ホームレス支援シェルター向けソフト：ベッド管理、紹介、ケース記録をご自身で構築

Mythexなら、ホームレス支援シェルターが自前のリアルタイムのベッド管理表を作れます。アウトリーチチームは電話をかけずに空きベッドを確認して紹介を出せる紹介ポータル、担当スタッフのメモつきの安全な利用者記録、助成団体が求める稼働状況レポートも用意できます。シェルターの運営方法をチャットで説明し、ライブプレビューで確認してから実際のアドレスに公開してください。

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シェルターがシステムに求めること

一日で最も忙しいのは夕方です。ベッドの割り当てを行い、受付の記入用紙は埋まり、アウトリーチ担当者、病院の退院支援チーム、警察から「今夜空いているベッドはあるか」という電話が次々とかかってきます。日中は担当スタッフが給付金の申請、かかりつけ医の予約、転居先の住宅を確保するための調整に追われ、そのメモは他の誰も開けない助成団体のシステムに残りがちです。寒波の対応が始まると、緊急用のベッドや追加のボランティアが一夜にして必要になります。ここで役に立つソフトは、次の3つを確実にこなすものです。必要な人に実際のベッド数を示すこと、機微な支援メモへのアクセスを制限すること、夜間の記録を助成団体や自治体が更新時に求める数値にまとめることです。

男性用、女性用、緊急用、確保中といった種類別のベッド管理表
紹介の経路と判断を記録した紹介履歴
作成者と日付を付け、閲覧を制限したケースメモ
詳細な利用履歴を載せない夜間スタッフ向けのアラート
退所のたびに記録する転居先の結果
助成団体向けの稼働率と受け入れ不可件数

夜11時の電話まわりをなくす紹介ポータル

アウトリーチチーム、病院、提携団体はログインすると、種類別の空きベッド数だけを確認できます。紹介時には、スタッフがリスクと適合性を判断するために必要な情報を入力します。各提携団体は自分の紹介と結果だけを見られます。利用者の名前や個別の情報が提携団体の画面に表示されることはありません。

当シェルター向けの紹介ポータルを作成してください。提携団体はログインすると、今夜の空きベッドを種類別（男性用、女性用、緊急用）に件数だけ表示できるようにしてください。紹介では本人のニーズ、リスク、すでに受けている支援を入力でき、自分の紹介の状況を確認できるようにしてください。スタッフは紹介ごとに理由を付けて受け入れまたは辞退できるようにしてください。

シフトではなく人に紐づく利用者記録

利用者ごとに、ベッドの利用履歴、担当スタッフ、紹介元、支援計画の目標を記録します。メモには作成者と日付を付け、必要なスタッフだけが閲覧できます。夜間スタッフには、把握しているリスクや健康上の必要事項を簡潔に示すフラグだけが表示されます。利用者が退所したときは、転居先が不明な場合も含めて結果を記録します。

シェルター向けの利用者記録アプリを作成してください。利用者ごとに、ベッドと日付つきの利用履歴、担当スタッフ、紹介元、支援計画の目標、日付つきのケースメモを持たせてください。夜間スタッフには簡潔なリスクと健康のフラグだけを表示し、担当スタッフと管理者は全文のメモを閲覧できるようにしてください。利用が終了したときに転居先の結果を記録できるようにしてください。

次の助成金申請に必要な数字

今夜のベッドが使用中、空き、確保中のいずれかを表示します。受け入れた紹介と受け入れ不可の件数を理由別（「満室」を含む）に示し、平均滞在日数と四半期ごとの転居結果も確認できます。各表はCSVに書き出して、そのまま報告書に使えます。

当シェルター向けのダッシュボードを作成してください。今夜のベッド稼働状況を種類別、月ごとの紹介の受付数と理由別の受け入れ不可件数、平均滞在日数、四半期ごとの転居結果を表示してください。助成団体への報告のため、各表をCSVで書き出せるようにしてください。

夜勤の人手が足りなくならないシフト表

起きている夜勤、寝ている夜勤、日勤のそれぞれに最低限の人員を設定します。シフト表は、必要人数に満たないシフトを数日前に警告します。食事や夜の活動を担当するボランティアは有給スタッフと並べて管理でき、配置された人が担当業務に必要な研修を受けているかも確認できます。

ホームレス支援シェルター向けのスタッフとボランティアのシフト表を作成してください。起きている夜勤、寝ている夜勤、日勤を用意し、各シフトには有給スタッフの最低人数を設定してください。ボランティアは食事と活動の枠に割り当て、シフトが最低人数を下回る場合や、必要な研修を受けていない人が入っている場合は警告してください。

寄付品の在庫で、寄付者に必要なものを伝える

衣類は種類とサイズ別に、洗面用品、寝具、寝袋は出庫のたびに数えて管理します。寄付された食品は賞味期限つきで記録し、厨房が古いものから使えるようにします。在庫が少ない品目は「今週必要なもの」の一覧に反映し、公開できます。コートが足りているのに靴下が必要なときは、寄付者がそれに合わせて持ってきてくれます。

シェルター向けの寄付品在庫アプリを作成してください。衣類は種類とサイズ別、洗面用品、寝具、食品は賞味期限つきの入荷単位で記録してください。配布済みの品目を記録でき、在庫が少ない品目を表示し、その不足品目から「今週必要なもの」の公開一覧を作成できるようにしてください。

ひび割れたスマホでも使えるヘルプページ

サイトの冒頭には、今夜ベッドを確保する方法を書きます。電話番号、チェックイン時間、紹介の経路、飛び込みを受け付けているかどうかを載せます。次に、利用者が連れて行けるもの（犬やパートナーなど）を説明します。寄付者、ボランティア、紹介元の方向けには、それぞれ下のセクションを用意します。

当シェルター向けのウェブサイトを作成してください。最初の画面には、電話番号、今夜のチェックイン時間、紹介の受け方を短く平易な文で表示してください。紹介元向け、毎週の希望品リストつきの寄付者向け、ボランティア登録フォーム付きのボランティア向けに、それぞれ別のセクションを作成してください。

利用者のデータは、思っている以上に慎重に扱う

シェルターの記録には、健康状態、犯罪歴、在留資格、身を隠している相手など、弱い立場の人の情報が含まれます。最初からロールを設計し、提携団体は件数だけを見て、夜間スタッフはフラグを見て、担当スタッフだけがメモを読めるようにしてください。誰がどの記録を開いたかのログも取ってください。暴力から逃れている人を支援している場合は、住所をすべての公開ページに載せないでください。運営地域のデータ保護ルールを確認し、本稼働の前に保護責任者と設定内容を合意してください。

提携団体の画面：ベッドの件数と自団体の紹介のみ
夜勤の画面：簡潔なアラートのみで履歴は載せない
担当スタッフの画面：全文のメモ（アクセスをログに記録）

事務所の壁にあるベッド管理表から、リアルタイムの件数へ

まずはベッド管理表から始めてください。ベッドとその種類を登録し、夕方の割り当ての時点で、スタッフが各ベッドを使用中、空き、確保中のいずれかに設定します。これが安定したら、提携団体にも見られるようにします。ケースメモや報告書は、スタッフがシステムを信頼できるようになってからで十分です。一か月ですべてを移行しようとすると、多くのシェルターは結局また紙に戻ってしまいます。

ここから始められるプロンプト

当シェルター向けのシステムを作成してください。スタッフはベッドごとの種類と状態（使用中、空き、確保中）を記録するベッド管理表を使い、利用者記録には担当スタッフ、紹介元、支援目標、閲覧を制限したケースメモを持たせてください。提携機関はログインして空きベッドの件数を確認し、紹介を提出できるようにしてください。稼働状況、受け入れ不可の理由、転居結果の月次レポートも追加してください。

よくある質問

アウトリーチチームは、電話をかけなくても空きベッドを確認できますか？

はい。提携団体のログインでは、種類別の空きベッドの件数をリアルタイムで表示できます。それ以外の情報は表示されません。スタッフが割り当て時にベッド管理表を更新すると、その数字は提携団体の画面にすぐ反映されます。

ケースメモをボランティアから非公開にできますか？

はい。作成時にロールを指定してください。ボランティアはシフト表と食事の人数を見られ、夜間スタッフは簡潔なリスクのフラグを見られ、全文のメモを開けるのは担当スタッフと管理者だけになります。

助成団体や自治体向けのレポートを作成できますか？

利用、紹介、結果の記録があれば、レポートの内容をチャットで説明すると、CSV書き出し付きのビューとして作成されます。多くのシェルターは、稼働状況、受け入れ不可の件数、転居結果の3つから始めています。

スタッフに技術の知識は必要ですか？

いいえ。必要なことを平易な言葉で説明し、ライブプレビューで確認して、チャットで変更できます。スタッフは通常のブラウザで公開されたアプリを使います。

小規模な慈善団体向けの無料プランはありますか？

無料プランはカード登録なしで利用でき、作成と公開に使える日次クレジットが付きます。Proプラン（月額25ドル）では、独自ドメイン、コード編集、書き出し、追加のクレジットが使えます。

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