Software de catering para presupuestos, menús y personal de eventos, sin programar

Mythex permite a una empresa de catering crear su propia herramienta de presupuestos, portal de cliente, calendario de eventos y planificación de personal describiéndolos en el chat. Cada evento guarda en un solo registro su menú, número de comensales, lista de dietas, personal y equipamiento, desde la primera consulta hasta la factura final.

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Lo que un negocio de catering tiene que tener controlado

Cada evento es único, pero siempre tiene las mismas piezas en movimiento. Llega una consulta y, antes de escribir un menú, necesitas saber si la fecha está libre y si el número de comensales merece la pena. Después vienen una degustación, una propuesta con paquetes, una señal y semanas de cambios en el número de personas y en las dietas, hasta la fecha límite que esperabas que el cliente respetara. Por detrás, hay que confirmar a los cocineros y camareros freelance para los sábados de verano, reservar bandejas de calor y mantelería, y la cocina del local tiene sus propias normas. Muchos cateringueros rehacen cada presupuesto desde cero en un documento, lo que es lento y hace que los precios se desvíen.

Presupuestos montados con paquetes de menú guardados y precio por persona
Fechas reservadas que caducan si no llega la señal
Una fecha firme para las cifras finales y las listas de dietas
Disponibilidad del personal freelance y horas de llamada por evento
Equipamiento reservado por evento y contado de nuevo al final
Coste real de la comida frente al presupuestado

Propuestas a partir de menús guardados, con tres niveles

Guarda tus menús y paquetes una sola vez, y luego monta un presupuesto eligiendo tipo de evento, número de comensales y paquete. El personal, el alquiler de equipamiento y los desplazamientos van en líneas separadas, las adaptaciones por dieta aparecen detalladas y el presupuesto lleva una fecha de validez porque los precios de los alimentos cambian. Ofrecer tres niveles deja que el cliente elija en lugar de regatear.

Crea una herramienta de presupuestos para mi empresa de catering. Tengo paquetes de menú con precio por persona (canapés, buffet, menú de tres platos servido). Un presupuesto recoge fecha del evento, lugar, número de comensales y hasta tres opciones de paquete; añade personal, alquiler de equipamiento y desplazamientos como líneas separadas, enumera las adaptaciones por dieta y tiene una validez de 30 días. El cliente lo ve online y elige una opción.

Un portal de cliente con una fecha límite para las cifras finales

Los clientes entran para ver su menú, el calendario del evento, las facturas y los datos del lugar. Pueden modificar el número de comensales y subir la lista de dietas hasta la fecha que fijes, y después los campos se bloquean y los cambios llegan a través de ti. Ese corte es lo que te permite pedir la comida y reservar al personal con seguridad.

Crea un portal de cliente para eventos de catering. Los clientes ven su menú, el calendario del evento, sus facturas y los horarios de acceso al lugar, y pueden editar el número de comensales y la lista de dietas hasta 10 días antes del evento; después esos campos se bloquean.

Degustaciones y fechas reservadas que no se alargan

Las parejas reservan las degustaciones en sesiones fijas, y una reserva de fecha caduca automáticamente si no se registra ninguna señal. Un límite diario de eventos según la capacidad de cocina y de personal evita aceptar una cuarta boda de sábado para la que no puedes cocinar.

Crea un sistema de reservas para mi empresa de catering con sesiones de degustación los martes y jueves por la tarde, reservas de fecha que caducan a los 7 días si no se registra una señal, y un máximo de 3 eventos al día.

Personal de evento con horas de llamada y desplazamientos

Asigna cocineros, camareros y barmans a cada evento con horas de llamada que incluyan el desplazamiento al lugar. Los freelance indican su disponibilidad para la temporada en primavera y después entran para aceptar o rechazar los turnos ofrecidos, y la lista de personal del evento se actualiza según responden.

Crea una planificación de personal para eventos de catering. Los cocineros, camareros y barmans freelance marcan en qué fechas están disponibles para la temporada; yo ofrezco turnos por evento con hora de llamada y tiempo de desplazamiento, y ellos aceptan o rechazan desde el móvil.

Equipamiento reservado por evento

Controla bandejas de calor, fuentes, cristalería y mantelería por cantidad, resérvalos para un evento de modo que las fechas que se solapan vean lo que queda, y cuéntalos de nuevo el día siguiente. Una fuente que falte se detecta mientras el local aún recuerda tu evento.

Crea un control de equipamiento para mi empresa de catering: artículos con cantidades, asignaciones por evento que reducen la disponibilidad en fechas solapadas, y un recuento de devolución tras cada evento que marque cualquier cosa que falte.

Facturas que siguen al número de comensales

La señal, el pago intermedio y el saldo final están ligados a la fecha del evento. Las líneas por persona se recalculan cuando se confirman las cifras finales, y el servicio, el personal y el alquiler de equipamiento aparecen en líneas separadas para que el precio de la comida sea comparable.

Crea facturación de catering con una señal en la reserva, un segundo pago 30 días antes y el saldo tras confirmar las cifras finales. Las líneas por persona se recalculan a partir del número de comensales confirmado; el personal, el equipamiento y el cargo de servicio son líneas separadas.

De los documentos de presupuesto a una sola ficha de evento

Empieza introduciendo tus menús y paquetes actuales, la parte que más veces vuelves a escribir. Después pasa tus próximas cinco consultas por la herramienta de presupuestos en lugar de un documento y compara el tiempo que tardas. Cuando se acepta un presupuesto, el mismo registro se convierte en el evento: menú, número de comensales, calendario, personal y equipamiento. Guarda también una lista de locales, con cocina, electricidad, horarios de acceso y zona de carga, para que cada nuevo evento en un sitio conocido empiece con lo que aprendiste la vez anterior.

Carga primero menús y paquetes
Presupuesto, evento y factura en un mismo registro
Notas del local reutilizadas en cada evento

El coste de la comida después del evento, no solo al presupuestar

Los menús se desvían cuando los proveedores cambian sus precios. Registra el coste real de comida y personal por evento y pide un panel que compare esos datos con las cifras presupuestadas, junto con los eventos reservados por mes para el año siguiente y la conversión de consultas por tipo de evento. Una docena de bodas con datos reales te dice cuándo hay que revisar el precio de un paquete.

Un prompt para empezar

Crea una app para mi empresa de catering que hace bodas y comidas de empresa. Las consultas recogen fecha, lugar, número de comensales y necesidades de dieta; yo monto presupuestos a partir de paquetes de menú guardados con precio por persona, y el personal y el equipamiento aparecen en líneas separadas. Los presupuestos aceptados se convierten en eventos con un portal de cliente donde las cifras se bloquean 10 días antes, el personal freelance acepta turnos online y el equipamiento se reserva por evento.

Preguntas

¿Puedo montar presupuestos de catering a partir de mis menús actuales?

Sí. Carga tus menús y paquetes una vez con sus precios por persona, y después cada presupuesto se monta eligiendo paquetes y número de comensales. Si cambias el precio de un paquete, afecta a los presupuestos nuevos, no a los que ya enviaste.

¿Pueden los clientes actualizar el número de comensales por sí mismos?

Sí, en el portal de cliente hasta la fecha que fijes. Después los campos se bloquean y cualquier cambio llega a través de ti, así que compras y planificas sobre un número fijo.

¿Puedo cobrar señales?

Sí. Las facturas registran la señal, los pagos intermedios y el saldo frente al evento. El cobro online con tarjeta se hace a través de un proveedor de pagos que conectes con tu propia cuenta.

¿Pueden los clientes corporativos pedir comidas directamente?

Sí. Pide un formulario de pedido con paquetes por persona, fecha y hora de entrega, y una hora límite de pedido, por ejemplo las doce del día anterior.

¿Es gratis y necesito programar?

No hace falta programar: lo describes y Mythex lo construye con una vista previa en vivo. El plan gratuito incluye créditos diarios y no necesita tarjeta; Pro cuesta $25/month para dominio propio, edición de código y exportación.

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