Kundeportaler, timeføring og pakkefakturering for virtuelle assistenter

Mythex lar en virtuell assistent bygge en side som selger resultater, en kundeportal der oppgaver sendes inn og brukte timer er synlige, månedlige pakkefakturaer med overskudd lagt til automatisk, og en teamplan med en backup-assistent for hver kunde. Beskriv hvordan du jobber og publiser den.

Begynn å bygge gratis

Hva en virtuell assistentvirksomhet trenger av programvare

Kunder kjøper et antall timer i måneden, og sender deretter oppgaver på e-post, chat, talemelding og en kommentar på en delt tavle, ofte klokken 23 i deres tid. Assistenten jobber på tvers av flere innbokser, kalendere og verktøy, fører timer i et regneark når de husker det, og fakturerer fra regnearket ved månedsslutt. Ingen av sidene ser hvor mye av pakken som er igjen før regningen kommer, og det er da uenigheten begynner. Så snart det finnes en andre assistent, blir dekning ved ferier også et problem. Det som hjelper er ett sted der oppgavene kommer inn, timene føres mot dem, og den løpende saldoen vises for begge parter.

Ett inntakspunkt for oppgaver med frister
Timer ført per oppgave og per kunde
Pakkesaldo synlig for kunden
Overskudd fakturert til en fast sats
Notater per kunde om verktøy, tilganger og preferanser
Backup-assistent og tidssoner per kunde

En oppgaveportal som erstatter meldingsstrømmen

Kunder sender inn oppgaver med frist og vedlegg, ser status for hver og følger timene brukt denne måneden mot pakken sin. Felles prosesser og dokumenter ligger per kunde, og et månedlig sammendrag viser hva som er gjort, slik at verdien blir synlig.

Bygg en kundeportal for min virtuelle assistentvirksomhet. Kunder logger inn, sender inn oppgaver med frist og vedlegg, ser oppgavestatus (ny, pågår, venter på kunde, ferdig), ser timer brukt denne måneden mot pakken sin, og leser et månedlig sammendrag av utført arbeid. Hver kunde ser bare sine egne data.

Pakker på forskudd, overskudd ved månedsslutt

Fakturer månedspakken i starten av måneden og overskuddstimer ved slutten, til din overskuddssats. Vis timer per oppgave slik at kunden ser hvor tiden gikk, og før utlegg som programvare kjøpt på kundens vegne som egne linjer.

Lag en faktureringsapp for VA-virksomheten min. Fakturer hver kundes månedspakke den 1., legg så til overskuddstimer ved månedsslutt til deres overskuddssats, med timer listet per oppgave. Før refunderbare utlegg som egne linjer og lag PDF-fakturaer.

Timer jobbet mot timer fakturert

Små oppgaver sniker seg inn. Sammenlign timer jobbet med timer fakturert per kunde hver måned, inntekt per time jobbet, oppgavevolum etter type og fornyelser som kommer.

Lag et dashbord for VA-virksomheten min som viser timer brukt mot pakke per kunde, ufakturerte timer, inntekt per time jobbet per kunde, oppgavevolum etter type, og pakkefornyelser som forfaller neste måned.

En side som selger en ryddig innboks, ikke en oppgaveliste

Beskriv tjenestene som resultater: en innboks på null før kl. 9, en kalender uten dobbeltbookinger. List opp pakker med timer per måned, svartider og arbeidstider, forklar hvordan du får tilgang til kundekontoer og holder dem konfidensielle, og legg til uttalelser fra kunder i lignende roller.

Lag en nettside for VA-virksomheten min med tjenester beskrevet som resultater (innboksstyring, kalenderstyring, administrativ støtte og bokføringsstøtte, prosjektkoordinering), pakker med timer per måned og svartider, mine arbeidstider og tidssone, en konfidensialitetsside, uttalelser og en knapp for innledende samtale.

Innledende samtaler og månedlige gjennomganger

Et skjema for innledende samtale spør hva kunden ønsker å overlate. Oppstartsmøter for å sette opp tilganger er lengre, og retainerkunder får en gjentakende månedlig gjennomgangssamtale for å gå gjennom timer og prioriteringer.

Bygg en bookingside for VA-virksomheten min med 30 minutters innledende samtaler som spør hvilke oppgaver kunden vil delegere, 60 minutters oppstartsmøter, og gjentakende månedlige gjennomgangssamtaler for retainerkunder, vist i besøkendes tidssone.

En backup for hver kunde

Når du har et team, tildel en ansvarlig og en backup-assistent til hver kunde, planlegg dekning ved ferier, vis tidssoner for begge sider og planlegg gjentakende oppgaver som fredagsrapporten.

Lag en planleggingsapp for VA-teamet mitt. Hver kunde har en ansvarlig og en backup-assistent, gjentakende oppgaver som ukerapporter genereres automatisk, ferier registreres og overfører oppgaver til backup, og tidssoner for assistenter og kunder vises.

Tilgang og konfidensialitet

Assistenter ser innbokser, kalendere og noen ganger betalingsverktøy. Ikke lagre kundepassord i appen; hold dem i en passordbehandler som kunden deler med deg, og registrer bare hvilke verktøy du bruker og hvordan tilgang gis. Be om innlogging på hver konto og tilgangskontroll per kunde, slik at én kunde aldri ser en annen kundes oppgaver.

Verktøy og tilgangsmetode, ikke passord
Tilgangskontroll per kunde
En konfidensialitetserklæring på nettsiden

Velg en nisjeside

En coach eller eiendomsmegler som leter etter hjelp, vil ha noen som allerede kjenner bookings-, kurs- eller annonseverktøyene deres. En landingsside som navngir disse verktøyene og oppgavene du tar fra dem, konverterer bedre enn et generelt tilbud.

En prompt å starte fra

Bygg en app for VA-virksomheten min. Kunder har en månedspakke med timer, en overskuddssats og notater om verktøyene de bruker. De sender inn oppgaver i en portal og ser timer brukt mot pakken sin. Jeg fører tid mot hver oppgave. Den 1. fakturerer jeg pakken; ved månedsslutt legger jeg til overskuddstimer med en oversikt per oppgave.

Spørsmål

Kan kunder se hvor mange timer de har igjen?

Ja. Timer du fører mot oppgaver trekkes fra pakken, og portalen viser saldoen for inneværende måned.

Kan jeg fakturere overskuddstimer automatisk?

Ja. Sett en overskuddssats per kunde, så legger fakturaen ved månedsslutt til timer utover pakken med en oppgaveoversikt.

Kan den føre tid med en timer?

Ja. Be om en start- og stoppknapp for timer på hver oppgave, i tillegg til manuell tidsregistrering.

Må jeg kode?

Nei. Du beskriver appen og endrer den ved å chatte.

Er det gratis?

Gratisplanen krever ikke kredittkort og gir daglige kreditter, nok til å bygge og publisere en første versjon. Pro koster $25/måned og legger til eget domene.

Flere måter å bygge med KI på

Mythex · Pricing · Bygg hva som helst med KI · Maler for nettsider og apper · Mythex sammenlignet · Ordliste for app-bygging med KI · Gratis verktøy for app-bygging med KI · English