QuickBooks vs Xero: quale software di contabilità fa per te?

Scegli QuickBooks Online se vuoi un'ampia gamma di piani per un'azienda statunitense in crescita, con tracciamento di magazzino e progetti a partire dal piano Plus e fino a 25 utenti in Advanced. Xero offre il miglior rapporto qualità-prezzo se vuoi utenti illimitati senza canoni per utente, se sei una micro-impresa o se lavori con più valute con un budget limitato. A ottobre 2026 i piani USA di Xero costano da 27 a 97 dollari al mese senza canoni per utente, mentre QuickBooks Online costa da 38 a 340 dollari al mese a prezzo pieno, con limiti di utenti da 1 a 25. Chiedi al tuo commercialista quale usa prima di decidere, perché spesso conta più delle funzioni.

QuickBooks vs Xero in sintesi

Fonti: prezzi QuickBooks Online e prezzi Xero USA, verificati a ottobre 2026.

Come abbiamo confrontato

Abbiamo confrontato i piani USA, i prezzi e i limiti dalle pagine prezzi ufficiali di QuickBooks e Xero a ottobre 2026, in dollari USA. Entrambi vendono in altri paesi a prezzi e con funzioni diverse, quindi controlla la pagina del tuo paese. Indichiamo i prezzi di listino e citiamo a parte le offerte introduttive, perché scadono. Non abbiamo testato il software né confrontato la copertura dei collegamenti bancari. Ci siamo concentrati su quanto paga in un anno una piccola azienda, quante persone possono usarlo e quali funzioni portano a un piano superiore.

Questa guida è un confronto tra software, non una consulenza contabile o fiscale. Parla con un commercialista per capire cosa serve alla tua azienda.

Prezzi a ottobre 2026 (USA)

QuickBooks Online

• Offerta introduttiva al momento della verifica: 50% di sconto per i primi 3 mesi.
• Il pagamento fornitori via ACH costa 0,50 dollari per ogni operazione standard oltre la quota mensile.

Vedi prezzi QuickBooks.

Xero (USA)

• Xero dichiara nessun canone per utente.
• Offerta introduttiva al momento della verifica: 90% di sconto per i primi 6 mesi per i nuovi clienti USA, in scadenza il 2 novembre 2026. Non si applica ai componenti aggiuntivi, all'utilizzo o alle commissioni di pagamento.
• Xero Payroll, basato su Gusto, costa 36 dollari al mese più 6 dollari per dipendente o collaboratore.

Vedi prezzi Xero USA.

In pratica: un'azienda con 4 persone che devono accedere, pagando il prezzo pieno per un anno, dovrebbe prendere QuickBooks Plus a 140 dollari al mese (1.680 dollari all'anno), perché Essentials è limitato a 3 utenti. Su Xero le stesse quattro persone potrebbero condividere Growing a 59 dollari al mese (708 dollari all'anno), oppure Established a 97 dollari al mese (1.164 dollari all'anno) se servono progetti o multi-valuta.

Utenti e accessi

Il vantaggio principale di Xero è questo. QuickBooks Online lega gli utenti al piano: 1 in Simple Start, 3 in Essentials, 5 in Plus e 25 in Advanced, più l'accesso per il commercialista. Se il team cresce oltre il limite, passi a un piano superiore.

Xero dichiara di non avere canoni per utente, quindi un team in crescita non richiede automaticamente un piano più grande.

Le funzioni che portano a un piano superiore

QuickBooks: magazzino e redditività dei progetti partono dal piano Plus. Classi e sedi illimitate, automazione dei flussi di lavoro e fatturazione in batch sono nel piano Advanced.

Xero: il limite di 20 fatture e 5 fatture di acquisto al mese in Early è quello che conta di più; la maggior parte delle aziende attive avrà bisogno di Growing. Multi-valuta e progetti sono in Established.

Commercialisti ed ecosistema

Entrambi sono strumenti cloud a cui commercialisti e contabili possono essere invitati. In pratica, usare il software che il tuo commercialista già conosce fa spesso risparmiare più tempo e denaro di qualsiasi differenza di funzioni, quindi chiediglielo prima di iscriverti. Se stai avviando tu uno studio di contabilità, vedi come avviare un'attività di contabilità.

Dove si inserisce uno strumento personalizzato

Non costruire un tuo sistema contabile. La contabilità a partita doppia, i collegamenti bancari, i moduli fiscali e i report per il commercialista sono esattamente ciò per cui esistono QuickBooks e Xero.

Quello che potresti costruire è il lavoro che precede la contabilità: un portale di preventivi e fatture con il tuo brand per i clienti, un tracciatore di lavori che trasforma il lavoro completato in dati di fatturazione, o un modulo per l'invio delle spese per il tuo team. Con Mythex descrivi ciò che ti serve in chat e il sistema costruisce un'app funzionante con database, accesso e archiviazione dei file quando servono, con anteprima dal vivo, e la pubblica su un URL con un clic. Il piano Free dà 5 crediti al giorno e Pro parte da 25 dollari al mese. Vedi come creare un'app di fatturazione e come creare un tracciatore delle spese. Il tuo software di contabilità resta il sistema di riferimento; collegare i due tramite le loro API è codice aggiuntivo da creare e mantenere.

Domande a cui rispondere prima di iscriverti

Il software di contabilità è difficile da cambiare in seguito, quindi dedica un'ora a questo prima di tutto:

1. Quale strumento usa il tuo commercialista o contabile? Chiediglielo direttamente.
2. Quante persone devono accedere? Conta tutti, compresi i dipendenti part-time che inseriscono fatture o spese.
3. Quante fatture e fatture di acquisto gestisci al mese? Sotto 20 fatture e 5 fatture di acquisto va bene Xero Early; oltre, no.
4. Hai scorte di magazzino o gestisci progetti? Questo punta a QuickBooks Plus o a Xero Established.
5. Lavori con più di una valuta? Su Xero questo richiede Established.
6. Quanto pagherai quando finisce l'offerta introduttiva? Fai il budget sul prezzo di listino.

Entrambi offrivano primi mesi scontati al momento della verifica, quindi collega un conto bancario reale e registra un mese di movimenti prima di impegnarti.

Chi dovrebbe scegliere cosa

• Il tuo commercialista lavora con QuickBooks: QuickBooks Online.
• Il tuo commercialista lavora con Xero: Xero.
• Ti servono magazzino e redditività dei progetti: QuickBooks Plus.
• Un team più grande con fino a 25 utenti e automazione: QuickBooks Advanced.
• Micro-impresa che invia meno di 20 fatture al mese: Xero Early.
• Più persone devono accedere con un budget limitato: Xero, senza canoni per utente.
• Fatturi o paghi in più valute: Xero Established.

Verdetto

Xero costa meno a ogni livello negli USA e non addebita per utente, il che lo rende un ottimo rapporto qualità-prezzo per team piccoli e in crescita. QuickBooks Online costa di più e limita gli utenti per piano, ma offre più livelli, fino a 25 utenti, e include strumenti per magazzino e progetti dal piano Plus. Calcola i prezzi sul tuo numero reale di utenti e fatture in un anno, ignora gli sconti introduttivi e lascia che sia il tuo commercialista a decidere in caso di parità.

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