Software per catering: preventivi, menu e personale per gli eventi, senza programmare

Mythex ti permette di costruire il tuo strumento per i preventivi, il portale clienti, il calendario degli eventi e la gestione del personale per il catering, descrivendoli in chat. Ogni evento conserva menu, numero di ospiti, lista delle intolleranze, personale e attrezzature in un unico record, dalla prima richiesta alla fattura finale.

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Cosa deve tenere sotto controllo un'impresa di catering

Ogni evento è unico, ma con le stesse parti in movimento. Arriva una richiesta, e prima di scrivere un menu devi sapere che la data è libera e che il numero di ospiti vale l'impegno. Seguono una degustazione, una proposta con i pacchetti, una caparra e settimane di modifiche al numero di ospiti e alle esigenze alimentari, fino alla scadenza che speravi il cliente rispettasse. Dietro le quinte bisogna confermare cuochi e camerieri freelance per i sabati d'estate, prenotare chafing dish e tovaglie e rispettare le regole della cucina della location. Molti caterer rifanno ogni preventivo da zero in un documento, il che è lento e fa scivolare i prezzi.

Preventivi costruiti da pacchetti di menu salvati con prezzo a persona
Date bloccate che scadono se non arriva la caparra
Una scadenza fissa per i numeri finali e le liste delle intolleranze
Disponibilità del personale freelance e orari di chiamata per evento
Attrezzature prenotate per evento e riconteggiate al rientro
Costo del cibo preventivato contro quello effettivo

Proposte da menu salvati, con tre livelli

Salva menu e pacchetti una volta sola, poi costruisci un preventivo scegliendo tipo di evento, numero di ospiti e pacchetto. Personale, noleggio attrezzature e trasferte vanno su righe separate, le variazioni per intolleranze sono elencate e il preventivo riporta una data di validità perché i prezzi degli alimentari cambiano. Offrire tre livelli permette al cliente di scegliere invece di trattare sul prezzo.

Crea uno strumento per i preventivi della mia impresa di catering. Tengo pacchetti di menu con un prezzo a persona (aperitivo con tartine, buffet, menu a tre portate al tavolo). Un preventivo sceglie data dell'evento, location, numero di ospiti e fino a tre opzioni di pacchetto, aggiunge personale, noleggio attrezzature e trasferte come righe separate, elenca le variazioni per intolleranze e ha una data di validità di 30 giorni. Il cliente lo vede online e sceglie un'opzione.

Un portale clienti con una scadenza per i numeri finali

I clienti accedono per vedere menu, programma, fatture e orari di accesso alla location. Possono modificare il numero di ospiti e caricare la lista delle intolleranze fino alla scadenza che hai fissato, dopodiché i campi si bloccano e le modifiche passano da te. Questo limite è ciò che ti permette di ordinare il cibo e prenotare il personale con sicurezza.

Crea un portale clienti per gli eventi di catering. I clienti vedono il loro menu, il programma dell'evento, le fatture e gli orari di accesso alla location, e possono modificare il numero di ospiti e la lista delle intolleranze fino a 10 giorni prima dell'evento, poi quei campi si bloccano.

Degustazioni e blocchi di date che non restano aperti

Le coppie prenotano le degustazioni in sessioni fisse, e un blocco di data scade automaticamente se non è registrata alcuna caparra. Un limite giornaliero di eventi basato su capacità della cucina e del personale ti impedisce di accettare un quarto matrimonio di sabato che non riesci a cucinare.

Crea un sistema di prenotazione per la mia impresa di catering con sessioni di degustazione il martedì e il giovedì sera, blocchi di date che scadono dopo 7 giorni se non viene registrata una caparra, e un massimo di 3 eventi al giorno.

Personale per eventi con orari di chiamata e trasferte

Assegna chef, camerieri e barman a ogni evento con orari di chiamata che includono il viaggio verso la location. I freelance indicano la disponibilità per la stagione in primavera, poi accedono per accettare o rifiutare i turni proposti, e l'elenco del personale dell'evento si aggiorna man mano.

Crea una pianificazione del personale per gli eventi di catering. I cuochi, camerieri e barman freelance indicano le date in cui sono disponibili per la stagione, io propongo i turni per evento con orario di chiamata e tempo di trasferta, e loro li accettano o li rifiutano dal telefono.

Attrezzature prenotate per evento

Tieni traccia di chafing dish, vassoi, bicchieri e tovaglie per quantità, prenotali per un evento così che le date sovrapposte vedano cosa resta, e riconteggiali il giorno dopo. I vassoi mancanti si notano mentre la location ricorda ancora il tuo evento.

Crea un tracciatore di attrezzature per la mia impresa di catering: articoli con quantità, assegnazioni per evento che riducono la disponibilità per le date sovrapposte, e un conteggio di rientro dopo ogni evento che segnala ciò che manca.

Fatture che seguono il numero di ospiti

Caparra, acconti intermedi e saldo finale sono legati alla data dell'evento. Le righe a persona si ricalcolano quando vengono confermati i numeri finali, e costi di servizio, personale e noleggio attrezzature compaiono separatamente così il prezzo del cibo resta confrontabile.

Crea una fatturazione per il catering con una caparra alla prenotazione, un secondo pagamento 30 giorni prima e il saldo dopo i numeri finali. Le righe a persona si ricalcolano dal numero di ospiti confermato; personale, attrezzature e costo di servizio sono righe separate.

Dai documenti di preventivo a un unico record per evento

Inizia inserendo i menu e i pacchetti attuali, la parte che riscrivi più spesso. Poi prendi le prossime cinque richieste con lo strumento per i preventivi invece del documento e confronta il tempo impiegato. Quando un preventivo viene accettato, lo stesso record diventa l'evento: menu, numero di ospiti, programma, personale e attrezzature. Tieni anche un elenco delle location, con attrezzature della cucina, corrente, orari di accesso e area di carico, così ogni nuovo evento in una location conosciuta parte da ciò che hai imparato l'ultima volta.

Carica prima menu e pacchetti
Preventivo, evento e fattura su un unico record
Note sulle location riutilizzate da un evento all'altro

Costo del cibo dopo l'evento, non solo al preventivo

I menu cambiano quando i fornitori modificano i prezzi. Registra il costo effettivo di cibo e personale per evento e chiedi una dashboard che li confronti con le cifre preventivate, insieme agli eventi prenotati per mese per l'anno successivo e alla conversione delle richieste per tipo di evento. Una dozzina di matrimoni con i dati effettivi ti dice quando un pacchetto va riprezzato.

Un prompt da cui partire

Crea un'app per la mia impresa di catering che fa matrimoni e pranzi aziendali. Le richieste raccolgono data, location, numero di ospiti ed esigenze alimentari; io costruisco i preventivi da pacchetti di menu salvati con prezzo a persona, con personale e attrezzature come righe separate. I preventivi accettati diventano eventi con un portale clienti in cui i numeri si bloccano 10 giorni prima, il personale freelance accetta i turni online e le attrezzature sono prenotate per evento.

Domande

Posso costruire preventivi di catering dai miei menu attuali?

Sì. Carica una volta menu e pacchetti con i prezzi a persona, poi ogni preventivo si compone scegliendo pacchetti e numero di ospiti. Modificare il prezzo di un pacchetto aggiorna i nuovi preventivi, non quelli già inviati.

I clienti possono modificare da soli il numero di ospiti?

Sì, nel portale clienti fino alla scadenza che hai fissato. Dopo, i campi si bloccano e ogni modifica passa da te, così acquisti e personale si basano su un numero fisso.

Posso accettare caparre?

Sì. Le fatture tengono traccia di caparra, acconti e saldo collegati all'evento. Il pagamento online con carta passa da un fornitore di pagamenti che colleghi con il tuo account.

I clienti aziendali possono ordinare i pranzi direttamente?

Sì. Chiedi un modulo d'ordine con pacchetti a persona, data e orario di consegna, e un limite per gli ordini, per esempio mezzogiorno del giorno prima.

È gratis e serve saper programmare?

Non serve programmare: descrivi l'app e Mythex la costruisce con un'anteprima dal vivo. Il piano Free include crediti giornalieri e non richiede carta; Pro costa $25/mese per un dominio personalizzato, la modifica del codice e l'esportazione.

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