Software für Notunterkünfte: Bettentafeln, Überweisungen und Fallnotizen, die Sie selbst bauen

Mit Mythex kann eine Notunterkunft ihre eigene Live-Bettenübersicht bauen, ein Überweisungsportal, in dem Streetwork-Teams freie Betten sehen, ohne anzurufen, sichere Gästeakten mit Notizen der Bezugsbetreuer und die Belegungsberichte, die Geldgeber verlangen. Sie beschreiben im Chat, wie Ihre Unterkunft arbeitet, prüfen es in einer Live-Vorschau und veröffentlichen es unter einer echten Adresse.

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Was eine Unterkunft von ihren Systemen braucht

Am stärksten ist der Andrang am Abend. Betten werden vergeben, Anmeldelisten füllen sich, und das Telefon klingelt: Streetwork-Teams, Entlassungsdienste der Krankenhäuser und die Polizei fragen, ob heute Nacht noch etwas frei ist. Tagsüber verfolgen Bezugsbetreuer Leistungsanträge, Arzttermine und die Suche nach betreutem Wohnen, und ihre Notizen liegen oft im System eines Geldgebers, das sonst niemand öffnen kann. Wenn das Kälteschutzprogramm anläuft, tauchen über Nacht Notbetten und zusätzliche Freiwillige auf. Gute Software leistet hier drei schlichte Dinge: Sie zeigt den tatsächlichen Bettenstand denen, die ihn brauchen, sie hält sensible Unterstützungsnotizen eingeschränkt, und sie macht aus den nächtlichen Aufzeichnungen die Zahlen, die Geldgeber und Kommunen bei der Verlängerung wollen.

Eine Bettenübersicht nach Art: Männer, Frauen, Notbetten, reserviert
Überweisungen mit Quelle und Entscheidung erfasst
Fallnotizen mit Verfasser, Datum und eingeschränktem Zugriff
Hinweise für die Nachtwache ohne vollständige Fallgeschichten
Ergebnis des Auszugs für jeden Abgang erfasst
Belegungs- und Abweisungszahlen für Geldgeber

Ein Überweisungsportal, das den Anruf um 23 Uhr beendet

Streetwork-Teams, Krankenhäuser und Partnerorganisationen melden sich an und sehen nur die Anzahl freier Betten nach Art, sonst nichts. Sie reichen eine Überweisung mit den Angaben ein, die Ihre Mitarbeitenden zur Einschätzung von Risiko und Passung brauchen. Jeder Partner sieht nur die eigenen Überweisungen und deren Ergebnis. Namen und Falldaten erreichen die Partneransicht nie.

Erstelle ein Überweisungsportal für unsere Notunterkunft. Partnerorganisationen melden sich an und sehen die freien Betten für heute nach Art (Männer, Frauen, Notbetten) nur als Anzahl. Sie reichen Überweisungen mit den Bedürfnissen, Risiken und vorhandener Unterstützung der Person ein und sehen den Status ihrer eigenen Überweisungen. Die Mitarbeitenden nehmen jede Überweisung an oder lehnen sie mit Begründung ab.

Gästeakten, die der Person folgen, nicht der Schicht

Jeder Gast hat eine Bettenhistorie, einen Bezugsbetreuer, eine Überweisungsquelle und Ziele im Unterstützungsplan. Notizen tragen Verfasser und Datum und sind nur für Mitarbeitende sichtbar, die sie brauchen. Die Nachtwache bekommt einen kurzen Hinweis auf ein bekanntes Risiko oder einen gesundheitlichen Bedarf. Wenn jemand auszieht, wird das Ziel des Auszugs festgehalten, auch wenn es unbekannt ist.

Erstelle eine App für Gästeakten in einer Notunterkunft. Jeder Gast hat Aufenthalte mit Bett und Daten, einen Bezugsbetreuer, eine Überweisungsquelle, Ziele im Unterstützungsplan und datierte Fallnotizen. Die Nachtwache sieht nur kurze Risiko- und Gesundheitshinweise; Bezugsbetreuer und Leitung sehen die vollständigen Notizen. Erfasse beim Ende eines Aufenthalts das Ergebnis des Auszugs.

Die Zahlen, die Ihr nächster Förderantrag braucht

Die heutigen Betten als belegt, frei oder reserviert. Eingegangene und abgewiesene Überweisungen mit Grund, auch der schlichte Grund „voll“. Durchschnittliche Aufenthaltsdauer und Auszugsergebnisse je Quartal. Jede Tabelle lässt sich als CSV exportieren, damit sie direkt in einen Monitoring-Bericht geht.

Erstelle ein Dashboard für unsere Unterkunft, das die heutige Bettenbelegung nach Art, die eingegangenen und abgewiesenen Überweisungen mit Grund je Monat, die durchschnittliche Aufenthaltsdauer und die Auszugsergebnisse je Quartal zeigt. Ich möchte jede Tabelle für Förderberichte als CSV exportieren können.

Ein Dienstplan, der die Nachtschicht nicht unterbesetzt lässt

Nachtwache, schlafende Nachtwache und Tagdienst haben jeweils eine Mindestbesetzung, und der Dienstplan warnt Tage im Voraus, wenn eine Schicht darunter liegt. Freiwillige für Mahlzeiten und Abendangebote stehen neben bezahlten Mitarbeitenden, und der Plan prüft, ob die eingeteilte Person die für die Rolle nötige Schulung hat.

Erstelle einen Dienstplan für Mitarbeitende und Freiwillige einer Notunterkunft mit Nachtwache, schlafender Nachtwache und Tagdienst. Jede Schicht hat eine Mindestzahl bezahlter Mitarbeitender, Freiwillige besetzen Mahlzeiten und Angebote, und der Plan warnt, wenn eine Schicht unter dem Minimum liegt oder jemandem eine nötige Schulung fehlt.

Spendenbestand, der Spendern sagt, was sie mitbringen sollen

Kleidung nach Art und Größe, Hygieneartikel, Bettwäsche und Schlafsäcke, beim Ausgeben gezählt, und Lebensmittelspenden mit Mindesthaltbarkeitsdatum, damit die Küche zuerst die ältesten verbraucht. Niedrige Bestände speisen eine Liste „Was wir diese Woche brauchen“, die Sie veröffentlichen können, damit Spender keine Mäntel bringen, wenn Sie Socken brauchen.

Erstelle eine App für den Spendenbestand einer Unterkunft. Verfolge Kleidung nach Art und Größe, Hygieneartikel, Bettwäsche und Lebensmittelchargen mit Mindesthaltbarkeitsdatum. Markiere ausgegebene Artikel, zeige an, was knapp wird, und veröffentliche aus den knappen Artikeln eine öffentliche Liste „Was wir diese Woche brauchen“.

Eine Hilfeseite, die auch auf einem kaputten Handy funktioniert

Der obere Bereich der Website sagt, wie man heute ein Bett bekommt: die Telefonnummer, die Anmeldezeit, die Überweisungswege und ob Spontanbesuche möglich sind. Danach folgt, was Gäste mitbringen dürfen, etwa einen Hund oder eine Partnerin oder einen Partner. Spender, Freiwillige und Überweisende haben weiter unten jeweils einen eigenen Bereich.

Erstelle eine Website für unsere Notunterkunft. Der erste Bildschirm zeigt unsere Telefonnummer, die heutige Anmeldezeit und wie man eine Überweisung bekommt, in kurzen, klaren Sätzen. Füge eigene Bereiche für Überweisende, Spender mit einer wöchentlichen Wunschliste und Freiwillige mit einem Anmeldeformular hinzu.

Gästedaten verdienen mehr Sorgfalt als die meisten Daten

Unterkunftsakten beschreiben verletzliche Menschen: Gesundheit, Straftaten, Aufenthaltsstatus, die Person, vor der sich jemand versteckt. Legen Sie die Rollen von Anfang an fest, damit Partner nur Zahlen sehen, die Nachtwache nur Hinweise und nur Bezugsbetreuer die Notizen lesen. Verlangen Sie ein Protokoll darüber, wer welche Akte geöffnet hat. Wenn Sie Menschen betreuen, die vor Gewalt fliehen, halten Sie die Adresse von jeder öffentlichen Seite fern. Prüfen Sie die Datenschutzregeln, die dort gelten, wo Sie tätig sind, und stimmen Sie den Aufbau vor dem Start mit Ihrer Safeguarding-Verantwortlichen ab.

Partneransicht: nur Bettenzahlen und eigene Überweisungen
Nachtansicht: kurze Hinweise, keine Vorgeschichte
Ansicht der Bezugsbetreuer: vollständige Notizen, protokollierter Zugriff

Von der Bettentafel im Büro zu einer Live-Zählung

Fangen Sie mit einer Sache an: der Bettentafel. Tragen Sie Ihre Betten und ihre Arten ein, und lassen Sie das Personal bei der Abendvergabe jedes Bett als belegt, frei oder reserviert markieren. Sobald das verlässlich läuft, öffnen Sie die Zählung für Partner. Fallnotizen und Berichte kommen danach, wenn das Personal dem System vertraut. Eine Unterkunft, die alles in einem Monat umstellen will, landet meist wieder auf Papier.

Ein Prompt als Ausgangspunkt

Erstelle ein System für unsere Notunterkunft. Das Personal führt eine Bettentafel mit Art und Status jedes Bettes (belegt, frei, reserviert) sowie Gästeakten mit Bezugsbetreuer, Überweisungsquelle, Unterstützungszielen und eingeschränkten Fallnotizen. Partnerorganisationen melden sich an, sehen die freien Bettenzahlen und reichen Überweisungen ein. Füge einen Monatsbericht mit Belegung, Abweisungen mit Gründen und Auszugsergebnissen hinzu.

Fragen

Können Streetwork-Teams freie Betten sehen, ohne uns anzurufen?

Ja. Ein Partnerzugang kann eine Live-Zählung der freien Betten nach Art anzeigen und sonst nichts. Das Personal aktualisiert die Bettentafel bei der Vergabe, und die Zählung ändert sich für Partner sofort.

Können wir Fallnotizen vor Freiwilligen geheim halten?

Ja. Fragen Sie beim Aufbau nach Rollen. Freiwillige sehen den Dienstplan und die Mahlzeitenzahlen, die Nachtwache sieht kurze Risikohinweise, und nur Bezugsbetreuer und Leitung öffnen die vollständigen Notizen.

Kann es Berichte für unsere Geldgeber und die Kommune erstellen?

Wenn Aufenthalte, Überweisungen und Ergebnisse erfasst werden, können Sie den Bericht im Chat beschreiben, und er wird als Ansicht mit CSV-Export gebaut. Viele Unterkünfte beginnen mit Belegung, Abweisungen und Auszugsergebnissen.

Brauchen unsere Mitarbeitenden technische Kenntnisse?

Nein. Sie beschreiben, was Sie wollen, in einfacher Sprache, testen es in der Live-Vorschau und ändern es durch Chatten. Das Personal nutzt die veröffentlichte App in einem normalen Browser.

Gibt es eine kostenlose Option für eine kleine Wohltätigkeitsorganisation?

Der kostenlose Tarif braucht keine Karte und gibt tägliche Guthaben zum Erstellen und Veröffentlichen. Pro kostet 25 $ im Monat und fügt eine eigene Domain, Code-Bearbeitung, Export und mehr Guthaben hinzu.

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