Logiciel de traiteur pour devis, menus et personnel d'événement, décrit et non codé

Mythex permet à une société de traiteur de construire son propre outil de devis, son espace client, son calendrier d'événements et sa planification du personnel, en les décrivant dans le chat. Chaque événement conserve son menu, le nombre de convives, la liste des régimes alimentaires, le personnel et le matériel dans une seule fiche, de la première demande jusqu'à la facture finale.

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Ce qu'un traiteur doit garder en ordre

Chaque événement est unique et comporte les mêmes éléments mobiles. Une demande arrive, et avant de rédiger un menu, vous devez savoir si la date est libre et si le nombre de convives en vaut la peine. Viennent ensuite une dégustation, une proposition avec des formules, un acompte, et des semaines de modifications sur les effectifs et les régimes alimentaires, jusqu'à la date limite que vous espériez voir respectée par le client. En coulisses, il faut confirmer les chefs et les serveurs freelance pour les samedis d'été, réserver les chafing-dishes et le linge, et la cuisine du lieu a ses propres règles. Beaucoup de traiteurs refont chaque devis à zéro dans un document, ce qui est lent et fait dériver les prix.

Devis construits à partir de formules de menus enregistrées, avec un prix par convive
Blocages de dates qui expirent sans acompte
Une date limite ferme pour les chiffres définitifs et les listes de régimes
Disponibilité du personnel freelance et heures d'appel par événement
Matériel réservé par événement et recompté au retour
Coût des denrées prévu face au coût réel

Des propositions à partir de menus enregistrés, en trois niveaux

Enregistrez vos menus et formules une seule fois, puis construisez un devis en choisissant un type d'événement, un nombre de convives et une formule. Le personnel, la location de matériel et les déplacements figurent sur des lignes séparées, les adaptations pour les régimes sont listées, et le devis porte une date de validité, car les prix des denrées évoluent. Proposer trois niveaux permet au client de choisir plutôt que de négocier.

Créez un outil de devis pour mon entreprise de traiteur. Je tiens des formules de menus avec un prix par convive (cocktail dînatoire, buffet, repas à la française en trois services). Un devis prend une date d'événement, un lieu, un nombre de convives et jusqu'à trois options de formules, ajoute le personnel, la location de matériel et les déplacements en lignes séparées, liste les adaptations pour les régimes et porte une date de validité de 30 jours. Le client le voit en ligne et choisit une option.

Un espace client avec une date limite pour les chiffres définitifs

Les clients se connectent pour voir leur menu, le déroulé, leurs factures et les horaires d'accès au lieu. Ils peuvent modifier le nombre de convives et téléverser la liste des régimes jusqu'à la date limite que vous avez fixée ; ensuite, les champs se verrouillent et les changements passent par vous. Cette date butoir vous permet de commander les denrées et de réserver le personnel en toute confiance.

Créez un espace client pour les événements traiteur. Les clients voient leur menu, le déroulé de l'événement, leurs factures et les horaires d'accès au lieu, et peuvent modifier le nombre de convives et la liste des régimes jusqu'à 10 jours avant l'événement ; ensuite, ces champs se verrouillent.

Dégustations et blocages de dates qui ne traînent pas

Les futurs mariés réservent leurs dégustations sur des créneaux fixes, et un blocage de date expire automatiquement si aucun acompte n'est marqué comme reçu. Une limite quotidienne d'événements, calculée selon les capacités de la cuisine et du personnel, vous empêche d'accepter un quatrième mariage un samedi que vous ne pouvez pas assurer.

Créez un système de réservation pour mon entreprise de traiteur avec des séances de dégustation le mardi et le jeudi soir, des blocages de dates qui expirent au bout de 7 jours sans acompte enregistré, et un maximum de 3 événements par jour.

Personnel d'événement avec heures d'appel et déplacements

Affectez chefs, serveurs et barmans à chaque événement avec des heures d'appel qui incluent le trajet jusqu'au lieu. Les freelances indiquent leurs disponibilités pour la saison au printemps, puis se connectent pour accepter ou refuser les services proposés, et la liste du personnel de l'événement se met à jour en conséquence.

Créez une planification du personnel pour les événements traiteur. Les chefs, serveurs et barmans freelance indiquent les dates où ils sont disponibles pour la saison ; je propose des services par événement avec une heure d'appel et un temps de trajet, et ils acceptent ou refusent depuis leur téléphone.

Matériel réservé par événement

Suivez les chafing-dishes, les plats de service, la verrerie et le linge par quantité, réservez-les pour un événement afin que les dates qui se chevauchent voient ce qui reste, et recomptez-les le lendemain. Un plat manquant est remarqué pendant que le lieu se souvient encore de votre événement.

Créez un suivi de matériel pour mon entreprise de traiteur : des articles avec leurs quantités, des affectations par événement qui réduisent la disponibilité pour les dates qui se chevauchent, et un comptage de retour après chaque événement qui signale tout ce qui manque.

Des factures qui suivent le nombre de convives

L'acompte, les paiements intermédiaires et le solde final sont liés à la date de l'événement. Les lignes par convive se recalculent lorsque les chiffres définitifs sont confirmés, et les frais de service, le personnel et la location de matériel apparaissent séparément, afin que le prix des denrées reste comparable.

Créez la facturation traiteur avec un acompte à la réservation, un second paiement 30 jours avant et le solde après les chiffres définitifs. Les lignes par convive se recalculent à partir du nombre de convives confirmé ; le personnel, le matériel et les frais de service sont des lignes séparées.

Des documents de devis à une fiche unique par événement

Commencez par saisir vos menus et formules actuels, la partie que vous retapez le plus souvent. Passez ensuite vos cinq prochaines demandes par l'outil de devis plutôt que par un document, et comparez le temps passé. Une fois le devis accepté, la même fiche devient l'événement : menu, nombre de convives, déroulé, personnel et matériel. Gardez aussi une liste des lieux, avec le matériel de cuisine, l'alimentation électrique, les horaires d'accès et le quai de livraison, afin que chaque nouvel événement dans un lieu connu parte de ce que vous avez appris la fois précédente.

Chargez d'abord les menus et les formules
Devis, événement et facture sur une seule fiche
Notes de lieux réutilisées d'un événement à l'autre

Le coût des denrées après l'événement, et pas seulement au devis

Les menus dérivent lorsque les fournisseurs changent leurs prix. Enregistrez les coûts réels des denrées et du personnel pour chaque événement, et demandez un tableau de bord qui les compare aux montants prévus, avec les événements réservés par mois pour l'année à venir et le taux de transformation des demandes par type d'événement. Une douzaine de mariages avec les coûts réels vous indique quand une formule doit être retarifée.

Un prompt pour démarrer

Créez une application pour mon entreprise de traiteur qui fait des mariages et des déjeuners d'entreprise. Les demandes recueillent la date, le lieu, le nombre de convives et les régimes alimentaires ; je construis les devis à partir de formules de menus enregistrées avec un prix par convive, le personnel et le matériel étant des lignes séparées. Les devis acceptés deviennent des événements avec un espace client où les chiffres se verrouillent 10 jours avant, le personnel freelance accepte ses services en ligne, et le matériel est réservé par événement.

Questions

Puis-je établir des devis de traiteur à partir de mes menus actuels ?

Oui. Chargez une fois vos menus et formules avec leurs prix par convive, puis chaque devis est assemblé en choisissant des formules et un nombre de convives. Modifier le prix d'une formule s'applique aux nouveaux devis, pas à ceux déjà envoyés.

Les clients peuvent-ils modifier eux-mêmes le nombre de convives ?

Oui, dans l'espace client jusqu'à la date limite que vous avez fixée. Ensuite, les champs se verrouillent et toute modification passe par vous, afin que les achats et le personnel reposent sur un chiffre fixe.

Puis-je encaisser des acomptes ?

Oui. Les factures suivent les paiements d'acompte, intermédiaires et de solde par rapport à l'événement. Le paiement par carte en ligne passe par un prestataire de paiement que vous connectez avec votre propre compte.

Les clients professionnels peuvent-ils commander directement leurs déjeuners ?

Oui. Demandez un formulaire de commande avec des formules par convive, une date et une heure de livraison, et une heure limite de commande, par exemple midi la veille.

Est-ce gratuit et faut-il savoir coder ?

Aucun codage n'est nécessaire : vous décrivez le besoin et Mythex le construit avec un aperçu en direct. Le forfait Gratuit inclut des crédits quotidiens et ne demande pas de carte ; Pro coûte 25 $/mois pour un domaine personnalisé, la modification du code et l'export.

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