Sites e Apps de Tabelionato que Acompanham Cada Documento até o Consulado e a Volta

Com a Mythex, um escritório de tabelionato cria um site com uma lista do que levar para cada serviço, um formulário de agendamento que pergunta o tipo de documento, o número de signatários e o país de destino, e um portal do cliente que mostra o andamento de cada documento, desde o reconhecimento de firma até a apostila, o consulado e a entrega por correio. Descreva seu escritório no chat, veja a prévia e publique.

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A longa viagem de um documento ao exterior

Um cliente assina uma procuração para a compra de um apartamento na Espanha. Você reconhece a firma, envia para a apostila e, depois, o advogado do comprador pede também a tradução e a legalização consular. O diploma de outro cliente, para uma vaga de professor no Golfo, precisa passar por três repartições e por um carimbo do consulado, e o consulado mudou os requisitos no mês passado. O livro de registro diz quando cada documento saiu, mas não onde ele está agora, e os clientes ligam toda semana com a data de conclusão se aproximando. Um tabelionato precisa acompanhar cada processo por etapa com datas, cobrar as taxas de terceiros antecipadamente e manter as próprias anotações sobre as regras e os prazos de cada consulado.

Agendamentos que registram o tipo de documento, os signatários e o destino
Visitas externas com o tempo de deslocamento bloqueado
Etapas de legalização com datas por processo
Taxas de terceiros cobradas antes de os documentos saírem
Requisitos e prazos dos consulados sempre atualizados
Verificações de identificação registradas conforme as suas obrigações

O cliente vê onde está o seu documento

Cada processo mostra a etapa atual: reconhecido, enviado para apostila, no consulado, devolvido, enviado por correio, com a data em que cada uma começou e o código de rastreio da entrega. Os clientes enviam rascunhos para revisão antes do atendimento, para que os problemas sejam encontrados antes de a pessoa chegar.

Crie um portal do cliente para o meu tabelionato. Cada processo mostra as etapas reconhecido, enviado para apostila, no consulado, devolvido e enviado por correio, com datas e rastreio da entrega. Antes do atendimento, os clientes enviam rascunhos dos documentos e veem o que precisam levar.

Agendamentos que fazem as perguntas certas

O cliente escolhe o serviço, informa quantas pessoas vão assinar e para qual país o documento se destina, e escolhe atendimento no cartório ou visita externa. As visitas externas bloqueiam o tempo de deslocamento antes e depois, e a confirmação lista a identificação e os originais que devem ser levados.

Crie uma página de agendamento para um tabelião. O cliente escolhe um serviço como cópias autenticadas, procuração ou documentos de empresa, informa o número de signatários e o país de destino, e escolhe um atendimento no cartório ou uma visita externa. As visitas externas bloqueiam 30 minutos de deslocamento antes e depois. Os e-mails de confirmação listam a identificação e os originais que devem ser levados.

Indicadores, clientes e anotações dos consulados

Escritórios de advocacia, corretores de imóveis e empresas que enviam trabalho com regularidade são registrados como indicadores. O histórico de documentos de cada cliente ajuda nos trabalhos recorrentes. Uma página por consulado ou embaixada guarda as suas anotações sobre os requisitos e os prazos recentes.

Crie um CRM para um tabelionato com os clientes e seus processos anteriores, escritórios de advocacia e corretores que indicam trabalho, e uma página por consulado com anotações de requisitos, taxas e prazos recentes que eu atualizo.

Emolumentos e despesas repassadas separados

Emolumentos, taxa de apostila, taxa do consulado, tradução e correio aparecem em linhas separadas, com os custos de terceiros cobrados antes de o documento ser enviado. As visitas externas têm cobrança própria, e os escritórios de advocacia podem receber faturas mensais.

Crie um sistema de faturamento para um tabelião com linhas separadas para emolumentos, taxas de apostila, taxas de consulado, tradução, correio e taxa de visita externa, pagamento antecipado das taxas de terceiros e extratos mensais para os escritórios de advocacia clientes.

Prazo real por país de destino

Processos por etapa, especialmente os que aguardam no consulado, o tempo médio entre o reconhecimento e a devolução por país, e a receita dividida entre os seus honorários e os custos repassados.

Crie um dashboard para um tabelião mostrando processos por etapa, média de dias entre o reconhecimento e a devolução por país de destino, receita de taxas em comparação com custos de terceiros e trabalhos por indicador.

Uma página para cada tipo de cliente

Quem compra imóvel no exterior, professores que se mudam para o estrangeiro e empresas que abrem contas em bancos estrangeiros têm documentos e prazos previsíveis. Uma página de destino para cada um, com os documentos que costumam precisar e um formulário que pergunta o país de destino, traz consultas melhores do que uma única página geral de tabelionato.

Compradores de imóveis no exterior e procurações
Diplomas para trabalho no exterior
Documentos de empresa para bancos estrangeiros

O que você pode e o que não pode fazer

Os poderes e deveres de um tabelião variam muito de jurisdição para jurisdição, e em muitos lugares o tabelião não orienta sobre o conteúdo do documento. Informe no site o que você faz e o que não faz, registre as verificações de identificação conforme as suas regras e confira as regras de guarda de registros que se aplicam onde você atua antes de armazenar documentos digitalizados.

Um prompt para começar

Crie um app para o meu tabelionato. Os clientes agendam online informando o tipo de documento, o número de signatários e o país de destino, no cartório ou como visita externa. Cada processo é acompanhado pelas etapas reconhecido, apostila, consulado e correio, com datas, e os clientes veem a etapa em um portal. As faturas separam os meus honorários dos custos de apostila, consulado e correio.

Perguntas

Os clientes podem agendar um tabelião online?

Sim. O formulário de agendamento pergunta o serviço, o número de signatários e o país de destino, e a confirmação informa o que levar.

Os clientes podem acompanhar a apostila ou a legalização no consulado?

Sim. Cada processo tem etapas com datas que você atualiza, e os clientes entram para ver onde está o documento e o código de rastreio da entrega.

Posso cobrar antecipadamente as taxas de consulado?

Sim, por meio de um provedor de pagamento que você conecta com a sua própria conta. As taxas de terceiros podem ser cobradas antes de você enviar os documentos.

Preciso saber programar?

Não. Você descreve o seu escritório e altera tudo conversando no chat.

Quanto custa?

Você pode criar e publicar no plano Gratuito, sem cartão. O Pro custa US$ 25 por mês e acrescenta domínio próprio, edição de código, exportação e mais créditos.

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