Créer avec l'IA

Portails clients, suivi des heures et facturation par forfait pour assistants virtuels

Mythex permet à un assistant virtuel de créer un site qui vend des résultats, un portail client où les tâches sont soumises et où les heures consommées sont visibles, des factures mensuelles de forfait avec les dépassements ajoutés automatiquement, et un planning d'équipe avec un assistant de remplacement pour chaque client. Décrivez votre façon de travailler et publiez.

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Ce dont une activité d'assistant virtuel a besoin dans un logiciel

Les clients achètent un bloc d'heures par mois, puis envoient leurs tâches par e-mail, par messagerie, par note vocale ou par commentaire sur un tableau partagé, souvent à 23 h heure de leur pays. L'assistant travaille sur plusieurs boîtes de réception, agendas et outils, note ses heures dans un tableur quand il y pense, et facture à partir de ce tableur en fin de mois. Aucune des deux parties ne voit combien d'heures du forfait il reste avant la facture, et c'est à ce moment-là que naissent les litiges. Dès qu'il y a un second assistant, la couverture pendant les congés devient aussi un problème. Ce qui aide, c'est un lieu unique où les tâches arrivent, où les heures sont saisies par tâche et où le solde restant est visible par les deux parties.

• Un point d'entrée unique pour les tâches, avec échéances
• Heures saisies par tâche et par client
• Solde du forfait visible par le client
• Dépassements facturés à un tarif fixe
• Notes par client sur les outils, les accès et les préférences
• Assistant de remplacement et fuseaux horaires par client

Un portail de tâches qui remplace le flux de messages

Les clients soumettent des tâches avec une échéance et des pièces jointes, voient le statut de chacune et suivent les heures consommées ce mois-ci par rapport à leur forfait. Les procédures et documents partagés sont conservés par client, et un récapitulatif mensuel liste le travail accompli, ce qui rend la valeur visible.

Crée un portail client pour mon activité d'assistant virtuel. Les clients se connectent, soumettent des tâches avec une date d'échéance et des pièces jointes, voient le statut de chaque tâche (nouvelle, en cours, en attente du client, terminée), voient les heures consommées ce mois-ci par rapport à leur forfait et lisent un récapitulatif mensuel du travail terminé. Chaque client ne voit que ses propres données.

Forfaits payés d'avance, dépassements en fin de mois

Facturez le forfait mensuel au début du mois et les heures de dépassement à la fin, au tarif de dépassement convenu. Affichez les heures par tâche pour que le client voie où le temps est passé, et ajoutez les frais remboursables, comme un logiciel acheté pour son compte, sur des lignes séparées.

Crée une application de facturation pour mon activité d'assistant virtuel. Facture le forfait mensuel de chaque client le 1er, puis ajoute en fin de mois les heures de dépassement au tarif convenu, avec les heures listées par tâche. Ajoute les frais remboursables en lignes séparées et génère des factures au format PDF.

Heures travaillées face aux heures facturées

Les petites tâches s'accumulent. Comparez chaque mois les heures travaillées et les heures facturées par client, le chiffre d'affaires par heure travaillée, le volume de tâches par type et les renouvellements à venir.

Crée un tableau de bord pour mon activité d'assistant virtuel affichant les heures consommées par rapport au forfait pour chaque client, les heures non facturées, le chiffre d'affaires par heure travaillée pour chaque client, le volume de tâches par type et les renouvellements de forfait à prévoir le mois suivant.

Un site qui vend une boîte de réception propre, pas une liste de tâches

Décrivez vos services en résultats : une boîte de réception à zéro avant 9 h, un agenda sans double réservation. Présentez les forfaits avec le nombre d'heures par mois, les délais de réponse et vos horaires de travail, expliquez comment vous accédez aux comptes des clients et comment vous en préservez la confidentialité, et ajoutez des témoignages de clients dans des rôles similaires.

Crée un site pour mon activité d'assistant virtuel avec des services décrits en résultats (gestion de boîte de réception, gestion d'agenda, soutien administratif et comptable, coordination de projets), des forfaits avec le nombre d'heures par mois et les délais de réponse, mes horaires de travail et mon fuseau horaire, une page sur la confidentialité, des témoignages et un bouton de demande d'appel de découverte.

Appels de découverte et points mensuels

Un formulaire d'appel de découverte demande ce que le client souhaite déléguer. Les sessions d'onboarding, pour configurer les accès, sont plus longues, et les clients en forfait ont un point mensuel récurrent pour revoir les heures et les priorités.

Crée une page de réservation pour mon activité d'assistant virtuel avec des appels de découverte de 30 minutes qui demandent les tâches que le client veut déléguer, des sessions d'onboarding de 60 minutes et des points mensuels récurrents pour les clients en forfait, affichés dans le fuseau horaire du visiteur.

Un remplaçant pour chaque client

Une fois que vous avez une équipe, attribuez à chaque client un assistant référent et un assistant de remplacement, prévoyez la couverture des congés, affichez les fuseaux horaires des deux côtés et planifiez les tâches récurrentes, comme le rapport du vendredi.

Crée une application de planification pour mon équipe d'assistants virtuels. Chaque client a un assistant référent et un assistant de remplacement, les tâches récurrentes comme les rapports hebdomadaires sont générées automatiquement, les jours de congé sont saisis et réaffectent les tâches au remplaçant, et les fuseaux horaires des assistants et des clients sont affichés.

Accès et confidentialité

Les assistants voient les boîtes de réception, les agendas et parfois les outils de paiement. Ne stockez pas les mots de passe des clients dans l'application : gardez-les dans un gestionnaire de mots de passe que le client partage avec vous, et enregistrez seulement les outils utilisés et la manière dont l'accès est accordé. Demandez une connexion pour chaque compte et des contrôles d'accès par client, afin qu'un client ne voie jamais les tâches d'un autre.

• Outils et mode d'accès, pas les mots de passe
• Contrôles d'accès par client
• Une déclaration de confidentialité sur le site

Choisir une page de niche

Un coach ou un agent immobilier qui cherche de l'aide veut quelqu'un qui connaît déjà ses outils de réservation, de formation ou d'annonces. Une page de destination qui nomme ces outils et les tâches que vous prenez en charge convertit mieux qu'une offre générale.

Un prompt pour démarrer

Crée une application pour mon activité d'assistant virtuel. Les clients ont un forfait mensuel d'heures, un tarif de dépassement et des notes sur les outils qu'ils utilisent. Ils soumettent leurs tâches dans un portail et voient les heures consommées par rapport à leur forfait. Je saisis mon temps sur chaque tâche. Le 1er, facture le forfait ; en fin de mois, ajoute les heures de dépassement avec le détail par tâche.

Questions

Autres façons de créer avec l'IA

• Une republication ratée ne supprime jamais un backend qui fonctionne
• Une page d'accueil pour chaque type d'entreprise
• Un espace de travail privé et un aperçu en direct pour chaque projet
• Des alertes qui ne se déclenchent qu'une fois, et non une fois par serveur
• Rechargement automatique : gardez votre application publiée en marche quand les crédits baissent
• Passer à des espaces de travail plus grands sans faire attendre personne
• Facturer les bases de données selon ce qu'elles utilisent réellement
• Construire des applications Mythex avec Claude, Cursor ou Codex
• Détecter les applications qui plantent juste après la publication
• Checkpoints : annuler toute modification de l'agent

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