Logiciel de traiteur pour les soumissions, les menus et le personnel d'événement, décrit et non codé

Mythex permet à une entreprise de traiteur de créer son propre outil de soumission, son portail client, son calendrier d'événements et la gestion de son personnel, en les décrivant en clavardage. Chaque événement garde son menu, le nombre d'invités, la liste des régimes alimentaires, le personnel et l'équipement sur une seule fiche, de la première demande jusqu'à la facture finale.

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Ce qu'une entreprise de traiteur doit garder bien en ordre

Chaque événement est unique, avec les mêmes pièces mobiles. Une demande arrive, et avant de rédiger un menu, il faut savoir que la date est libre et que le nombre d'invités en vaut la peine. Viennent ensuite une dégustation, une proposition avec des forfaits, un acompte et des semaines de changements aux nombres et aux régimes alimentaires, jusqu'à l'échéance que vous espériez que le client respecterait. En coulisse, il faut confirmer les chefs et serveurs pigistes pour les samedis d'été, réserver les chafing dishes et la lingerie, et respecter les règles de la cuisine du lieu. Beaucoup de traiteurs refont chaque soumission à partir de zéro dans un document, ce qui est lent et fait dériver les prix.

Soumissions construites à partir de forfaits de menus enregistrés, avec tarification par personne
Blocages de dates qui expirent sans acompte
Une échéance ferme pour les nombres finaux et les listes de régimes
Disponibilité du personnel pigiste et heures d'appel par événement
Équipement réservé par événement et compté au retour
Coût réel des aliments comparé à celui de la soumission

Des propositions à partir de menus enregistrés, en trois niveaux

Enregistrez vos menus et vos forfaits une seule fois, puis construisez une soumission en choisissant un type d'événement, un nombre d'invités et un forfait. Le personnel, la location d'équipement et les déplacements apparaissent sur des lignes distinctes, les ajustements pour les régimes sont listés, et la soumission porte une date de validité parce que le prix des aliments change. Offrir trois niveaux permet au client de choisir plutôt que de marchander.

Créez un outil de soumission pour mon entreprise de traiteur. Je conserve des forfaits de menus avec un prix par personne (canapés, buffet, trois services à l'assiette). Une soumission choisit la date de l'événement, le lieu, le nombre d'invités et jusqu'à trois options de forfait, ajoute le personnel, la location d'équipement et les déplacements en lignes distinctes, liste les ajustements pour les régimes et porte une date de validité de 30 jours. Le client la voit en ligne et choisit une option.

Un portail client avec une échéance pour les nombres finaux

Les clients se connectent pour voir leur menu, leur échéancier, leurs factures et les heures d'accès au lieu. Ils peuvent modifier le nombre d'invités et téléverser la liste des régimes jusqu'à l'échéance que vous fixez; ensuite, les champs se verrouillent et les changements passent par vous. Cette date limite vous permet de commander les aliments et de réserver le personnel en toute confiance.

Créez un portail client pour les événements de traiteur. Les clients voient leur menu, l'échéancier de l'événement, leurs factures et les heures d'accès au lieu, et peuvent modifier le nombre d'invités et la liste des régimes jusqu'à 10 jours avant l'événement; ensuite, ces champs se verrouillent.

Des dégustations et des blocages de dates qui ne traînent pas

Les couples réservent leurs dégustations dans des séances fixes, et un blocage de date expire automatiquement si aucun acompte n'est noté comme reçu. Une limite quotidienne d'événements, selon la capacité de la cuisine et du personnel, vous empêche d'accepter un quatrième mariage un samedi que vous ne pouvez pas cuisiner.

Créez un système de réservation pour mon entreprise de traiteur avec des séances de dégustation les mardis et jeudis en soirée, des blocages de dates qui expirent après 7 jours à moins qu'un acompte ne soit enregistré, et un maximum de 3 événements par jour.

Dotation d'événements avec heures d'appel et déplacements

Affectez les chefs, les serveurs et les barmans à chaque événement avec des heures d'appel qui incluent le trajet jusqu'au lieu. Les pigistes indiquent leurs disponibilités pour la saison au printemps, puis se connectent pour accepter ou refuser les quarts offerts, et la liste du personnel de l'événement se met à jour à mesure.

Créez un horaire du personnel pour les événements de traiteur. Les chefs, serveurs et barmans pigistes indiquent les dates où ils sont disponibles pour la saison, je propose des quarts par événement avec l'heure d'appel et le temps de déplacement, et ils acceptent ou refusent depuis leur téléphone.

Équipement réservé par événement

Suivez les chafing dishes, les plateaux, la verrerie et la lingerie par quantité, réservez-les pour un événement pour que les dates qui se chevauchent voient ce qui reste, et comptez-les au retour le lendemain. Les plateaux manquants se remarquent pendant que le lieu se souvient encore de votre événement.

Créez un suivi d'équipement pour mon entreprise de traiteur : articles avec quantités, affectations par événement qui réduisent la disponibilité pour les dates qui se chevauchent, et un décompte au retour après chaque événement qui signale tout article manquant.

Des factures qui suivent le nombre d'invités

L'acompte, les versements intermédiaires et le solde final sont liés à la date de l'événement. Les lignes par personne se recalculent lorsque les nombres finaux sont confirmés, et les frais de service, le personnel et la location d'équipement apparaissent séparément pour que le prix des aliments reste comparable.

Créez la facturation d'un traiteur avec un acompte à la réservation, un deuxième paiement 30 jours avant et le solde après les nombres finaux. Les lignes par personne se recalculent à partir du nombre d'invités confirmé; le personnel, l'équipement et les frais de service sont des lignes séparées.

Des documents de soumission à une seule fiche d'événement

Commencez par saisir vos menus et forfaits actuels, la partie que vous retapez le plus souvent. Ensuite, traitez vos cinq prochaines demandes avec l'outil de soumission plutôt qu'avec un document, et comparez le temps que cela prend. Une fois qu'une soumission est acceptée, la même fiche devient l'événement : menu, nombre d'invités, échéancier, personnel et équipement. Gardez aussi une liste des lieux, avec l'équipement de cuisine, l'électricité, les heures d'accès et le quai de chargement, pour que chaque nouvel événement dans un lieu familier commence avec ce que vous avez appris la fois précédente.

Chargez d'abord les menus et les forfaits
Soumission, événement et facture sur une seule fiche
Notes du lieu réutilisées d'un événement à l'autre

Le coût des aliments après l'événement, pas seulement à la soumission

Les menus dérivent à mesure que les fournisseurs changent leurs prix. Consignez les coûts réels des aliments et du personnel pour chaque événement, et demandez un tableau de bord qui les compare aux montants soumis, ainsi que les événements réservés par mois pour l'année à venir et le taux de conversion des demandes par type d'événement. Une douzaine de mariages avec les chiffres réels vous indiquent quand un forfait doit être retarifé.

Une consigne pour commencer

Créez une application pour mon entreprise de traiteur qui fait des mariages et des dîners-lunchs corporatifs. Les demandes saisissent la date, le lieu, le nombre d'invités et les régimes; je construis les soumissions à partir de forfaits de menus enregistrés avec une tarification par personne, et le personnel et l'équipement sont des lignes distinctes. Les soumissions acceptées deviennent des événements avec un portail client où les nombres se verrouillent 10 jours avant, les pigistes acceptent leurs quarts en ligne, et l'équipement est réservé par événement.

Questions

Puis-je construire des soumissions de traiteur à partir de mes menus existants?

Oui. Chargez une seule fois vos menus et forfaits avec les prix par personne, puis chaque soumission est assemblée en choisissant des forfaits et un nombre d'invités. La modification du prix d'un forfait s'applique aux nouvelles soumissions, pas à celles déjà envoyées.

Les clients peuvent-ils modifier eux-mêmes le nombre d'invités?

Oui, dans le portail client jusqu'à l'échéance que vous fixez. Après, les champs se verrouillent et tout changement passe par vous, pour que les achats et la dotation reposent sur un nombre fixe.

Puis-je percevoir des acomptes?

Oui. Les factures suivent les paiements d'acompte, intermédiaires et de solde par rapport à l'événement. Le paiement par carte en ligne passe par un fournisseur de paiement que vous connectez avec votre propre compte.

Les clients corporatifs peuvent-ils commander des dîners-lunchs directement?

Oui. Demandez un formulaire de commande avec des forfaits par personne, une date et une heure de livraison, et une heure limite de commande, par exemple midi la veille.

Est-ce gratuit et dois-je savoir coder?

Aucune connaissance en codage n'est nécessaire : vous décrivez ce que vous voulez et Mythex le crée avec un aperçu en direct. Le forfait gratuit comprend des crédits quotidiens et ne demande aucune carte; le forfait Pro coûte 25 $ US par mois et ajoute un domaine personnalisé, la modification du code et l'exportation.

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