Klantportalen, urenregistratie en pakketfacturatie voor virtual assistants

Met Mythex bouw je als virtual assistant een site die resultaten verkoopt, een klantportaal waar taken worden ingediend en gebruikte uren zichtbaar zijn, maandelijkse pakketfacturen waarbij meerwerk automatisch wordt toegevoegd, en een teamagenda met een achtervang voor elke klant. Beschrijf hoe je werkt en publiceer het.

Begin gratis met bouwen

Wat een virtual assistant-bedrijf van software nodig heeft

Klanten kopen per maand een blok uren en sturen taken per e-mail, chat, spraakbericht en een opmerking op een gedeeld bord, vaak om 23.00 uur hun tijd. De assistent werkt in meerdere inboxen, agenda's en tools, registreert uren in een spreadsheet als ze eraan denken, en factureert vanuit dat overzicht aan het einde van de maand. Geen van beide partijen ziet hoeveel van het pakket er nog over is tot de factuur komt, en dan beginnen de discussies. Zodra er een tweede assistent is, wordt ook de vervanging tijdens vakanties een probleem. Wat helpt, is één plek waar taken binnenkomen, uren worden gelogd per taak en het lopende saldo voor beide kanten zichtbaar is.

Één invoerpunt voor taken met deadlines
Uren per taak en per klant geregistreerd
Pakketsaldo zichtbaar voor de klant
Meerwerk gefactureerd tegen een vast tarief
Notities per klant over tools, toegang en voorkeuren
Achtervang en tijdzones per klant

Een taakportaal dat de berichtenstroom vervangt

Klanten dienen taken in met een deadline en bijlagen, zien de status van elke taak en volgen de gebruikte uren deze maand ten opzichte van hun pakket. Gedeelde processen en documenten staan per klant, en een maandelijks overzicht laat zien wat er is gedaan, wat de waarde zichtbaar maakt.

Bouw een klantportaal voor mijn virtual assistant-bedrijf. Klanten loggen in, dienen taken in met een vervaldatum en bijlagen, zien de taakstatus (nieuw, in uitvoering, wacht op klant, klaar), zien de gebruikte uren deze maand ten opzichte van hun pakket en lezen een maandelijks overzicht van afgeronde werkzaamheden. Elke klant ziet alleen zijn eigen gegevens.

Pakketten vooraf, meerwerk aan het einde van de maand

Factureer het maandpakket aan het begin van de maand en de meeruren aan het einde tegen je meerwerktarief. Toon de uren per taak zodat de klant ziet waar de tijd naartoe ging, en voeg declarabele kosten zoals software die voor de klant is aangeschaft als aparte regels toe.

Maak een factuur-app voor mijn VA-bedrijf. Factureer het maandpakket van elke klant op de 1e, voeg daarna aan het einde van de maand meeruren toe tegen het meerwerktarief van de klant, met uren per taak. Voeg declarabele kosten toe als aparte regels en genereer pdf-facturen.

Gewerkte uren tegenover gefactureerde uren

Kleine taken lopen op. Vergelijk per klant elke maand de gewerkte uren met de gefactureerde uren, omzet per gewerkt uur, het aantal taken per type en de verlengingen die eraan komen.

Maak een dashboard voor mijn virtual assistant-bedrijf met gebruikte uren ten opzichte van het pakket per klant, niet-gefactureerde uren, omzet per gewerkt uur per klant, aantal taken per type en pakketverlengingen die volgende maand vervallen.

Een site die een schone inbox verkoopt, geen takenlijst

Beschrijf diensten als resultaten: een inbox op nul om 9 uur, een agenda zonder dubbele afspraken. Zet pakketten met uren per maand, reactietijden en werktijden, leg uit hoe je toegang tot klantaccounts krijgt en vertrouwelijk houdt, en voeg getuigenissen toe van klanten in vergelijkbare functies.

Maak een website voor mijn virtual assistant-bedrijf met diensten beschreven als resultaten (inboxbeheer, agendabeheer, administratie- en boekhoudondersteuning, projectcoördinatie), pakketten met uren per maand en reactietijden, mijn werktijden en tijdzone, een pagina over vertrouwelijkheid, getuigenissen en een knop voor een kennismakingsgesprek.

Kennismakings- en maandelijkse evaluatiegesprekken

Een kennismakingsformulier vraagt welke taken de klant wil overdragen. Inwerksessies om toegang in te richten duren langer, en retainerklanten krijgen een terugkerend maandelijks evaluatiegesprek om uren en prioriteiten door te nemen.

Bouw een boekingspagina voor mijn VA-bedrijf met kennismakingsgesprekken van 30 minuten waarin wordt gevraagd welke taken de klant wil delegeren, inwerksessies van 60 minuten, en terugkerende maandelijkse evaluatiegesprekken voor retainerklanten, getoond in de tijdzone van de bezoeker.

Een achtervang voor elke klant

Zodra je een team hebt, wijs je aan elke klant een hoofdassistent en een achtervang toe, plan je vakantiedekking, toon je tijdzones voor beide kanten en plan je terugkerende taken zoals het vrijdagrapport.

Maak een planningsapp voor mijn VA-team. Elke klant heeft een hoofdassistent en een achtervang, terugkerende taken zoals wekelijkse rapporten worden automatisch aangemaakt, vakanties worden ingevoerd en taken worden dan aan de achtervang toegewezen, en tijdzones van assistenten en klanten worden getoond.

Toegang en vertrouwelijkheid

Assistenten zien inboxen, agenda's en soms betaaltools. Sla klantwachtwoorden niet op in de app; bewaar ze in een wachtwoordmanager die de klant met jou deelt, en registreer alleen welke tools je gebruikt en hoe de toegang is verleend. Vraag om inloggegevens voor elk account en controleer per klant de toegang, zodat de ene klant nooit de taken van een andere ziet.

Tools en toegangsmethode, geen wachtwoorden
Toegangscontrole per klant
Een vertrouwelijkheidsverklaring op de site

Kies een niche-pagina

Een coach of makelaar die hulp zoekt, wil iemand die zijn boekings-, cursus- of woningtools al kent. Een landingspagina die die tools noemt en de taken die je van hun bord haalt, zet beter om dan een algemeen aanbod.

Een prompt om mee te beginnen

Bouw een app voor mijn virtual assistant-bedrijf. Klanten hebben een maandpakket met uren, een meerwerktarief en notities over de tools die ze gebruiken. Ze dienen taken in via een portaal en zien de gebruikte uren ten opzichte van hun pakket. Ik registreer tijd per taak. Op de 1e factureer ik het pakket; aan het einde van de maand voeg ik meeruren toe met een uitsplitsing per taak.

Veelgestelde vragen

Kunnen klanten zien hoeveel uren ze nog hebben?

Ja. Uren die je per taak registreert, worden van het pakket afgetrokken, en het portaal toont het saldo voor de huidige maand.

Kan ik meeruren automatisch factureren?

Ja. Stel per klant een meerwerktarief in, en de factuur aan het einde van de maand voegt uren boven het pakket toe met een uitsplitsing per taak.

Kan het tijd bijhouden met een timer?

Ja. Vraag om een start- en stoptimer op elke taak, naast handmatige tijdinvoer.

Moet ik programmeren?

Nee. Je beschrijft de app en past hem aan door te chatten.

Is het gratis?

Het Free-abonnement heeft geen creditcard nodig en geeft dagelijkse credits, genoeg om een eerste versie te bouwen en te publiceren. Pro kost $25 per maand en voegt een eigen domein toe.

Meer manieren om met AI te bouwen

Mythex · Pricing · Bouw alles met AI · Website- en app-templates · Mythex vergeleken · Woordenlijst voor apps bouwen met AI · Gratis tools voor apps bouwen met AI · English