見積・メニュー・イベントスタッフを管理するケータリングソフトをAIで

Mythexなら、ケータリング会社が、見積作成ツール、顧客ポータル、イベントの予定表、スタッフ配置を、チャットで説明するだけで作れます。各イベントのメニュー、人数、食事制限の一覧、スタッフ、備品は、最初の問い合わせから最終請求書まで一つの記録にまとめられます。

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ケータリング事業が整理しておくべきこと

すべてのイベントは一回限りですが、同じ要素が毎回動きます。問い合わせが届くと、メニューを考える前に、その日付が空いているか、人数が受注に見合うかを確認する必要があります。その後、試食会、パッケージの提案、手付金と、人数や食事制限の変更が何週間も続き、お客様に守ってもらいたい締切がやってきます。裏では、フリーランスのシェフやサーバーを夏の土曜日に確保し、チェーフィングディッシュやリネンを押さえ、会場の厨房にはそれぞれのルールがあります。多くのケータリング業者は、見積を書類で一から作り直しており、遅くて価格もずれがちです。

保存したメニューのパッケージから作る見積、一人あたりの価格つき
手付金が入らなければ期限切れになる日付の仮押さえ
最終人数と食事制限の一覧の締切
フリーランススタッフの空き状況と、イベントごとの集合時刻
イベントごとに予約し、終了後に数え直す備品
見積と実際の食材原価の比較

保存済みメニューから、三つの選択肢つきで提案

メニューとパッケージを一度登録すれば、イベントの種類、人数、パッケージを選んで見積を作れます。スタッフ、備品レンタル、交通費は別の行にし、食事制限への対応を一覧にします。食材の価格は変動するため、見積には有効期限を付けます。三つの選択肢を出せば、お客様は値切るのではなく選べます。

ケータリング会社の見積ツールを作ってください。メニューパッケージは一人あたりの価格で管理します（カナッペ、ビュッフェ、三品のプレート）。見積はイベントの日付、会場、人数、最大三つのパッケージの選択肢から作成し、スタッフ、備品レンタル、交通費は別の行にしてください。食事制限への対応を一覧にし、30日間の有効期限を付けてください。お客様はオンラインで確認し、選択肢を選べるようにしてください。

最終人数の締切がある顧客ポータル

お客様はログインして、メニュー、タイムライン、請求書、会場への入場時刻を確認できます。締切として設定した日までは、人数と食事制限の一覧を更新できますが、その後は入力できなくなり、変更は担当者を通すようになります。締切があるからこそ、食材の発注とスタッフの手配を安心して行えます。

ケータリングイベントの顧客ポータルを作ってください。お客様はメニュー、イベントのタイムライン、請求書、会場の入場時刻を見られます。イベントの10日前まで人数と食事制限の一覧を編集でき、その後は項目をロックしてください。

長居しない試食会と日付の仮押さえ

カップルは試食会を、あらかじめ決まった時間帯に予約します。入金が記録されないまま期限が来た日付の仮押さえは、自動で解除されます。キッチンとスタッフの能力に基づく一日あたりのイベント上限を設ければ、対応できない土曜日の挙式を四件目として受けてしまうことを防げます。

ケータリング会社の予約システムを作ってください。試食会は火曜日と木曜日の夜に設定し、日付の仮押さえは入金が記録されなければ7日後に解除されるようにしてください。一日あたりのイベントは最大3件とします。

集合時刻と移動時間を含むイベントのスタッフ配置

シェフ、サーバー、バーテンダーを各イベントに配置し、会場までの移動時間を含めた集合時刻を設定します。フリーランススタッフは春に一年の空き状況を登録し、スマートフォンから割り当てられたシフトを承諾または辞退すると、イベントのスタッフ一覧が自動で更新されます。

ケータリングイベントのスタッフ予定を作ってください。フリーランスのシェフ、サーバー、バーテンダーはシーズン中に空いている日付を登録します。私はイベントごとに集合時刻と移動時間を付けてシフトを割り当て、スタッフはスマートフォンから承諾または辞退できるようにしてください。

イベントごとに予約する備品

チェーフィングディッシュ、大皿、グラス、リネンを数量で管理し、イベントに割り当てたものは、日付が重なるイベントで残数が減るように予約します。イベントの翌日には数量を数え直します。紛失した大皿は、会場がまだイベントを覚えているうちに見つけられます。

ケータリング会社の備品管理を作ってください。品目ごとに数量を登録し、イベントに割り当てた備品は、日付が重なる他のイベントの在庫を減らすようにしてください。イベント後には返却数を数え、不足があれば表示してください。

人数に応じて変わる請求書

手付金、中間金、残金は、イベントの日付に紐づけます。一人あたりの項目は、最終人数が確定すると再計算され、サービス料、スタッフ、備品レンタルは別の行に表示されるため、食事の価格は比べやすいままになります。

ケータリングの請求機能を作ってください。予約時に手付金、30日前に二回目の支払い、最終人数の確定後に残金を請求します。一人あたりの項目は確定した人数から再計算し、スタッフ、備品、サービス料は別の行にしてください。

見積書類から、イベントの記録ひとつへ

まずは、今のメニューとパッケージを入力しましょう。最も繰り返し打ち直している部分です。次の五件の問い合わせを書類ではなく見積ツールで処理し、かかった時間を比べてください。お客様が承諾した見積は、そのままイベントの記録になります。メニュー、人数、タイムライン、スタッフ、備品が一つにまとまります。会場の一覧も残しておきましょう。厨房の設備、電源、入場時刻、搬入口を記録しておけば、慣れた会場での次のイベントは、前回の経験から始められます。

メニューとパッケージを最初に登録
見積、イベント、請求書を一つの記録に
会場のメモを複数のイベントで再利用

見積の時点だけでなく、終了後の食材原価も

食材の価格は仕入れ先の値段の変化とともにずれていきます。イベントごとに実際の食材費とスタッフ費を記録し、見積の数字と比べるダッシュボードを依頼してください。あわせて、月ごとの翌年の予約件数と、イベントの種類別の問い合わせから成約までの割合も確認できます。結婚式十二件分の実績があれば、どのパッケージの価格を見直すべきかがわかります。

ここから始められるプロンプト

結婚式と法人向けのランチを手がけるケータリング会社のアプリを作ってください。問い合わせでは日付、会場、人数、食事制限を記録します。私は保存したメニューのパッケージを使い、一人あたりの価格で見積を作ります。スタッフと備品は別の行にします。成約した見積はイベントになり、10日前に人数が固定される顧客ポータルを使い、フリーランススタッフはオンラインでシフトを承諾し、備品はイベントごとに予約します。

よくある質問

既存のメニューからケータリングの見積を作れますか？

はい。メニューとパッケージを一人あたりの価格で一度登録すれば、パッケージと人数を選ぶだけで見積が作れます。パッケージの価格を変更すると新しい見積に反映されますが、送付済みの見積は変わりません。

お客様が人数を自分で変更できますか？

はい。顧客ポータルで、設定した締切までは変更できます。締切の後は項目がロックされ、変更は担当者を通すため、仕入れとスタッフ配置は確定した人数に基づいて行えます。

手付金を受け取れますか？

はい。請求書は、イベントに対する手付金、中間金、残金の支払いを管理します。オンラインのカード決済は、ご自身のアカウントで接続する決済サービスを通じて行われます。

法人のお客様が直接ランチを注文できますか？

はい。一人あたりのパッケージと配送日時を入れた注文フォームを依頼できます。前日の正午などの注文締切も設定できます。

無料で、コーディングも不要ですか？

はい。コーディングは不要です。説明すると、Mythexがライブプレビュー付きで作ります。無料プランには毎日のクレジットがあり、カードは不要です。Proは$25/monthで、独自ドメイン、コード編集、書き出しが含まれます。

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