書類が大使館へ行って戻るまでを追跡する公証役場のウェブサイトとアプリ

Mythexなら、公証事務所は、サービスごとの持ち物チェックリスト付きのウェブサイト、書類の種類・署名者数・送付先の国を尋ねる予約フォーム、そして公証済みからアポスティーユ、大使館、宅配便までの各書類の進捗を示すクライアントポータルを構築できます。事務所の内容をチャットで説明し、プレビューして公開するだけです。

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書類が海外へ行く長い旅

ある依頼人が、スペインの不動産売買に関する委任状に署名します。あなたがそれを公証し、アポスティーユの認証に出しますが、その後、買主の弁護士から翻訳と領事認証も求められます。別の依頼人は、湾岸地域での教職のために学位証明書が必要で、3つの機関と大使館の認証印が必要になり、大使館は先月から要件を変更しました。業務日誌には各書類がいつ出たかは書かれていますが、今どこにあるかは分からず、依頼人は完了予定日が近づくと毎週電話をかけてきます。公証事務所に必要なのは、案件ごとに段階と日付で追跡すること、第三者の手数料を前払いで受け取ること、そして大使館ごとの規則と所要期間に関する自分のメモを最新に保つことです。

書類の種類、署名者、送付先を記録する予約
移動時間を確保した出張訪問
案件ごとに日付付きで管理する認証の段階
書類を送る前に受け取る第三者の手数料
最新の状態に保つ大使館の要件と処理期間のメモ
義務に従って記録する本人確認

依頼人は自分の書類がどこにあるか確認できる

案件ごとに段階を表示します。公証済み、アポスティーユに提出、大使館にて、返却、宅配便で発送など、それぞれの開始日と宅配便の追跡番号が表示されます。依頼人は予約の前に下書きをアップロードして確認でき、問題は到着前に見つかります。

当公証事務所向けのクライアントポータルを作ってください。案件ごとに、公証済み、アポスティーユに提出、大使館にて、返却、宅配便発送の段階を日付と宅配便の追跡番号付きで表示してください。依頼人は予約の前に書類の下書きをアップロードでき、持参すべきものを確認できるようにしてください。

適切な質問をする予約

依頼人はサービスを選び、何名が署名するか、書類の送付先の国を伝え、事務所または出張訪問のどちらかを選びます。出張訪問では前後の移動時間が確保され、確認画面には持参すべき本人確認書類と原本の一覧が表示されます。

公証人向けの予約ページを作ってください。依頼人は認証謄本、委任状、会社書類などのサービスを選び、署名者数と送付先の国を入力し、事務所または出張の予約を選べるようにしてください。出張訪問では前後30分の移動時間を確保してください。確認メールには、持参すべき本人確認書類と原本を記載してください。

紹介元、依頼人、大使館のメモ

定期的に依頼を出す法律事務所、不動産業者、企業は紹介元として管理されます。依頼人ごとの書類の履歴は、継続的な依頼に役立ちます。大使館や領事館ごとのページには、要件と最近の処理期間に関するご自身のメモを保存できます。

公証事務所向けのCRMを作ってください。依頼人と過去の案件、紹介元の法律事務所と代理店、そして大使館や領事館ごとのページを用意し、そこには私が更新する要件のメモ、手数料、最近の処理期間を記録できるようにしてください。

公証手数料と実費を分けて請求

公証手数料、アポスティーユ手数料、大使館手数料、翻訳、宅配便を別々の行に記載し、第三者の費用は書類を送る前に請求します。出張訪問には別途料金があり、法律事務所には月次での請求が可能です。

公証人向けの請求書機能を作ってください。公証手数料、アポスティーユ手数料、大使館手数料、翻訳、宅配便、出張訪問料をそれぞれ別の行にし、第三者の手数料は事前に支払いを受けられるようにし、法律事務所の依頼人には月次の明細を発行してください。

送付先の国ごとの実際の処理期間

段階ごとの案件、特に大使館で待機しているもの、国ごとの公証から返却までの平均日数、そして自分の手数料と実費の収入内訳を表示します。

公証人向けのダッシュボードを作ってください。段階ごとの案件、送付先の国ごとの公証から返却までの平均日数、手数料収入と第三者費用の比較、紹介元ごとの業務量を表示してください。

依頼人の種類ごとのページ

海外の不動産を購入する人、海外へ移住する教員、外国の銀行口座を開設する企業には、それぞれ決まった書類と締め切りがあります。それぞれ専用のランディングページを用意し、通常必要な書類を示したうえで、送付先の国を尋ねるフォームを置くと、一般的な公証のページ1つよりも質の高い問い合わせが得られます。

海外不動産の購入者と委任状
海外での就労に必要な資格
外国の銀行向けの会社書類

できることとできないこと

公証人の権限と職務は管轄によって大きく異なり、多くの地域では公証人は書類の内容について助言しません。サイトには、何をし、何をしないのかを明記してください。規則が求めるとおりに本人確認を記録し、スキャンした書類を保存する前に、営業地域に適用される記録の保管規則を確認してください。

ここから始められるプロンプト

私の公証事務所向けのアプリを作ってください。依頼人は書類の種類、署名者数、送付先の国を入力してオンラインで予約でき、事務所または出張訪問を選べるようにしてください。案件ごとに、公証済み、アポスティーユ、大使館、宅配便の段階を日付付きで追跡し、依頼人はポータルで段階を確認できるようにしてください。請求書では、私の手数料とアポスティーユ、大使館、宅配便の費用を分けて記載してください。

よくある質問

依頼人はオンラインで公証の予約をできますか？

はい。予約フォームでサービス、署名者数、送付先の国を尋ね、確認画面で持参すべきものを案内します。

依頼人はアポスティーユや大使館の領事認証の進捗を追跡できますか？

はい。案件ごとに、あなたが更新する日付付きの段階があり、依頼人はログインして、書類の現在の所在と宅配便の追跡番号を確認できます。

大使館の手数料を前払いで受け取れますか？

はい。ご自身のアカウントで接続した決済サービスを通じて受け取れます。第三者の手数料は、書類を送る前に請求できます。

コードの知識は必要ですか？

いいえ。事務所の内容を説明し、チャットで変更するだけです。

料金はいくらですか？

無料プランでは、カード登録なしで作成と公開ができます。Proプランは月額25ドルで、カスタムドメイン、コード編集、エクスポート、さらに多くのクレジットが利用できます。

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