虛擬助理的客戶入口、時數追蹤與方案計費

Mythex 讓虛擬助理建立以成果為主打的網站、客戶入口（可提交任務並查看已用時數）、依月方案開立並自動加計超時費用的發票，以及為每位客戶安排備援助理的團隊排程。描述你的工作方式，然後發布上線。

虛擬助理業務需要從軟體得到什麼

客戶每月購買一段時數，然後透過 email、聊天、語音訊息，以及共用看板上的留言來派送任務，而且常常是在他們當地時間的晚上 11 點。助理需要同時處理好幾個信箱、行事曆與工具，有空時會把時數記在試算表上，並在月底根據試算表開立發票。在帳單寄出之前，雙方都不知道方案還剩多少時數，而爭議通常就從那時開始。一旦團隊有了第二位助理，休假期間的代班也會變成問題。真正有用的，是一個能讓任務進入、時數記錄在任務上，並讓雙方都看得到剩餘餘額的地方。

統一的任務進入點，並附截止日期
依任務與客戶記錄時數
客戶可看到方案剩餘時數
超時部分以固定費率計費
每位客戶的工具、權限與偏好備註
每位客戶的備援助理與時區

取代訊息串的任務入口

客戶提交任務時可附上截止日期與附件，並查看每項任務的狀態，以及本月方案已用的時數。共用流程與文件依客戶分別保存，每月摘要會列出已完成的工作，讓價值一目了然。

為我的虛擬助理業務建立客戶入口。客戶登入後可提交附截止日期與附件的任務，查看任務狀態（新建、進行中、等待客戶、已完成），查看本月方案已用的時數，並閱讀每月已完成工作的摘要。每位客戶只能看到自己的資料。

方案月初預收，超時月底結算

每月初開立方案發票，月底再以你的超時費率開立超時時數發票。發票依任務列出時數，讓客戶看見時間花在哪裡；代客購買的軟體等可報銷費用，則以獨立項目列出。

為我的虛擬助理業務建立發票 App。每位客戶的月方案於每月 1 日開立，月底再依其超時費率加入超時時數，時數依任務列出。可報銷費用以獨立項目列出，並可產生 PDF 發票。

工作時數與已開立時數的比對

小任務很容易不斷累積。請每月比較每位客戶的工作時數與已開立時數、每個工作時數的營收、各類任務的數量，以及即將到期的續約。

為我的虛擬助理業務建立儀表板，顯示每位客戶已用時數與方案時數的對照、未開立發票的時數、各客戶每工作時數的營收、各類任務的數量，以及下個月到期的方案續約。

賣的是乾淨的信箱，而不是任務清單

把服務描述為成果：早上 9 點前信箱清空、行事曆沒有重複預約。列出每月時數、回應時間與工作時段的方案，說明如何存取客戶帳號並保密，並加入相似角色客戶的推薦意見。

為我的虛擬助理業務建立網站，服務以成果來描述（信箱管理、行事曆管理、行政與記帳支援、專案協調），列出每月時數與回應時間的方案，並顯示我的工作時段與時區、保密說明頁、客戶推薦意見，以及探索通話按鈕。

探索通話與每月檢視通話

探索通話表單會詢問客戶希望交辦哪些工作。設定權限的導入會議時間較長，而月方案客戶則可固定每月安排一次檢視通話，檢討時數與優先順序。

為我的虛擬助理業務建立預約頁面：30 分鐘的探索通話會詢問客戶想交辦哪些任務，60 分鐘的導入會議，以及月方案客戶的定期每月檢視通話，並依訪客時區顯示時間。

每位客戶都有備援

組成團隊後，為每位客戶指派一位主要助理與一位備援助理，規劃休假代班，顯示雙方的時區，並安排每週報告等重複性任務的時程。

為我的虛擬助理團隊建立排程 App。每位客戶都有一位主要助理與一位備援助理，每週報告等重複任務會自動產生，輸入休假後會將任務改派給備援助理，並顯示助理與客戶的時區。

權限與保密

助理會接觸到信箱、行事曆，有時還包括付款工具。請不要在 App 中儲存客戶密碼；應將密碼存放在客戶與你共用的密碼管理工具中，並只記錄你使用哪些工具，以及如何取得存取權。每個帳號都要求登入，並進行每位客戶的權限檢查，確保一位客戶永遠看不到另一位客戶的任務。

記錄工具與存取方式，而非密碼
每位客戶的權限檢查
網站上的保密聲明

挑選利基市場頁面

教練或房仲需要的是一位已經熟悉他們預約、課程或房源工具的人。一個點名這些工具，以及你能替他們分擔哪些任務的著陸頁，比一般性的服務介紹更容易成交。

可以開始使用的提示詞

為我的虛擬助理業務建立一個 App。客戶每月有一段時數方案、超時費率，以及他們使用工具的備註。客戶在入口中提交任務，並看到本月已用時數與方案的對照。我會為每項任務記錄時間。每月 1 日開立方案發票；月底再依任務明細加計超時時數。

常見問題

客戶可以看到自己還剩多少時數嗎？

可以。你為任務記錄的時數會從方案中扣除，入口會顯示當月的剩餘餘額。

我可以自動計算超時費用嗎？

可以。為每位客戶設定超時費率，月底發票就會加入超出方案的時數，並附上依任務的明細。

可以用計時器記錄時間嗎？

可以。你可以要求每項任務都有開始與停止的計時器，也能手動輸入時間。

我需要寫程式嗎？

不需要。你描述想要的 App，再透過聊天來修改。

免費嗎？

免費方案不需要信用卡，並提供每日點數，足以建立並發布第一個版本。Pro 方案每月 $25，並可加入自訂網域。