Portais de cliente, controlo de horas e faturação por pacotes para assistentes virtuais

O Mythex permite a um assistente virtual criar um site que vende resultados, um portal de cliente onde as tarefas são submetidas e as horas usadas ficam visíveis, faturas mensais de pacote com as horas excedentes adicionadas automaticamente e uma agenda de equipa com um assistente de reserva para cada cliente. Descreva como trabalha e publique.

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O que um negócio de assistência virtual precisa de um software

Os clientes compram um bloco de horas por mês e enviam tarefas por email, mensagem, nota de voz e um comentário num quadro partilhado, muitas vezes às 23h na hora deles. O assistente trabalha em várias caixas de entrada, calendários e ferramentas, regista as horas numa folha de cálculo quando se lembra e fatura a partir dessa folha no fim do mês. Nenhuma das partes vê quanto do pacote resta até chegar a fatura, e é aí que começam as disputas. Assim que há um segundo assistente, a cobertura nas férias também se torna um problema. O que ajuda é um único lugar onde as tarefas chegam, as horas são registadas por tarefa e o saldo corrente fica visível para ambos os lados.

Um único ponto de entrada para tarefas, com datas-limite
Horas registadas por tarefa e por cliente
Saldo do pacote visível para o cliente
Excedentes faturados a uma taxa definida
Notas por cliente sobre ferramentas, acessos e preferências
Assistente de reserva e fusos horários por cliente

Um portal de tarefas que substitui o fluxo de mensagens

Os clientes submetem tarefas com uma data-limite e anexos, veem o estado de cada uma e acompanham as horas usadas no mês face ao pacote. Os processos e documentos partilhados ficam guardados por cliente, e um resumo mensal lista o que foi feito, o que torna o valor visível.

Crie um portal de cliente para o meu negócio de assistência virtual. Os clientes entram, submetem tarefas com data-limite e anexos, veem o estado de cada tarefa (nova, em curso, à espera do cliente, concluída), veem as horas usadas no mês face ao pacote e leem um resumo mensal do trabalho concluído. Cada cliente vê apenas os seus próprios dados.

Pacotes antecipados, excedentes no fim do mês

Fature o pacote mensal no início do mês e as horas excedentes no fim, à sua taxa de excedente. Mostre as horas por tarefa para que o cliente veja onde foi o tempo, e acrescente como linhas separadas as despesas reembolsáveis, como software comprado em nome do cliente.

Crie uma aplicação de faturação para o meu negócio de assistência virtual. Fature o pacote mensal de cada cliente no dia 1, depois acrescente as horas excedentes no fim do mês à taxa de excedente do cliente, com as horas listadas por tarefa. Acrescente despesas reembolsáveis como linhas separadas e gere faturas em PDF.

Horas trabalhadas face a horas faturadas

As tarefas pequenas acumulam-se. Compare as horas trabalhadas com as horas faturadas por cliente em cada mês, a receita por hora trabalhada, o volume de tarefas por tipo e as renovações de pacote que se aproximam.

Crie um painel para o meu negócio de assistência virtual que mostre as horas usadas face ao pacote por cliente, as horas não faturadas, a receita por hora trabalhada por cliente, o volume de tarefas por tipo e as renovações de pacote previstas para o mês seguinte.

Um site que vende uma caixa de entrada limpa, não uma lista de tarefas

Descreva os serviços como resultados: uma caixa de entrada a zero às 9h, um calendário sem marcações duplicadas. Liste os pacotes com horas por mês, tempos de resposta e horário de trabalho, explique como acede às contas dos clientes e como as mantém confidenciais, e acrescente testemunhos de clientes em funções semelhantes.

Crie um site para o meu negócio de assistência virtual com serviços descritos como resultados (gestão de caixa de entrada, gestão de calendário, apoio administrativo e de contabilidade, coordenação de projetos), pacotes com horas por mês e tempos de resposta, o meu horário e fuso horário, uma página de confidencialidade, testemunhos e um botão para chamada de descoberta.

Chamadas de descoberta e revisões mensais

Um formulário de chamada de descoberta pergunta o que o cliente quer delegar. As sessões de integração para configurar os acessos são mais longas, e os clientes com avença têm uma chamada mensal recorrente de revisão para analisar horas e prioridades.

Crie uma página de marcações para o meu negócio de assistência virtual com chamadas de descoberta de 30 minutos que perguntam que tarefas o cliente quer delegar, sessões de integração de 60 minutos e chamadas mensais recorrentes de revisão para clientes com avença, mostradas no fuso horário do visitante.

Um substituto para cada cliente

Quando tiver uma equipa, atribua a cada cliente um responsável e um assistente de reserva, planeie a cobertura nas férias, mostre os fusos horários de ambas as partes e agende tarefas recorrentes como o relatório de sexta-feira.

Crie uma aplicação de agendamento para a minha equipa de assistentes virtuais. Cada cliente tem um responsável e um assistente de reserva, as tarefas recorrentes como os relatórios semanais são geradas automaticamente, as férias são registadas e reatribuem as tarefas ao assistente de reserva, e são mostrados os fusos horários dos assistentes e dos clientes.

Acessos e confidencialidade

Os assistentes veem caixas de entrada, calendários e, por vezes, ferramentas de pagamento. Não guarde as palavras-passe dos clientes na aplicação; mantenha-as num gestor de palavras-passe que o cliente partilha consigo, e registe apenas que ferramentas usa e como o acesso foi concedido. Peça início de sessão em todas as contas e verificações de acesso por cliente, para que nenhum cliente veja as tarefas de outro.

Ferramentas e método de acesso, não palavras-passe
Verificações de acesso por cliente
Uma declaração de confidencialidade no site

Escolha uma página de nicho

Um coach ou um agente imobiliário que procura ajuda quer alguém que já conhece as suas ferramentas de marcações, cursos ou anúncios. Uma página de destino que nomeie essas ferramentas e as tarefas que lhe tira de cima converte melhor do que uma oferta genérica.

Um prompt para começar

Crie uma aplicação para o meu negócio de assistência virtual. Os clientes têm um pacote mensal de horas, uma taxa de excedente e notas sobre as ferramentas que usam. Submetem tarefas num portal e veem as horas usadas face ao pacote. Eu registo o tempo em cada tarefa. No dia 1, fature o pacote; no fim do mês, acrescente as horas excedentes com a discriminação por tarefa.

Perguntas

Os clientes podem ver quantas horas lhes restam?

Sim. As horas que registar em tarefas são subtraídas ao pacote, e o portal mostra o saldo do mês corrente.

Posso faturar as horas excedentes automaticamente?

Sim. Defina uma taxa de excedente por cliente e a fatura de fim de mês acrescenta as horas além do pacote, com a discriminação por tarefa.

Consegue registar o tempo com um cronómetro?

Sim. Peça um cronómetro de início e paragem em cada tarefa, além da introdução manual de tempo.

Preciso de saber programar?

Não. Descreve a aplicação e altera-a conversando.

É gratuito?

O plano Free não precisa de cartão de crédito e dá créditos diários, suficientes para criar e publicar uma primeira versão. O Pro custa $25/mês e acrescenta um domínio personalizado.

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