Software de catering para presupuestos, menús y personal de eventos, sin programar

Mythex permite a una empresa de catering crear su propia herramienta de presupuestos, un portal de clientes, un calendario de eventos y la planificación de personal describiéndolos en el chat. Cada evento guarda su menú, número de invitados, lista de dietas, personal y equipamiento en un mismo registro, desde la primera consulta hasta la factura final.

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Lo que un negocio de catering necesita tener claro

Cada evento es único, con las mismas piezas en movimiento. Llega una consulta, y antes de escribir un menú necesitas saber que la fecha está libre y que el número de invitados compensa. Luego vienen una cata, una propuesta con paquetes, una señal y semanas de cambios en las cifras y en las dietas, hasta la fecha límite que esperabas que el cliente respetara. Entre bastidores, hay que confirmar cocineros y camareros freelance para los sábados de verano, reservar bandejas calientes y mantelería, y la cocina del local tiene sus propias normas. Muchos caterers rehacen cada presupuesto desde cero en un documento, lo que es lento y hace que los precios se desvíen.

Presupuestos montados con paquetes de menú guardados y precio por comensal
Fechas reservadas que caducan si no llega una señal
Una fecha límite firme para cifras finales y listas de dietas
Disponibilidad de personal freelance y hora de llamada por evento
Equipamiento reservado por evento y contado al devolverlo
Coste de comida presupuestado frente al real

Propuestas desde menús guardados, con tres niveles

Guarda tus menús y paquetes una sola vez, y luego monta un presupuesto eligiendo tipo de evento, número de invitados y paquete. El personal, el alquiler de equipamiento y los desplazamientos van en líneas separadas, las adaptaciones de dieta aparecen listadas y el presupuesto lleva una fecha de validez porque los precios de los alimentos cambian. Ofrecer tres niveles permite al cliente elegir en lugar de regatear.

Crea una herramienta de presupuestos para mi empresa de catering. Guardo paquetes de menú con precio por comensal (canapés, bufé, menú de tres platos servido). Un presupuesto recoge fecha del evento, lugar, número de invitados y hasta tres opciones de paquete, añade personal, alquiler de equipamiento y desplazamientos como líneas separadas, lista las adaptaciones de dieta y tiene una fecha de validez de 30 días. El cliente lo ve online y elige una opción.

Un portal de cliente con fecha límite para cifras finales

Los clientes inician sesión para ver su menú, el calendario del evento, las facturas y los accesos al local. Pueden cambiar el número de invitados y subir la lista de dietas hasta la fecha límite que fijes; después los campos se bloquean y los cambios llegan a través de ti. Ese corte es lo que te permite pedir comida y reservar personal con seguridad.

Crea un portal de cliente para eventos de catering. Los clientes ven su menú, el calendario del evento, sus facturas y los horarios de acceso al local, y pueden editar el número de invitados y la lista de dietas hasta 10 días antes del evento; después esos campos se bloquean.

Catas y fechas reservadas que no se alargan

Las parejas reservan las catas en sesiones fijas, y una reserva de fecha caduca automáticamente si no se registra ninguna señal. Un límite diario de eventos según la capacidad de cocina y personal evita aceptar una cuarta boda en sábado que no puedes cocinar.

Crea un sistema de reservas para mi empresa de catering con sesiones de cata los martes y jueves por la tarde, reservas de fecha que caducan a los 7 días si no se registra una señal, y un máximo de 3 eventos al día.

Personal de eventos con hora de llamada y desplazamiento

Asigna cocineros, camareros y barmans a cada evento con horas de llamada que incluyan el desplazamiento al local. Los freelance indican su disponibilidad para la temporada en primavera y luego inician sesión para aceptar o rechazar los turnos ofrecidos, y la lista de personal del evento se actualiza según responden.

Crea una planificación de personal para eventos de catering. Los cocineros, camareros y barmans freelance marcan los días en que están disponibles para la temporada, yo ofrezco turnos por evento con hora de llamada y tiempo de desplazamiento, y ellos los aceptan o rechazan desde su móvil.

Equipamiento reservado por evento

Controla bandejas calientes, fuentes, cristalería y mantelería por cantidad, resérvalos para un evento para que las fechas solapadas vean lo que queda, y cuéntalos de nuevo el día siguiente. Las fuentes que faltan se notan mientras el local aún recuerda tu evento.

Crea un control de equipamiento para mi empresa de catering: artículos con cantidades, asignaciones por evento que reducen la disponibilidad en fechas solapadas, y un recuento de devolución tras cada evento que marque cualquier cosa que falte.

Facturas que siguen el número de invitados

Los depósitos, los pagos intermedios y el saldo final están vinculados a la fecha del evento. Las líneas por comensal se recalculan al confirmar las cifras finales, y el servicio, el personal y el alquiler de equipamiento aparecen por separado para que el precio de la comida siga siendo comparable.

Crea facturación de catering con un depósito en la reserva, un segundo pago 30 días antes y el saldo tras las cifras finales. Las líneas por comensal se recalculan a partir del número de invitados confirmado; el personal, el equipamiento y el cargo de servicio son líneas separadas.

De los documentos de presupuesto a un registro único de evento

Empieza introduciendo tus menús y paquetes actuales, la parte que más reescribes. Después pasa tus próximas cinco consultas por la herramienta de presupuestos en lugar de un documento y compara cuánto tardas. Una vez aceptado un presupuesto, el mismo registro se convierte en el evento: menú, número de invitados, calendario, personal y equipamiento. Guarda también una lista de locales, con equipamiento de cocina, electricidad, horarios de acceso y zona de carga, para que cada nuevo evento en un local conocido empiece con lo que aprendiste la vez anterior.

Carga primero los menús y paquetes
Presupuesto, evento y factura en un mismo registro
Notas del local reutilizadas entre eventos

El coste de la comida después del evento, no solo al presupuestar

Los menús se desvían cuando los proveedores cambian precios. Registra el coste real de comida y personal por evento y pide un panel que compare esos datos con las cifras presupuestadas, junto con los eventos reservados por mes para el año siguiente y la conversión de consultas por tipo de evento. Una docena de bodas con datos reales te dice cuándo hay que revisar el precio de un paquete.

Un prompt para empezar

Crea una app para mi empresa de catering que hace bodas y comidas de empresa. Las consultas recogen fecha, lugar, número de invitados y necesidades de dieta; yo monto presupuestos desde paquetes de menú guardados con precio por comensal, y el personal y el equipamiento como líneas separadas. Los presupuestos aceptados se convierten en eventos con un portal de cliente donde las cifras se bloquean 10 días antes, el personal freelance acepta turnos online y el equipamiento se reserva por evento.

Preguntas

¿Puedo montar presupuestos de catering a partir de mis menús actuales?

Sí. Carga tus menús y paquetes una vez con precios por comensal, y después cada presupuesto se monta eligiendo paquetes y número de invitados. Cambiar el precio de un paquete afecta a los nuevos presupuestos, no a los ya enviados.

¿Pueden los clientes actualizar ellos mismos el número de invitados?

Sí, en el portal de cliente hasta la fecha límite que fijes. Después los campos se bloquean y cualquier cambio llega a través de ti, así que compras y planificas sobre una cifra fija.

¿Puedo cobrar señales?

Sí. Las facturas controlan los pagos de señal, intermedios y saldo frente al evento. El cobro online con tarjeta funciona a través de un proveedor de pagos que conectes con tu propia cuenta.

¿Pueden los clientes corporativos pedir comidas directamente?

Sí. Pide un formulario de pedido con paquetes por comensal, fecha y hora de entrega, y un límite de pedido, por ejemplo las 12:00 del día anterior.

¿Es gratis y necesito programar?

No hace falta programar: lo describes y Mythex lo construye con una vista previa en vivo. El plan Free incluye créditos diarios y no necesita tarjeta; Pro cuesta $25/mes e incluye dominio propio, edición de código y exportación.

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