Startup'lar için soğuk e-posta: Şablonlarla pratik bir rehber

Soğuk e-posta startup'lar için küçük, belirli ve dürüst olduğunda işe yarar: çözdüğünüz sorunu açıkça yaşayan insanlardan oluşan kısa bir liste, ödevinizi yaptığınızı gösteren kısa bir mesaj ve cevaplanması kolay tek bir soru. Genel şablonlarla bir hacim oyununa dönüştüğünde ise işe yaramaz. Bu rehber listeyi, mesajı, takip e-postalarını, teslim edilebilirliği ve kuralları ele alıyor; uyarlayabileceğiniz şablonlarla birlikte.

Soğuk e-posta daha büyük bir planın içindeki tek bir taktik. İlk müşterilerinizin kim olduğunu hâlâ çözmeye çalışıyorsanız, ilk 100 müşterinizi nasıl bulursunuz yazısıyla başlayın; tam bir lansman sırası için uygulamanızı nasıl lanse edip ilk kullanıcıları nasıl kazanırsınız yazısına bakın.

Erken dönem bir startup için soğuk e-posta ne işe yarar?

Soğuk e-posta, daha önce ilişkiniz olmayan birine gönderdiğiniz doğrudan bir mesajdır. Erken dönem bir startup için en çok üç işte faydalıdır:

Öğrenme kullanımı hafife alınıyor. Sorunun gerçek olup olmadığını henüz bilmiyorsanız, bir görüşme isteyen soğuk bir e-postaya evet demek, bir satış sunumuna evet demekten daha kolaydır. Görüşme ayarlandığında ne soracağınızı müşteri görüşmeleri nasıl yapılır yazısında ele alıyoruz.

1. adım: Savunabileceğiniz küçük bir liste oluşturun

İyi bir liste kısa ve belirli olur. Herhangi birini eklemeden önce, bu kişinin bu şirkette neden bu soruna muhtemelen sahip olduğunu tek bir cümleyle söyleyebilmelisiniz.

1. Filtreyi yazın. Rol, şirket türü, büyüklük ve bir tetikleyici. Örnek (uydurma): “Birden fazla şubesi olan bağımsız veteriner kliniklerindeki operasyon sorumluları ve ön büro personeli arıyorlar.”
2. Uyan kişileri bulun. Şirket web siteleri, sektör dizinleri, konferans konuşmacı listeleri, topluluklardaki herkese açık paylaşımlar ve profesyonel ağlar.
3. Nedeni kaydedin. Her ismin yanına, sizi onu seçmeye iten belirli şeyi yazın: bir iş ilanı, bir konuşma, herkese açık bir şikâyet, yeni bir şube.
4. 30–50 kişiyle başlayın. Öğrenmek için yeterli, kişiselleştirmek için yeterince küçük.

Listeyi ad, şirket, rol, kaynak, neden, gönderim tarihi, takipler ve sonuç sütunlu bir tabloda ya da basit bir CRM'de tutun. Tablodan büyürseniz, basit bir CRM hızlıca kurulabilir.

Yalnızca insanların iş amacıyla paylaştığı iş iletişim bilgilerini toplayın, topladığınız şeyi en aza indirin ve artık ihtiyaç duymadığınızda silin. Büyük kişi listeleri satın almak, birçok kurucunun hem yasal açıdan hem de spam filtreleriyle sorun yaşadığı yer.

2. adım: E-postayı dört parçada yazın

İyi soğuk e-postaların çoğu, kaydırmadan bir telefon ekranına sığar. İşe yarayan bir yapı şöyle:

1. Neden onlar. Yalnızca bu kişiye yazılabilecek tek bir cümle.
2. Sorun. Rollerindeki insanların sık yaşadığı bir sorunu adlandıran tek bir cümle; onlar hakkında bir iddia değil, bir soru ya da gözlem olarak.
3. Elinizdekiler. Ne inşa ettiğinizi ya da neyi keşfettiğinizi anlatan bir iki cümle; sade bir dille, işi sıfatlarla yapmadan.
4. Tek küçük bir talep. Birkaç kelimeyle cevaplanabilecek bir soru.

Yardımcı olan kurallar:

• Konu satırları: kısa, küçük harfle başlayan gibi görünen, belirli. “rota süreciniz hakkında bir soru” “Planlamanızı devrimleştirin!” ifadesinden iyi.
• İlk e-postada ek yok, birden fazla bağlantı yok. En fazla bir bağlantı.
• Kim olduğunuzu söyleyin. Gerçek adınız, şirketiniz ve size ulaşmanın bir yolu.
• Hayır demeyi kolaylaştırın. “Bu ilgili değilse haber verin, bir daha yazmayacağım.”

Uyarlayabileceğiniz şablonlar

Bunlar başlangıç noktaları. Her köşeli parantezi gerçek bir şeyle değiştirin; değiştiremiyorsanız, o kişi muhtemelen listede olmamalı.

Şablon 1: Öğrenme görüşmesi isteme

Konu: [şirket] içinde [görev] hakkında bir soru

Merhaba [ad],

[belirli bir şeyi gördüm: paylaşımını, konuşmasını, iş ilanını] ve [problemi] bizzat yaşamış olabileceğinizi düşündüm.

[şirket türü] içindeki [rol] için küçük bir araç geliştiriyorum ve ekiplerin bugün [görev] işini nasıl yürüttüğünü anlamaya çalışıyorum: neyi zor buluyorlar ve neleri denediler.

Önümüzdeki hafta 20 dakikalık bir görüşmeye açık olur musunuz? Bir satış sunumu değil; neyi inşa edeceğime hâlâ karar veriyorum.

Uygun değilse sorun değil, peşinizi bırakırım.

[Adınız], [şirket], [web sitesiyle tek satırlık imza]

Şablon 2: Muhtemel bir müşteriye pilot teklif etme

Konu: [onların aracı/süreci] + [ürün kategoriniz]

Merhaba [ad],

[Şirket] [belirli tetikleyici: ikinci bir şube açtı / X için eleman arıyor], bu genellikle [görevin] takip edilmesinin zorlaştığı anlamına geliyor.

[İşletme türü] için [tek somut işi yapan] [ürün] geliştirdik. Muhtemelen kullandıkları [elektronik tablo / e-posta zinciri] yerine geçiyor.

15 dakikalık bir bakış atmaya değer mi? Yardımcı olursa, boş bir uygulamayı test etmemeniz için gerçek verilerinizle kurabilirim.

[Adınız]

Şablon 3: Ortaklık

Konu: [bülteniniz / topluluğunuz / müşterileriniz] için bir fikir

Merhaba [ad],

[bültenlerini / topluluklarını] okudum ve kitlenizin [problem] hakkında çok soru sorduğunu fark ettim; örneğin [belirli bir konu ya da sorun].

Tam da bunun için [ürün] yapıyoruz. [Birlikte yazacağımız ücretsiz bir rehber / üyeleriniz için uzatılmış bir deneme / kısa bir oturum] ilginizi çeker mi? İşin çoğunu ben yapmaya hazırım.

[Adınız]

3. adım: Rahatsız etmeden takip edin

Yanıtlar çoğu zaman ilk e-postadan çok bir takipten sonra gelir; bu yüzden kısa bir dizi normaldir. Kibar bir düzen şöyle:

Birisi istediği anda durun ve bunu kaydedin ki bir daha asla e-posta almasın. Yanıt olmadığı hâlde yanıtmış gibi görünen (“Re:”) takip e-postaları göndermeyin.

4. adım: Teslim edilebilirliği koruyun

E-postalarınız spama düşüyorsa, başka hiçbir şeyin önemi kalmaz.

• Alan adınızı doğrulayın. E-posta sağlayıcınızla SPF, DKIM ve DMARC DNS kayıtlarını kurun. Alan adları ve DNS nasıl çalışır yazısı kayıt türlerini açıklıyor.
• Ulaşım için ayrı bir gönderim alan adı düşünün, böylece şikâyetler ürününüzün müşterilere gönderdiği e-postaları etkilemesin.
• Yavaş ısındırın. Aniden çok mesaj gönderen yeni bir posta kutusu şüpheli görünür. Günde birkaç mesajla başlayın.
• Düz metin gönderin. Yoğun HTML, izleme pikselleri ve çok sayıda bağlantı mesajları pazarlama postası gibi gösterir.
• Geri dönen e-postaları izleyin. Göndermeden önce adresleri doğrulayın ve geri dönenleri listeden çıkarın.

5. adım: Kurallara uyun

Spam karşıtı ve gizlilik yasaları ülkeden ülkeye değişir; neyin geçerli olduğu nerede olduğunuza, alıcının nerede olduğuna ve bir iş adresine mi yoksa özel bir kişiye mi e-posta attığınıza bağlı olabilir. Örneğin, ABD'deki CAN-SPAM Yasası dürüst başlıklar ve konu satırları, kendinizi tanıtmak, fiziksel bir adres eklemek ve vazgeçme taleplerine uymak konusunda kurallar koyar. AB ve Birleşik Krallık'ta GDPR ve ilgili e-gizlilik kuralları, önceden rıza almadan birine e-posta atıp atamayacağınızı ve kişisel verilerini nasıl işlemeniz gerektiğini etkiler; buna yasal bir dayanak olması ve birisi sorduğunda bilgilerini nereden aldığınızı söylemek de dahil.

Bu genel bilgidir, hukuki tavsiye değildir. Herhangi bir ölçekte iletişime geçmeden önce, e-posta gönderdiğiniz ülkelerin kurallarını kontrol edin ya da yetkin bir danışmana sorun. Neredeyse her yerde işe yarayan iyi uygulamalar: kendinizi açıkça tanıtın, vazgeçmeyi kolaylaştırın, vazgeçme taleplerine hemen uyun, yalnızca ihtiyacınız olan veriyi tutun ve konu satırında asla yanıltmayın.

6. adım: Ölçün ve iyileştirin

Her e-posta grubu için birkaç sayıyı takip edin: gönderilen, geri dönen, yanıtlanan, olumlu yanıtlar ve ayarlanan görüşmeler. Küçük listelerde yüzdelerden çok yanıtların kendisine bakın; hangi cümlenin tuttuğunu ve hangi itirazın sürekli geldiğini onlar gösterir.

Bir seferde bir şeyi değiştirin: liste filtresini, konu satırını, sorun cümlesini ya da talebi. Yanıtlar kibar ama olumsuzsa, sorun kelimeler değil kitle olabilir. Hiç yanıt yoksa önce teslim edilebilirliği kontrol edin.

Yaygın hatalar

• Kendinizden bahsetmek. İlk iki cümle onlarla ilgili olmalı.
• Sahte kişiselleştirme. Ayrıntısız “son paylaşımınızı çok beğendim!” hemen anlaşılır.
• Çok fazla istemek. Yabancı birinden “60 dakikalık bir demo ayırın” demek büyük bir talep.
• Açılış sayfası hazır olmadan göndermek. İlgilenen insanlar sizi araştırır. Sitenizin ne yaptığınızı açıkladığından emin olun; bkz. dönüşüm sağlayan açılış sayfası nasıl yapılır.
• Vazgeçme taleplerini yok saymak. Saygısızlık ve birçok yerde yasalara aykırı.

Soğuk e-posta kontrol listesi

• Kime ve neden e-posta gönderdiğinize dair net bir filtre
• Her biri için yazılı nedeni olan 30–50 kişi
• Gönderim alan adı için SPF, DKIM ve DMARC kurulu
• Kısa e-posta: neden onlar, sorun, elinizdekiler, tek bir talep
• Her mesajda adınız, şirketiniz ve kolay bir vazgeçme seçeneği
• En fazla iki ya da üç takip, her biri yeni bir şey ekliyor
• Vazgeçme talepleri kaydediliyor ve dikkate alınıyor
• Alıcılarınızın ülkelerinin kuralları kontrol edildi

Mythex nerede devreye giriyor

Soğuk e-posta insanları ürününüze yönlendirir, bu yüzden gösterecek gerçek bir şeyiniz olması yardımcı olur. Mythex ile açılış sayfasını, çalışan bir ilk sürümü ya da bir potansiyel müşterinin örnek verileriyle doldurulmuş bir demoyu sohbette tarif ederek oluşturabilir, ardından herkese açık bir URL'de yayınlayabilirsiniz. Ulaşım çalışmalarınızı kendi aracınızda takip etmek isterseniz, küçük bir CRM ya da ulaşım takip aracı hızlıca kurulabilir; dokümanlardaki CRM kullanım örneği bir başlangıç noktası gösteriyor. Mythex sizin yerinize e-posta göndermez; uygulamanızın mesaj göndermesi gerekiyorsa, e-posta gönderme tarifinde anlatıldığı gibi, ajan kendi e-posta sağlayıcınızı bağlar.

Sorular