Cách xây dựng website trường học mà phụ huynh thực sự dùng được

Một website trường học tốt trả lời những câu hỏi mà phụ huynh hỏi nhiều nhất, như ngày học kỳ, thông tin liên hệ, thư gửi về nhà, tuyển sinh và chính sách, mà không ai phải gọi điện đến văn phòng. Hãy xây dựng nó xoay quanh hai nhóm: các gia đình đang cân nhắc trường, và các gia đình đã ở trong trường. Bạn có thể xây dựng trang công khai bằng công cụ tạo website AI, với tin tức, lịch và thư thông báo được lưu trong cơ sở dữ liệu để nhân viên có thể cập nhật. Giữ thông tin riêng tư về học sinh ngoài website. Thông tin đó thuộc về hệ thống quản lý của trường, không nằm trên website.

Ai dùng website trường học

Trang chủ nên phục vụ hai nhóm phụ huynh trước. Một phụ huynh hiện tại lúc 7 giờ 30 sáng muốn biết hôm nay trường có mở cửa không và tuần này có gì. Một phụ huynh tương lai muốn cảm nhận không khí của trường.

Một website trường học cần gì

Các trang cốt lõi

• Trang chủ với thông tin liên hệ chính, tin tức mới nhất và các ngày sắp tới
• Giới thiệu: triết lý giáo dục, lời chào của hiệu trưởng, đội ngũ giáo viên và hội đồng quản trị
• Tuyển sinh: cách nộp đơn, thời hạn, ngày mở cửa, cách đặt lịch tham quan
• Ngày học kỳ và lịch, bao gồm các ngày đào tạo hoặc nghỉ chuyên môn và thời gian thi
• Chương trình học theo khối lớp hoặc môn học
• Khu vực phụ huynh (công khai): thư thông báo, đồng phục, thực đơn bữa trưa, câu lạc bộ, đưa đón
• Chính sách và các tài liệu bắt buộc
• Tuyển dụng
• Liên hệ với bản đồ, số điện thoại, giờ làm việc của văn phòng và ai để email về việc gì

Thông tin bắt buộc

Ở nhiều quốc gia, trường phải công bố một số thông tin nhất định lên mạng, như quy định tuyển sinh, chính sách, chi tiết chương trình học, kết quả thi hoặc báo cáo thanh tra, và một số quy định còn bao gồm cả khả năng tiếp cận. Danh sách phụ thuộc vào quốc gia và loại trường. Hãy lấy danh sách hiện hành từ cơ quan giáo dục của bạn và coi nó như một danh sách kiểm tra cho website. Hướng dẫn này không thể cho bạn biết điều gì áp dụng cho trường của bạn.

Quyết định cần đưa ra trước khi xây dựng

Website công khai hay cổng thông tin phụ huynh?

Hãy tách chúng ra. Website là thông tin công khai về trường. Cổng thông tin phụ huynh chứa thông tin về từng trẻ: điểm danh, điểm số, báo cáo, thanh toán, tin nhắn. Điều đó cần đăng nhập, phân quyền nghiêm ngặt và bảo vệ dữ liệu cẩn thận, và hầu hết trường đã có một hệ thống quản lý thông tin trường học bao gồm sẵn chức năng này. Hãy liên kết đến nó từ website thay vì xây lại. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một thứ lớn hơn, xem cách xây dựng hệ thống quản lý trường học.

Cách tin tức, sự kiện và thư thông báo được cập nhật

Đây là điều giữ cho website luôn hữu ích. Thay vì sửa trực tiếp các trang, hãy lưu bài tin tức, sự kiện lịch và thư thông báo trong cơ sở dữ liệu, và cung cấp cho nhân viên một trang quản trị đơn giản để thêm chúng. Thư thông báo thường là PDF; hãy lưu chúng dưới dạng tệp tải lên và liệt kê theo ngày và khối lớp. Quyết định ai có quyền đăng: thường là một hoặc hai nhân viên văn phòng, với hiệu trưởng duyệt những nội dung nhạy cảm.

Ngôn ngữ

Nếu nhiều gia đình nói một ngôn ngữ khác ở nhà, hãy cân nhắc đưa các trang chính (tuyển sinh, liên hệ, ngày học kỳ) sang những ngôn ngữ đó. Dịch máy là điểm khởi đầu, nhưng hãy để người bản ngữ thông thạo kiểm tra mọi nội dung quan trọng như thời hạn tuyển sinh.

An toàn và quyền riêng tư

• Ảnh học sinh chỉ đưa lên khi có sự đồng ý của phụ huynh theo chính sách ảnh của trường. Tránh đặt họ và tên đầy đủ cạnh ảnh, và đừng đăng ảnh cho thấy lớp học hay tuyến đường nào trẻ thường đi.
• Không có dữ liệu cá nhân về học sinh trên website công khai: không có danh sách lớp, không có bảng kết quả có tên, không có thông tin y tế hoặc hành vi.
• Thông tin liên hệ của nhân viên. Cân nhắc dùng địa chỉ email theo vai trò (office@, admissions@) thay vì địa chỉ cá nhân.
• Form liên hệ. Lưu tin nhắn an toàn, giới hạn người có thể đọc, và xóa khi không còn cần.
• Luật bảo vệ dữ liệu áp dụng cho dữ liệu của trẻ em với sự cẩn trọng đặc biệt ở nhiều nơi. Người phụ trách bảo vệ dữ liệu của trường nên rà soát website trước khi ra mắt.

Khả năng tiếp cận

Website trường học phải dùng được với phụ huynh bị khiếm thị, gặp khó khăn khi đọc, hoặc có ít thời gian và dữ liệu di động. Dùng văn bản thật thay vì ảnh chụp chữ, tiêu đề rõ ràng, độ tương phản màu tốt, văn bản liên kết mô tả rõ ("Lịch học kỳ mùa thu" thay vì "nhấn vào đây"), và văn bản thay thế cho ảnh. PDF khó đọc trên điện thoại và đối với trình đọc màn hình; hãy đăng thông tin quan trọng như ngày học kỳ dưới dạng trang web và cung cấp PDF như một bản bổ sung. Hướng dẫn làm cho website dễ tiếp cận của chúng tôi có danh sách kiểm tra đầy đủ hơn, và một số nơi có yêu cầu pháp lý về khả năng tiếp cận đối với website khu vực công.

Prompt đầu tiên cho công cụ AI

Xây dựng website cho Trường Tiểu học Riverside. Các trang: Trang chủ, Giới thiệu (lời chào của hiệu trưởng, đội ngũ giáo viên, hội đồng), Tuyển sinh (cách nộp đơn, ngày mở cửa, form "đặt lịch tham quan"), Ngày học kỳ, Chương trình học theo khối lớp, Phụ huynh (thư thông báo, đồng phục, thực đơn bữa trưa, câu lạc bộ), Chính sách, Tuyển dụng và Liên hệ. Trang chủ hiển thị số điện thoại văn phòng, năm sự kiện tiếp theo trên lịch và ba tin tức mới nhất. Tin tức, sự kiện lịch và thư thông báo được lưu trong cơ sở dữ liệu, với một trang quản trị để nhân viên văn phòng thêm vào; thư thông báo được tải lên dưới dạng PDF và gắn thẻ theo khối lớp. Ngày học kỳ phải là một trang web dễ đọc, không chỉ là PDF. Thiết kế thân thiện, rõ ràng, độ tương phản cao và chữ lớn. Dùng tốt trên điện thoại. Dùng ảnh minh họa không có khuôn mặt trẻ em.

Sau đó thêm nội dung thật từng trang một, bắt đầu với thông tin liên hệ, ngày học kỳ và tuyển sinh.

Các bước xây dựng

1. Lập danh sách thông tin bắt buộc từ cơ quan giáo dục của bạn và ánh xạ từng mục đến một trang.
2. Thu thập nội dung: thông tin liên hệ, ngày học kỳ, tiêu chí tuyển sinh, chính sách, danh sách giáo viên (có sự đồng ý), tóm tắt chương trình học, ảnh đã được duyệt theo chính sách ảnh.
3. Xây dựng trang chủ, trang liên hệ và ngày học kỳ trước, vì chúng được dùng nhiều nhất.
4. Thêm quản trị tin tức, lịch và thư thông báo, và để nhân viên văn phòng sẽ dùng nó thêm một thư và một sự kiện thật trong khi bạn quan sát.
5. Hoàn thành danh sách kiểm tra thông tin bắt buộc và đánh dấu từng mục.
6. Kiểm tra khả năng tiếp cận: chỉ dùng bàn phím để điều hướng, kiểm tra độ tương phản, và thử trình đọc màn hình trên các trang chính.
7. Kiểm tra trên điện thoại. Một phụ huynh có thể tìm được tin tức hôm nay và số điện thoại văn phòng trong mười giây không?
8. Nhận sự phê duyệt từ hiệu trưởng và người phụ trách bảo vệ dữ liệu.
9. Xuất bản trên tên miền của trường. Xem cách kết nối tên miền riêng.
10. Đặt lịch rà soát định kỳ mỗi học kỳ để cập nhật ngày, nhân sự và chính sách.

Các lỗi thường gặp

• Mọi thứ đều là PDF. Khó đọc trên điện thoại và khó tìm.
• Ngày học kỳ hoặc danh sách nhân sự lỗi thời. Phụ huynh sẽ ngừng tin tưởng website.
• Dữ liệu học sinh trên website công khai, ngay cả thứ có vẻ vô hại như ảnh có tên đội thể thao.
• Trang chủ được làm cho thanh tra thay vì phụ huynh: đoạn sứ mệnh dài dòng và không có số điện thoại liên hệ.
• Quá nhiều người có quyền đăng bài mà không có rà soát, hoặc chỉ có một người biết cách cập nhật bất cứ thứ gì.
• Xây lại cổng thông tin phụ huynh trong khi hệ thống hiện có của trường đã làm được việc đó.

Khi một sản phẩm có sẵn là lựa chọn tốt hơn

• Tổ chức trường, học khu hoặc cơ quan quản lý của bạn cung cấp nền tảng website. Nó có thể đã đáp ứng các quy định về thông tin bắt buộc và khả năng tiếp cận, và nhân viên có thể đã được đào tạo trên đó.
• Bạn cần cổng thông tin phụ huynh, thanh toán cho chuyến đi và bữa ăn, hoặc nhắn tin. Các hệ thống trường học chuyên dụng xử lý việc này với các kiểm soát bảo vệ dữ liệu phù hợp.
• Không ai có thời gian để quản lý một website tự xây. Một nhà cung cấp website chuyên cho trường với hỗ trợ có thể phù hợp hơn.

Hãy tự xây dựng khi bạn muốn một website mang dáng dấp riêng của trường, cần một công cụ cụ thể mà nền tảng không có (đăng ký câu lạc bộ, form đặt lịch ngày mở cửa, thực đơn bữa trưa mà nhân viên có thể chỉnh sửa), hoặc muốn chuyển khỏi một website cũ và đắt đỏ. Hướng dẫn đăng ký sự kiện bao gồm đặt chỗ ngày mở cửa có giới hạn số lượng.

Xây dựng với Mythex

Mythex là công cụ xây dựng ứng dụng bằng AI: bạn mô tả các trang của trường trong chat và nó xây dựng website trong bản xem trước trực tiếp, bao gồm chế độ xem kích thước điện thoại. Khi bạn yêu cầu tin tức, sự kiện lịch hoặc thư thông báo có thể chỉnh sửa, Mythex thêm một cơ sở dữ liệu Postgres vào dự án, và các PDF tải lên dùng bộ nhớ tệp của dự án. Bạn có thể xuất bản trên gói miễn phí tới địa chỉ tenban.mythex.app và kết nối tên miền riêng của trường ở gói Pro.

Mythex không có cổng thông tin phụ huynh, thanh toán hay nhắn tin cho gia đình; những thứ đó sẽ là các dự án riêng dùng nhà cung cấp bạn chọn. Đăng nhập nhân viên cho trang quản trị dùng một phương thức xác thực bạn chọn (thêm xác thực). Mẫu website trường ngoại ngữ là một điểm khởi đầu, và các mẫu website có thêm nhiều bố cục khác.

Câu hỏi thường gặp