseguir dizer numa frase porque é que esta pessoa, nesta empresa, provavelmente tem o problema.

1. Escreva o filtro. Função, tipo de empresa, dimensão e um gatilho. Exemplo (inventado): « Responsáveis de operações em clínicas veterinárias independentes com mais de uma localização, que estão a contratar funcionários de receção. »
2. Encontre pessoas que encaixem. Sites de empresas, diretórios do setor, listas de oradores de conferências, publicações públicas em comunidades e redes profissionais.
3. Registe o motivo. Ao lado de cada nome, escreva a coisa específica que o levou a escolhê-lo: um anúncio de emprego, uma palestra, uma queixa pública, uma nova localização.
4. Comece com 30 a 50 pessoas. Suficientes para aprender, pequenas o suficiente para personalizar.

Guarde a lista numa folha de cálculo ou num CRM simples, com colunas para nome, empresa, função, origem, motivo, data de envio, follow-ups e resultado. Se a folha de cálculo ficar pequena, um CRM simples é uma construção rápida.

Recolha apenas os contactos profissionais que as pessoas tenham disponibilizado para fins empresariais, mantenha o que recolhe ao mínimo e apague-o quando já não for necessário. Comprar listas grandes de contactos é onde muitos fundadores se metem em sarilhos, tanto legais como com os filtros de spam.

Passo 2: escreva o email em quatro partes

A maioria dos bons cold emails cabe num ecrã de telemóvel sem fazer scroll. Uma estrutura que funciona:

1. Porquê esta pessoa. Uma frase que só poderia ser escrita para esta pessoa.
2. O problema. Uma frase que nomeia um problema que as pessoas com a função dela costumam ter, formulada como pergunta ou observação, e não como afirmação sobre elas.
3. O que tem. Uma ou duas frases sobre o que construiu ou está a explorar, em linguagem simples, sem adjetivos a fazer o trabalho.
4. Um pedido pequeno. Uma pergunta a que se responda em poucas palavras.

Regras que ajudam:

• Linhas de assunto: curtas, com aspeto de minúsculas, específicas. « dúvida sobre o vosso processo de escalas » ganha a « Revolucione a sua agenda! ».
• Sem anexos nem muitas ligações no primeiro email. No máximo uma ligação.
• Diga quem é. O seu nome real, a sua empresa e uma forma de o contactar.
• Facilite o não. « Se isto não fizer sentido, diga-me e não voltarei a contactar. »

Modelos que pode adaptar

São pontos de partida. Substitua cada parêntese por algo real; se não conseguir, essa pessoa provavelmente não deve estar na lista.

Modelo 1: pedir uma conversa para aprender

Assunto: dúvida sobre [tarefa] na [empresa]

Olá [nome],

Vi [algo específico: a publicação, a palestra, o anúncio de emprego] e fez-me pensar que já lidou com [problema] em primeira mão.

Estou a construir uma pequena ferramenta para [função] em [tipo de empresa] e estou a tentar perceber como as equipas tratam hoje [tarefa]: o que é incómodo, e o que já tentaram.

Estaria disponível para uma conversa de 20 minutos na próxima semana? Não é um discurso comercial, ainda estou a decidir o que construir.

Se não fizer sentido, sem problema, não voltarei a insistir.

[O seu nome], [empresa], [assinatura de uma linha com o site]

Modelo 2: propor um piloto a um cliente provável

Assunto: [a vossa ferramenta/processo] + [a sua categoria de produto]

Olá [nome],

A [empresa] [gatilho específico: abriu uma segunda localização / está a contratar para X], o que normalmente significa que [tarefa] fica mais difícil de acompanhar.

Criámos o [produto], que [faz uma coisa concreta] para [tipo de negócio]. Substitui [a folha de cálculo / a troca de emails que provavelmente usam].

Faria sentido uma análise de 15 minutos? Se ajudar, posso configurá-lo com os seus dados reais, para não testar uma app vazia.

[O seu nome]

Modelo 3: parceria

Assunto: ideia para a vossa [newsletter / comunidade / clientes]

Olá [nome],

Li [a vossa newsletter / comunidade] e reparei que o vosso público pergunta muito sobre [problema], por exemplo [tópico ou problema específico].

Fazemos o [produto] exatamente para isso. Estaria interessado em [um guia gratuito que escrevemos em conjunto / um teste alargado para os vossos membros / uma sessão curta]? Fico feliz em fazer o trabalho.

[O seu nome]

Passo 3: faça follow-up sem ser incómodo

As respostas costumam chegar depois de um follow-up e não do primeiro email, por isso uma sequência curta é normal. Um padrão educado:

Pare no momento em que alguém lho pedir, e registe-o para que nunca mais recebam emails seus. Não envie follow-ups que fingem ser respostas (« Re: ») quando não o são.

Passo 4: proteja a entregabilidade

Se os seus emails acabarem no spam, nada mais importa.

• Autentique o seu domínio. Configure os registos DNS SPF, DKIM e DMARC com o seu fornecedor de email. Como funcionam os domínios e o DNS explica os tipos de registo.
• Considere um domínio de envio separado para a prospeção, para que as queixas não afetem o email que o seu produto envia aos clientes.
• Aqueça devagar. Uma caixa de correio nova que de repente envia muitas mensagens parece suspeita. Comece com um punhado por dia.
• Envie texto simples. HTML pesado, pixels de rastreio e muitas ligações fazem as mensagens parecer correio de marketing.
• Acompanhe as devoluções. Valide os endereços antes de enviar e remova os que devolvem a mensagem.

Passo 5: respeite as regras

As leis antispam e de privacidade variam de país para país, e o que se aplica pode depender de onde está, de onde está o destinatário e de se envia para um endereço profissional ou para uma pessoa particular. Por exemplo, a lei norte-americana CAN-SPAM define regras sobre cabeçalhos honestos e linhas de assunto, identificação do remetente, inclusão de uma morada física e respeito pedidos de cancelamento. Na UE e no Reino Unido, o RGPD e as regras de e-privacy relacionadas afetam se pode enviar um email a alguém sem consentimento prévio e como deve tratar os seus dados pessoais, incluindo ter uma base legal e informar as pessoas, se o pedirem, de onde obteve os seus dados.

Isto é informação geral, não aconselhamento jurídico. Antes de fazer prospeção em qualquer escala, verifique as regras dos países para onde envia ou consulte um advogado qualificado. Boas práticas que ajudam em quase todo o lado: identificar-se claramente, tornar o cancelamento fácil, respeitar os cancelamentos de imediato, guardar apenas os dados de que precisa e nunca induzir em erro na linha de assunto.

Passo 6: meça e melhore

Acompanhe alguns números por cada lote de emails: enviados, devolvidos, respondidos, respostas positivas e chamadas marcadas. Com listas pequenas, olhe mais para as próprias respostas do que para as percentagens: elas dizem-lhe que frase resultou e que objeção continua a aparecer.

Mude uma coisa de cada vez: o filtro da lista, a linha de assunto, a frase sobre o problema ou o pedido. Se as respostas forem educadas mas negativas, o problema pode ser o público, e não a redação. Se não houver respostas, verifique primeiro a entregabilidade.

Erros comuns

• Escrever sobre si. As duas primeiras frases devem ser sobre a outra pessoa.
• Personalização falsa. « Adorei a sua publicação recente! » sem qualquer detalhe é óbvio.
• Pedir demasiado. « Marque uma demonstração de 60 minutos » é um pedido grande a um desconhecido.
• Enviar antes de a página de destino estar pronta. As pessoas interessadas vão procurá-lo. Certifique-se de que o seu site explica o que faz; veja como criar uma página de destino que converte.
• Ignorar os cancelamentos. É desrespeitoso e, em muitos sítios, ilegal.

Lista de verificação do cold email

• Um filtro claro para quem contacta e porquê
• 30 a 50 pessoas, com um motivo escrito para cada uma
• SPF, DKIM e DMARC configurados para o domínio de envio
• Email curto: porquê esta pessoa, o problema, o que tem, um pedido
• O seu nome, a empresa e uma forma fácil de cancelar em cada mensagem
• Dois ou três follow-ups no máximo, cada um com algo novo
• Cancelamentos registados e respeitados
• As regras dos países dos seus destinatários verificadas

Onde encaixa o Mythex

O cold email envia pessoas para o seu produto, por isso ajuda ter algo real para mostrar. Com o Mythex, pode construir a página de destino, uma primeira versão funcional ou uma demonstração preenchida com dados de exemplo de um potencial cliente, descrevendo-a no chat, e depois publicá-la num URL público. Se quiser acompanhar a sua prospeção numa ferramenta própria, um CRM simples ou um acompanhador de prospeção é uma construção rápida: o caso de uso de CRM na documentação mostra um ponto de partida. O Mythex não envia emails por si; se a sua app precisar de enviar mensagens, o agente liga o seu próprio fornecedor de email, como se descreve na receita de envio de email.

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