Software de catering para orçamentos, ementas e equipas de eventos, descrito e não programado

A Mythex permite que uma empresa de catering crie a sua própria ferramenta de orçamentos, portal para clientes, calendário de eventos e escalas de pessoal, descrevendo-os no chat. Cada evento mantém a ementa, o número de convidados, a lista de dietas, a equipa e o equipamento num só registo, desde o primeiro pedido de informação até à fatura final.

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O que uma empresa de catering precisa de manter organizado

Cada evento é um caso único com as mesmas peças em movimento. Chega um pedido de informação, e antes de escrever uma ementa precisa de saber se a data está livre e se o número de convidados compensa. Depois vêm a prova de sabores, uma proposta com pacotes, um sinal e semanas de alterações aos números e às exigências alimentares, até ao prazo que esperava que o cliente respeitasse. Nos bastidores, é preciso confirmar cozinheiros e empregados freelancers para os sábados de verão, reservar as cubas de aquecimento e a roupa de mesa, e a cozinha do local tem as suas próprias regras. Muitos caterings refazem cada orçamento do zero num documento, o que é lento e faz os preços derivarem.

Orçamentos montados a partir de pacotes de ementas guardados, com preço por pessoa
Reservas de datas que expiram sem sinal
Um prazo firme para os números finais e as listas de dietas
Disponibilidade dos freelancers e horas de chamada por evento
Equipamento reservado por evento e recontado no fim
Custo de comida orçamentado versus real

Propostas a partir de ementas guardadas, com três escalões

Guarde as suas ementas e pacotes uma única vez, e depois monte um orçamento escolhendo o tipo de evento, o número de convidados e o pacote. O pessoal, o aluguer de equipamento e as deslocações ficam em linhas separadas, os ajustes alimentares são listados, e o orçamento tem uma data de validade porque os preços dos alimentos mudam. Oferecer três escalões permite ao cliente escolher em vez de negociar.

Crie uma ferramenta de orçamentos para a minha empresa de catering. Guardo pacotes de ementas com preço por pessoa (canapés, buffet, jantar de três pratos servido à mesa). Um orçamento escolhe a data do evento, o local, o número de convidados e até três opções de pacote, acrescenta pessoal, aluguer de equipamento e deslocações como linhas separadas, lista os ajustes alimentares e tem uma data de validade de 30 dias. O cliente vê-o online e escolhe uma opção.

Um portal do cliente com prazo para os números finais

Os clientes iniciam sessão para ver a ementa, o cronograma, as faturas e os dados do local. Podem atualizar o número de convidados e carregar a lista de dietas até ao prazo que definir, depois do qual os campos ficam bloqueados e as alterações passam por si. O corte é o que lhe permite encomendar alimentos e marcar pessoal com confiança.

Crie um portal do cliente para eventos de catering. Os clientes veem a ementa, o cronograma do evento, as faturas e as horas de acesso ao local, e podem editar o número de convidados e a lista de dietas até 10 dias antes do evento, depois do que esses campos ficam bloqueados.

Provas de sabores e reservas de datas que não se arrastam

Os casais marcam provas de sabores em sessões definidas, e uma reserva de data expira automaticamente se nenhum sinal for registado como recebido. Um limite diário de eventos, baseado na capacidade da cozinha e da equipa, impede-o de aceitar um quarto sábado de casamento para o qual não consegue cozinhar.

Crie um sistema de marcações para a minha empresa de catering com sessões de prova de sabores às terças e quintas à noite, reservas de datas que expiram ao fim de 7 dias se não for registado um sinal, e um máximo de 3 eventos por dia.

Pessoal do evento com horas de chamada e deslocações

Atribua cozinheiros, empregados e barmen a cada evento com horas de chamada que incluam a deslocação até ao local. Os freelancers indicam a sua disponibilidade para a época na primavera, depois iniciam sessão para aceitar ou recusar os turnos propostos, e a lista de pessoal do evento atualiza-se à medida que o fazem.

Crie uma escala de pessoal para eventos de catering. Os cozinheiros, empregados e barmen freelancers marcam as datas em que estão disponíveis para a época, eu proponho turnos por evento com hora de chamada e tempo de deslocação, e eles aceitam ou recusam a partir do telemóvel.

Equipamento reservado por evento

Controle as cubas de aquecimento, travessas, copos e roupa de mesa por quantidade, reserve-os para um evento para que as datas sobrepostas vejam o que resta, e reconte-os no dia seguinte. As travessas em falta são notadas enquanto o local ainda se lembra do seu evento.

Crie um controlo de equipamento para a minha empresa de catering: artigos com quantidades, alocações por evento que reduzem a disponibilidade em datas sobrepostas, e uma contagem de entrada após cada evento que assinale qualquer item em falta.

Faturas que acompanham o número de convidados

Sinal, pagamentos intermédios e o saldo final ficam ligados à data do evento. As linhas por pessoa recalculam-se quando os números finais são confirmados, e as taxas de serviço, o pessoal e o aluguer de equipamento aparecem em separado, para que o preço da comida continue comparável.

Crie uma faturação de catering com um sinal na reserva, um segundo pagamento 30 dias antes e o saldo após os números finais. As linhas por pessoa recalculam-se a partir do número de convidados confirmado; o pessoal, o equipamento e a taxa de serviço são linhas separadas.

Dos documentos de orçamento a um único registo de evento

Comece por introduzir as suas ementas e pacotes atuais, a parte que mais reescreve. Depois, passe os seus próximos cinco pedidos de informação pela ferramenta de orçamentos em vez de um documento, e compare o tempo que demora. Quando um orçamento é aceite, o mesmo registo passa a ser o evento: ementa, número de convidados, cronograma, pessoal e equipamento. Mantenha também uma lista de locais, com equipamento de cozinha, eletricidade, horas de acesso e zona de carga, para que cada novo evento num local conhecido comece com o que aprendeu da última vez.

Carregue primeiro as ementas e os pacotes
Orçamento, evento e fatura num só registo
Notas do local reutilizadas em todos os eventos

Custo da comida depois do evento, e não apenas no orçamento

As ementas desviam-se à medida que os fornecedores mudam os preços. Registe os custos reais de comida e de pessoal por evento e peça um painel que os compare com os valores orçamentados, juntamente com os eventos marcados por mês para o ano seguinte e a conversão dos pedidos de informação por tipo de evento. Uma dúzia de casamentos com valores reais diz-lhe quando um pacote precisa de ser reprecificado.

Um prompt para começar

Crie uma aplicação para a minha empresa de catering que faz casamentos e almoços de empresas. Os pedidos de informação registam a data, o local, o número de convidados e as necessidades alimentares; eu monto os orçamentos a partir de pacotes de ementas guardados com preço por pessoa, com pessoal e equipamento em linhas separadas. Os orçamentos aceites tornam-se eventos com um portal para o cliente onde os números ficam bloqueados 10 dias antes, os freelancers aceitam turnos online e o equipamento é reservado por evento.

Perguntas

Posso montar orçamentos de catering a partir das minhas ementas atuais?

Sim. Carregue as suas ementas e pacotes uma vez, com preços por pessoa, e depois cada orçamento é montado escolhendo pacotes e o número de convidados. Alterar o preço de um pacote atualiza os novos orçamentos, e não os que já foram enviados.

Os próprios clientes podem atualizar o número de convidados?

Sim, no portal do cliente até ao prazo que definir. Depois disso, os campos ficam bloqueados e qualquer alteração passa por si, para que as compras e o pessoal se baseiem num número fixo.

Posso receber sinais?

Sim. As faturas acompanham os pagamentos de sinal, intermédios e saldo face ao evento. O pagamento online com cartão passa por um fornecedor de pagamentos que liga com a sua própria conta.

Os clientes empresariais podem encomendar almoços diretamente?

Sim. Peça um formulário de encomenda com pacotes por pessoa e uma data e hora de entrega, com um limite de encomenda, por exemplo as 12h do dia anterior.

É gratuito e preciso de programar?

Não é preciso programar: descreve o que quer e a Mythex constrói com uma pré-visualização em direto. O plano Gratuito inclui créditos diários e não exige cartão; o Pro custa $25/month e inclui domínio próprio, edição de código e exportação.

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