Sites et applications de notaire qui suivent chaque document jusqu'à l'étranger et retour

Avec Mythex, un bureau de notaire peut créer un site avec une liste de documents à apporter pour chaque service, un formulaire de rendez-vous qui demande le type de document, le nombre de signataires et le pays de destination, et un portail client qui présente l'avancement de chaque document, de la notarisation à l'apostille, à l'ambassade et au messager. Décrivez votre pratique dans le clavardage, prévisualisez, puis publiez.

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Le long voyage d'un document à l'étranger

Une cliente signe une procuration pour la vente d'un appartement en Espagne. Vous la notarisez, vous l'envoyez pour apostille, puis l'avocat de l'acheteur demande en plus une traduction et une légalisation consulaire. Le certificat de diplôme d'un autre client, pour un emploi d'enseignement dans le Golfe, exige trois bureaux et le timbre d'une ambassade, et l'ambassade a modifié ses exigences le mois dernier. Le registre journalier indique quand chaque document est parti, mais pas où il se trouve maintenant, et les clients téléphonent chaque semaine parce que la date de fin approche. Un bureau de notaire a besoin de suivre chaque dossier par étape avec des dates, de percevoir d'avance les honoraires des tiers, et de consigner ses propres notes sur les règles et les délais de chaque ambassade.

Réservations qui captent le type de document, les signataires et la destination
Visites mobiles avec temps de déplacement bloqué
Étapes de légalisation avec dates pour chaque dossier
Honoraires des tiers perçus avant l'envoi des documents
Exigences des ambassades et délais de traitement tenus à jour
Vérifications d'identité consignées selon vos obligations

Les clients voient où se trouve leur document

Chaque dossier affiche son étape : notarisé, envoyé pour apostille, à l'ambassade, retourné, expédié par messager, avec la date de début de chaque étape et le numéro de suivi du messager. Les clients téléversent leurs ébauches pour examen avant le rendez-vous, afin de repérer les problèmes avant leur arrivée.

Créez un portail client pour mon bureau de notaire. Chaque dossier présente les étapes notarisé, envoyé pour apostille, à l'ambassade, retourné et expédié par messager, avec les dates et le suivi du messager. Les clients téléversent des ébauches de documents avant le rendez-vous et voient ce qu'ils doivent apporter.

Des rendez-vous qui posent les bonnes questions

Les clients choisissent le service, indiquent combien de personnes signent et pour quel pays le document est destiné, puis choisissent une visite au bureau ou une visite mobile. Les visites mobiles bloquent le temps de déplacement de part et d'autre, et la confirmation énumère les pièces d'identité et les originaux à apporter.

Créez une page de réservation pour un notaire. Les clients choisissent un service comme les copies certifiées conformes, la procuration ou les documents d'entreprise, indiquent le nombre de signataires et le pays de destination, puis choisissent un rendez-vous au bureau ou en visite mobile. Les visites mobiles bloquent 30 minutes de déplacement de part et d'autre. Les courriels de confirmation listent les pièces d'identité et les originaux à apporter.

Référents, clients et notes sur les ambassades

Les cabinets d'avocats, les courtiers immobiliers et les entreprises qui confient du travail régulier sont suivis comme référents. L'historique des documents de chaque client facilite les demandes répétées. Une page par ambassade ou consulat contient vos propres notes sur les exigences et les délais récents.

Créez un CRM pour un bureau de notaire avec les clients et leurs dossiers passés, les cabinets d'avocats et les courtiers qui recommandent des clients, et une page par ambassade avec des notes sur les exigences, les honoraires et les délais de traitement récents que je mets à jour.

Honoraires notariaux et débours séparés

Honoraires notariaux, frais d'apostille, frais d'ambassade, traduction et messagerie sur des lignes distinctes, avec les débours des tiers réclamés avant l'envoi du document. Les visites mobiles ont leurs propres frais, et les cabinets d'avocats peuvent être facturés chaque mois.

Créez une facturation pour un notaire avec des lignes distinctes pour les honoraires notariaux, les frais d'apostille, les frais d'ambassade, la traduction, la messagerie et les frais de visite mobile, un paiement d'avance pour les débours des tiers, et des relevés mensuels pour les cabinets d'avocats clients.

Délais réels par pays de destination

Dossiers par étape, en particulier ceux qui attendent à l'ambassade, délai moyen entre la notarisation et le retour par pays, et revenus partagés entre vos honoraires et les débours des tiers.

Créez un tableau de bord pour un notaire qui présente les dossiers par étape, le nombre moyen de jours entre la notarisation et le retour par pays de destination, les revenus d'honoraires par rapport aux frais des tiers, et le travail par référent.

Une page pour chaque type de client

Les personnes qui achètent un bien à l'étranger, les enseignants qui partent travailler outre-mer et les entreprises qui ouvrent un compte bancaire étranger ont chacun des documents et des échéances prévisibles. Une page d'accueil pour chacun, avec les documents qu'ils ont habituellement besoin et un formulaire qui demande le pays de destination, attire de meilleures demandes qu'une seule page générale de notaire.

Acheteurs de propriétés à l'étranger et procurations
Diplômes pour un emploi à l'étranger
Documents d'entreprise pour les banques étrangères

Ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire

Les pouvoirs et les obligations d'un notaire varient beaucoup selon le territoire, et à plusieurs endroits le notaire ne conseille pas sur le contenu d'un document. Dites sur le site ce que vous faites et ce que vous ne faites pas, consignez les vérifications d'identité comme vos règles l'exigent, et vérifiez les règles de tenue des dossiers applicables là où vous exercez avant de conserver des documents numérisés.

Une consigne pour commencer

Créez une application pour mon bureau de notaire. Les clients réservent leurs rendez-vous en ligne en indiquant le type de document, le nombre de signataires et le pays de destination, au bureau ou en visite mobile. Chaque dossier est suivi par les étapes notarisé, apostille, ambassade et messager, avec des dates, et les clients voient l'étape dans un portail. Les factures séparent mes honoraires des frais d'apostille, d'ambassade et de messagerie.

Questions

Les clients peuvent-ils réserver un rendez-vous de notaire en ligne?

Oui. Le formulaire de réservation demande le service, le nombre de signataires et le pays de destination, et la confirmation leur indique quoi apporter.

Les clients peuvent-ils suivre leur apostille ou leur légalisation par l'ambassade?

Oui. Chaque dossier comporte des étapes avec des dates que vous mettez à jour, et les clients se connectent pour voir où se trouve leur document et le numéro de suivi du messager.

Puis-je percevoir d'avance les frais d'ambassade?

Oui, par l'entremise d'un fournisseur de paiement que vous connectez avec votre propre compte. Les frais des tiers peuvent être réclamés avant l'envoi des documents.

Dois-je savoir coder?

Non. Vous décrivez votre pratique et la modifiez par clavardage.

Combien cela coûte-t-il?

Vous pouvez créer et publier avec le forfait Gratuit, sans carte. Pro coûte 25 $ US par mois et ajoute un domaine personnalisé, la modification du code, l'exportation et plus de crédits.

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