バーチャルアシスタントのためのクライアントポータル、時間管理、パッケージ請求

Mythexを使えば、バーチャルアシスタントは作業内容ではなく成果を前面に出したサイト、タスクを提出でき使用時間を確認できるクライアントポータル、超過分を自動で加える月額パッケージの請求書、クライアントごとにバックアップ担当を決めたチームのスケジュールを作れます。仕事の進め方を説明して公開してください。

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バーチャルアシスタント業がソフトウェアに求めること

依頼者は毎月まとまった時間を購入し、タスクはメール、チャット、ボイスメモ、共有ボード上のコメントで送られてきます。それもしばしば、依頼者の現地時間の深夜11時です。アシスタントは複数の受信トレイ、カレンダー、ツールを行き来し、時間は覚えているときだけスプレッドシートに記録し、月末にはそのシートから請求書を作ります。パッケージがあと何時間残っているかは、請求書が届くまでどちらからも見えず、そこで揉め事が始まります。アシスタントが2人目になれば、休暇時の代理も問題になります。必要なのは、タスクが届く一か所、タスクごとに時間を記録する仕組み、そして両者から見える残時間の表示です。

期限付きのタスクを受け付ける一か所の窓口
タスクごと、依頼者ごとの作業時間の記録
依頼者から見えるパッケージの残時間
決めた単価で請求する超過時間
依頼者ごとのツール、アクセス、好みのメモ
依頼者ごとのバックアップ担当とタイムゾーン

メッセージの流れに代わるタスクポータル

依頼者は、期限と添付ファイル付きでタスクを提出し、それぞれの状況を確認し、今月のパッケージに対する使用時間を見られます。共有の手順書や書類は依頼者ごとに保管します。月次のまとめには完了した作業が一覧されるので、価値が目に見える形になります。

バーチャルアシスタント業のためのクライアントポータルを作ってください。依頼者はログインして、期限と添付ファイル付きでタスクを提出し、タスクの状況（新規、対応中、依頼者の回答待ち、完了）を確認し、今月のパッケージに対する使用時間を見て、完了した作業の月次まとめを読めます。各依頼者は自分のデータのみ閲覧できます。

パッケージは前払い、超過分は月末に

月額パッケージは月初に請求し、超過時間は月末にあらかじめ決めた超過単価で請求します。依頼者が時間の使途を把握できるよう、タスクごとの時間を表示し、依頼者のために購入したソフトウェアなどの立て替え経費は別の明細行として加えます。

バーチャルアシスタント業のための請求書アプリを作ってください。各依頼者の月額パッケージを1日に請求し、月末に超過時間を依頼者ごとの超過単価で加えます。超過時間はタスクごとに一覧してください。立て替え経費は別行として加え、PDFの請求書を作成できるようにしてください。

請求した時間と、実際に働いた時間の比較

小さなタスクは少しずつ積み重なります。依頼者ごとに毎月、働いた時間と請求した時間を比べ、作業1時間あたりの売上、タスク種類ごとの件数、近く更新を迎えるパッケージを確認しましょう。

バーチャルアシスタント業のためのダッシュボードを作ってください。依頼者ごとのパッケージに対する使用時間、未請求の時間、依頼者ごとの作業1時間あたりの売上、タスク種類ごとの件数、翌月に更新を迎えるパッケージを表示してください。

タスク一覧ではなく、整理された受信箱を売るサイト

サービスは成果として説明しましょう。例えば、午前9時に受信箱がゼロ、カレンダーに二重予約がない、といった形です。パッケージは月あたりの時間と応答時間を示し、稼働時間と時間帯を明記します。依頼者のアカウントにどうアクセスし、どう機密を守るかを説明するページを作り、似た立場のクライアントの声も掲載しましょう。

バーチャルアシスタント業のためのウェブサイトを作ってください。サービスは成果として説明し（受信箱管理、カレンダー管理、事務・経理のサポート、プロジェクト調整）、月あたりの時間と応答時間を示すパッケージ、稼働時間とタイムゾーン、機密保持のページ、クライアントの声、無料相談のボタンを設けてください。

相談と月次レビューの予約

無料相談のフォームでは、どの作業を任せたいかを尋ねます。アクセス設定のためのオンボーディングは長めに設定し、継続契約の依頼者には、時間と優先事項を確認する毎月の定期レビューを設けます。

バーチャルアシスタント業のための予約ページを作ってください。依頼者がどのタスクを任せたいかを尋ねる30分の無料相談、60分のオンボーディング、継続契約の依頼者向けの定期的な月次レビューを用意し、訪問者のタイムゾーンで表示してください。

依頼者ごとのバックアップ

チームができたら、依頼者ごとに主担当とバックアップ担当を決め、休暇中の代理を計画し、双方のタイムゾーンを表示します。毎週金曜の報告書のような定期タスクもスケジュールできます。

バーチャルアシスタントのチームのためのスケジュールアプリを作ってください。依頼者ごとに主担当とバックアップ担当を決め、毎週の報告書のような定期タスクは自動で作成し、休暇を登録するとタスクをバックアップ担当に振り分け、アシスタントと依頼者のタイムゾーンを表示してください。

アクセスと機密保持

アシスタントは受信トレイ、カレンダー、場合によっては決済ツールにアクセスします。パスワードはアプリに保存せず、依頼者と共有するパスワードマネージャーに保管し、アプリにはどのツールをどの方法で利用しているかだけを記録してください。すべてのアカウントでログインを確認し、依頼者ごとにアクセスを確認して、ある依頼者が別の依頼者のタスクを見ることがないようにします。

パスワードではなく、ツールとアクセス方法を記録
依頼者ごとのアクセス確認
サイトに機密保持の説明を掲載

ニッチ向けのページを作る

コーチや不動産仲介業者は、予約、講座、物件掲載のツールをすでに理解している人に任せたいと考えています。そうしたツール名と、その人から取り除く作業を明記したランディングページは、一般的な提案よりも成約しやすくなります。

ここから始められるプロンプト

バーチャルアシスタント業のためのアプリを作ってください。依頼者は月ごとの時間パッケージ、超過単価、利用ツールのメモを持ちます。依頼者はポータルでタスクを提出し、パッケージに対する使用時間を確認できます。私はタスクごとに時間を記録します。毎月1日にパッケージを請求し、月末にはタスクごとの内訳を付けて超過時間を加えてください。

よくある質問

依頼者は残りの時間を確認できますか？

はい。タスクに記録した時間はパッケージから差し引かれ、ポータルには当月の残時間が表示されます。

超過時間は自動で請求できますか？

はい。依頼者ごとに超過単価を設定すると、月末の請求書にパッケージを超えた時間がタスクごとの内訳とともに加えられます。

タイマーで時間を計測できますか？

はい。各タスクに開始と停止のタイマーを付けることも、手入力で時間を記録することもできるように依頼できます。

コーディングは必要ですか？

いいえ。アプリを説明し、チャットで変更します。

無料で使えますか？

無料プランはクレジットカード不要で、毎日のクレジットがあり、最初のバージョンを作って公開するのに十分です。Proプランは月額25ドルで、独自ドメインを追加できます。

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