Portali clienti, tracciamento ore e fatturazione a pacchetto per virtual assistant

Mythex permette a un virtual assistant di costruire un sito che vende risultati, un portale clienti dove si inviano le attività e si vedono le ore usate, fatture mensili dei pacchetti con gli extra aggiunti automaticamente, e un calendario del team con un assistente di backup per ogni cliente. Descrivi come lavori e pubblicalo.

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Cosa serve a un business di virtual assistant da un software

I clienti acquistano un blocco di ore al mese, poi inviano le attività via email, chat, messaggio vocale e commento su una bacheca condivisa, spesso alle 23 nel loro fuso orario. L'assistente lavora su più caselle di posta, calendari e strumenti, registra le ore in un foglio di calcolo quando si ricorda di farlo e a fine mese fattura da quel foglio. Nessuna delle due parti vede quanto resta del pacchetto finché non arriva la fattura, ed è lì che nascono le contestazioni. Appena c'è un secondo assistente, anche coprire le ferie diventa un problema. Serve un unico posto dove arrivano le attività, si registrano le ore su di esse e il saldo corrente è visibile a entrambe le parti.

Un unico punto di ingresso per le attività con scadenze
Ore registrate per attività e per cliente
Saldo del pacchetto visibile al cliente
Extra fatturati a una tariffa stabilita
Note per cliente su strumenti, accessi e preferenze
Assistente di backup e fusi orari per cliente

Un portale attività che sostituisce il flusso di messaggi

I clienti inviano attività con una scadenza e allegati, vedono lo stato di ciascuna e controllano le ore usate nel mese rispetto al loro pacchetto. Processi e documenti condivisi restano per cliente, e un riepilogo mensile elenca il lavoro svolto, rendendo visibile il valore.

Crea un portale clienti per la mia attività di virtual assistant. I clienti accedono, inviano attività con data di scadenza e allegati, vedono lo stato delle attività (nuova, in corso, in attesa del cliente, completata), vedono le ore usate nel mese rispetto al loro pacchetto e leggono un riepilogo mensile del lavoro completato. Ogni cliente vede solo i propri dati.

Pacchetti in anticipo, extra a fine mese

Fattura il pacchetto mensile all'inizio del mese e le ore extra alla fine, alla tua tariffa per extra. Mostra le ore per attività così il cliente vede dove è andato il tempo, e aggiungi le spese rimborsabili, come un software acquistato per conto suo, come voci separate.

Crea un'app di fatturazione per la mia attività di VA. Fattura il pacchetto mensile di ogni cliente il primo del mese, poi aggiungi le ore extra a fine mese alla loro tariffa per extra, con le ore elencate per attività. Aggiungi le spese rimborsabili come voci separate e genera fatture in PDF.

Ore lavorate rispetto alle ore fatturate

Le attività piccole si accumulano. Confronta ogni mese le ore lavorate con quelle fatturate per cliente, il ricavo per ora lavorata, il volume di attività per tipo e i rinnovi in arrivo.

Crea una dashboard per la mia attività di virtual assistant che mostri le ore usate rispetto al pacchetto per cliente, le ore non fatturate, il ricavo per ora lavorata per cliente, il volume di attività per tipo e i rinnovi dei pacchetti previsti per il mese successivo.

Un sito che vende una casella di posta in ordine, non una lista di attività

Descrivi i servizi come risultati: una casella di posta a zero entro le 9, un calendario senza doppie prenotazioni. Elenca i pacchetti con le ore al mese, i tempi di risposta e l'orario di lavoro, spiega come accedi agli account dei clienti e come li tuteli in modo riservato, e aggiungi testimonianze di clienti con ruoli simili.

Crea un sito per la mia attività di virtual assistant con servizi descritti come risultati (gestione della posta, gestione del calendario, supporto amministrativo e contabile, coordinamento di progetti), pacchetti con ore al mese e tempi di risposta, il mio orario di lavoro e fuso orario, una pagina sulla riservatezza, testimonianze e un pulsante per la call conoscitiva.

Call conoscitive e call di revisione mensili

Un modulo per la call conoscitiva chiede cosa vuole affidare il cliente. Le sessioni di onboarding per configurare gli accessi durano di più, e i clienti con retainer ricevono una call di revisione mensile ricorrente per fare il punto su ore e priorità.

Crea una pagina di prenotazione per la mia attività di VA con call conoscitive da 30 minuti in cui si chiede quali attività il cliente vuole delegare, sessioni di onboarding da 60 minuti e call di revisione mensili ricorrenti per i clienti con retainer, mostrate nel fuso orario del visitatore.

Un backup per ogni cliente

Quando hai un team, assegna a ogni cliente un assistente responsabile e uno di backup, pianifica la copertura delle ferie, mostra i fusi orari di entrambe le parti e programma attività ricorrenti come il report del venerdì.

Crea un'app di pianificazione per il mio team di VA. Ogni cliente ha un assistente responsabile e uno di backup, le attività ricorrenti come i report settimanali vengono generate automaticamente, le ferie vengono inserite e riassegnano le attività al backup, e vengono mostrati i fusi orari di assistenti e clienti.

Accessi e riservatezza

Gli assistenti vedono caselle di posta, calendari e a volte strumenti di pagamento. Non salvare le password dei clienti nell'app; tienile in un password manager che il cliente condivide con te, e registra solo quali strumenti usi e come viene concesso l'accesso. Chiedi un accesso per ogni account e controlli di accesso per cliente, così nessun cliente vede le attività di un altro.

Strumenti e modalità di accesso, non password
Controlli di accesso per cliente
Una dichiarazione di riservatezza sul sito

Scegli una pagina per la nicchia

Un coach o un agente immobiliare che cerca aiuto vuole qualcuno che conosca già i loro strumenti di prenotazione, corsi o annunci. Una landing page che nomina questi strumenti e le attività che tu togli dalle loro spalle converte meglio di un'offerta generica.

Un prompt da cui partire

Crea un'app per la mia attività di virtual assistant. I clienti hanno un pacchetto mensile di ore, una tariffa per gli extra e note sugli strumenti che usano. Inviano le attività in un portale e vedono le ore usate rispetto al loro pacchetto. Io registro il tempo su ogni attività. Il primo del mese fattura il pacchetto; a fine mese aggiungi le ore extra con il dettaglio per attività.

Domande

I clienti possono vedere quante ore gli restano?

Sì. Le ore che registri sulle attività vengono sottratte dal pacchetto, e il portale mostra il saldo del mese in corso.

Posso fatturare automaticamente le ore extra?

Sì. Imposta una tariffa per extra per cliente e la fattura di fine mese aggiunge le ore oltre il pacchetto con il dettaglio per attività.

Può tracciare il tempo con un timer?

Sì. Chiedi un timer di avvio e stop su ogni attività oltre all'inserimento manuale del tempo.

Devo saper programmare?

No. Descrivi l'app e la modifichi chattando.

È gratis?

Il piano Free non richiede una carta di credito e include crediti giornalieri, sufficienti per costruire e pubblicare una prima versione. Pro costa $25/mese e aggiunge un dominio personalizzato.

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