Kundenportale, Stundenerfassung und Paketabrechnung für virtuelle Assistenz

Mit Mythex baut eine virtuelle Assistenz eine Website, die Ergebnisse statt Aufgabenlisten verkauft, ein Kundenportal, in dem Aufgaben eingereicht werden und die genutzten Stunden sichtbar sind, monatliche Paketrechnungen, bei denen Mehrstunden automatisch dazukommen, und einen Teamplan mit einer Vertretung für jeden Kunden. Beschreib, wie du arbeitest, und veröffentliche es.

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Was ein Business für virtuelle Assistenz von Software braucht

Kunden buchen monatlich ein Stundenkontingent und schicken Aufgaben per E-Mail, Chat, Sprachnachricht oder Kommentar auf einem gemeinsamen Board, oft um 23 Uhr in ihrer Zeit. Die Assistenz arbeitet über mehrere Postfächer, Kalender und Tools hinweg, erfasst Stunden in einer Tabelle, wenn sie daran denkt, und stellt am Monatsende daraus die Rechnung. Keine Seite sieht, wie viel vom Paket übrig ist, bis die Rechnung kommt, und dann beginnen die Streitigkeiten. Sobald eine zweite Assistenz dazukommt, wird auch die Urlaubsvertretung zum Problem. Hilfreich ist ein Ort, an dem Aufgaben ankommen, Stunden zu Aufgaben erfasst werden und der laufende Saldo für beide Seiten sichtbar ist.

Eine Eingangsstelle für Aufgaben mit Fälligkeitsdaten
Stunden pro Aufgabe und pro Kunde erfasst
Paketsaldo für den Kunden sichtbar
Mehrstunden zu einem festen Satz berechnet
Notizen pro Kunde zu Tools, Zugängen und Vorlieben
Vertretung und Zeitzonen pro Kunde

Ein Aufgabenportal, das den Nachrichtenstrom ersetzt

Kunden reichen Aufgaben mit Frist und Anhängen ein, sehen den Status jeder Aufgabe und verfolgen die Stunden des Monats im Verhältnis zu ihrem Paket. Prozesse und Dokumente liegen pro Kunde, und eine monatliche Zusammenfassung listet die erledigte Arbeit auf, damit der Nutzen sichtbar wird.

Baue ein Kundenportal für mein Business für virtuelle Assistenz. Kunden melden sich an, reichen Aufgaben mit Fälligkeitsdatum und Anhängen ein, sehen den Aufgabenstatus (neu, in Arbeit, wartet auf Kunden, erledigt), sehen die genutzten Stunden des Monats im Verhältnis zu ihrem Paket und lesen eine monatliche Zusammenfassung der erledigten Arbeit. Jeder Kunde sieht nur seine eigenen Daten.

Pakete im Voraus, Mehrstunden zum Monatsende

Stelle das monatliche Paket zu Monatsbeginn in Rechnung und die Mehrstunden zum Monatsende zu deinem Mehrstundensatz. Zeige die Stunden nach Aufgabe, damit der Kunde sieht, wohin die Zeit ging, und führe Auslagen wie in seinem Auftrag gekaufte Software als eigene Positionen.

Erstelle eine Rechnungs-App für mein VA-Business. Stelle das monatliche Paket jedes Kunden am 1. in Rechnung, füge am Monatsende Mehrstunden zu seinem Mehrstundensatz hinzu, mit Stunden nach Aufgabe aufgelistet. Erfasse erstattungsfähige Auslagen als eigene Positionen und erstelle PDF-Rechnungen.

Geleistete Stunden gegen abgerechnete Stunden

Kleine Aufgaben summieren sich. Vergleiche pro Kunde und Monat geleistete mit abgerechneten Stunden, den Umsatz pro geleisteter Stunde, die Aufgabenmenge nach Typ und anstehende Verlängerungen.

Baue ein Dashboard für mein Business für virtuelle Assistenz mit genutzten Stunden gegen Paket pro Kunde, nicht abgerechneten Stunden, Umsatz pro geleisteter Stunde nach Kunde, Aufgabenmenge nach Typ und Paketverlängerungen im nächsten Monat.

Eine Website, die ein aufgeräumtes Postfach verkauft, keine Aufgabenliste

Beschreib Leistungen als Ergebnisse: ein Postfach bis 9 Uhr auf null, ein Kalender ohne Doppelbuchungen. Liste Pakete mit Stunden pro Monat, Antwortzeiten und Arbeitszeiten, erkläre, wie du auf Kundenkonten zugreifst und sie vertraulich behandelst, und ergänze Referenzen von Kunden in ähnlichen Rollen.

Erstelle eine Website für mein Business für virtuelle Assistenz mit Leistungen als Ergebnisse (Postfachverwaltung, Kalenderverwaltung, Administration und Buchhaltungsunterstützung, Projektkoordination), Paketen mit Stunden pro Monat und Antwortzeiten, meinen Arbeitszeiten und meiner Zeitzone, einer Vertraulichkeitsseite, Referenzen und einem Button für ein Erstgespräch.

Erstgespräche und monatliche Auswertungsgespräche

Ein Formular für das Erstgespräch fragt, welche Aufgaben der Kunde abgeben möchte. Einrichtungssitzungen für Zugänge dauern länger, und Retainer-Kunden erhalten ein wiederkehrendes monatliches Auswertungsgespräch, um Stunden und Prioritäten durchzugehen.

Baue eine Buchungsseite für mein VA-Business mit 30-minütigen Erstgesprächen, in denen gefragt wird, welche Aufgaben der Kunde delegieren möchte, 60-minütigen Einrichtungssitzungen und wiederkehrenden monatlichen Auswertungsgesprächen für Retainer-Kunden, angezeigt in der Zeitzone des Besuchers.

Eine Vertretung für jeden Kunden

Sobald du ein Team hast, weist du jedem Kunden eine Leitung und eine Vertretung zu, planst die Urlaubsvertretung, zeigst die Zeitzonen beider Seiten und planst wiederkehrende Aufgaben wie den Freitagsbericht.

Erstelle eine Planungs-App für mein VA-Team. Jeder Kunde hat eine Leitung und eine Vertretung, wiederkehrende Aufgaben wie Wochenberichte werden automatisch erzeugt, Urlaube werden eingetragen und Aufgaben an die Vertretung neu verteilt, und die Zeitzonen von Assistenz und Kunden werden angezeigt.

Zugang und Vertraulichkeit

Assistenzen sehen Postfächer, Kalender und manchmal Zahlungstools. Speichere Passwörter von Kunden nicht in der App. Bewahre sie in einem Passwort-Manager auf, den der Kunde mit dir teilt, und erfasse nur, welche Tools du nutzt und wie der Zugang gewährt wird. Verlange eine Anmeldung bei jedem Konto und Zugriffsprüfungen pro Kunde, damit nie ein Kunde die Aufgaben eines anderen sieht.

Tools und Zugangsweg, keine Passwörter
Zugriffsprüfung pro Kunde
Vertraulichkeitserklärung auf der Website

Wähle eine Nischenseite

Ein Coach oder Immobilienmakler, der Hilfe sucht, will jemanden, der seine Buchungs-, Kurs- oder Inserattools schon kennt. Eine Landingpage, die diese Tools nennt und die Aufgaben beschreibt, die du ihm abnimmst, konvertiert besser als ein allgemeines Angebot.

Ein Prompt als Ausgangspunkt

Baue eine App für mein Business für virtuelle Assistenz. Kunden haben ein monatliches Stundenpaket, einen Mehrstundensatz und Notizen zu den Tools, die sie nutzen. Sie reichen Aufgaben in einem Portal ein und sehen die genutzten Stunden im Verhältnis zu ihrem Paket. Ich erfasse Zeit pro Aufgabe. Am 1. stelle ich das Paket in Rechnung; zum Monatsende füge Mehrstunden mit einer Aufschlüsselung nach Aufgabe hinzu.

Fragen

Können Kunden sehen, wie viele Stunden sie noch haben?

Ja. Die Stunden, die du zu Aufgaben erfasst, werden vom Paket abgezogen, und das Portal zeigt den Saldo des laufenden Monats.

Kann ich Mehrstunden automatisch abrechnen?

Ja. Lege einen Mehrstundensatz pro Kunde fest, und die Rechnung zum Monatsende fügt die Stunden über das Paket hinaus mit einer Aufschlüsselung nach Aufgabe hinzu.

Kann es mit einem Timer Zeit erfassen?

Ja. Frag nach einem Start- und Stopp-Timer pro Aufgabe sowie einer manuellen Zeiterfassung.

Muss ich programmieren?

Nein. Du beschreibst die App und änderst sie im Chat.

Ist es kostenlos?

Der Free-Tarif braucht keine Kreditkarte und gibt tägliche Credits, genug, um eine erste Version zu bauen und zu veröffentlichen. Pro kostet $25/Monat und ergänzt eine eigene Domain.

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