QuickBooks vs Xero: qual é o software de contabilidade certo para si?

Escolha o QuickBooks Online se quiser um leque alargado de planos para uma empresa em crescimento nos EUA, com controlo de inventário e de projetos a partir do plano Plus e até 25 utilizadores no Advanced. O Xero é a melhor relação qualidade-preço se quiser utilizadores ilimitados sem taxas por utilizador, se for uma empresa muito pequena ou se trabalhar com várias moedas com orçamento limitado. Em outubro de 2026, os planos do Xero para os EUA custam entre 27 e 97 dólares por mês, sem taxas de licença por utilizador, enquanto o QuickBooks Online custa entre 38 e 340 dólares por mês a preços normais, com limites de utilizadores entre 1 e 25. Pergunte ao seu contabilista qual dos dois utiliza antes de decidir, porque isso costuma pesar mais do que as funcionalidades.

QuickBooks vs Xero em resumo

Fontes: preços do QuickBooks Online e preços do Xero para os EUA, verificados em outubro de 2026.

Como comparámos

Comparámos os planos, preços e limites dos EUA nas páginas de preços oficiais do QuickBooks e do Xero, em outubro de 2026, em dólares norte-americanos. Ambos vendem noutros países a preços e com funcionalidades diferentes, por isso confirme a página local. Indicamos os preços normais e mencionamos as ofertas introdutórias à parte, uma vez que terminam. Não testámos o software nem comparámos a cobertura das ligações bancárias. Concentrámo-nos no que uma pequena empresa paga ao longo de um ano, em quantas pessoas podem usar o software e em que funcionalidades o obrigam a subir de plano.

Este guia é uma comparação de software, não aconselhamento contabilístico ou fiscal. Fale com um contabilista sobre o que a sua empresa precisa.

Preços em outubro de 2026 (EUA)

QuickBooks Online

• Oferta introdutória quando verificámos: 50% de desconto durante os primeiros 3 meses.
• O pagamento de faturas por ACH tem uma taxa de 0,50 dólares por transação padrão acima da quota mensal.

Veja os preços do QuickBooks.

Xero (EUA)

• O Xero indica que não há taxas de licença por utilizador.
• Oferta introdutória quando verificámos: 90% de desconto durante os primeiros 6 meses para novos clientes dos EUA, que termina a 2 de novembro de 2026. Não se aplica a complementos, consumos nem taxas de pagamento.
• O Xero Payroll, com a tecnologia da Gusto, custa 36 dólares por mês mais 6 dólares por colaborador ou prestador de serviços.

Veja os preços do Xero para os EUA.

Na prática: uma empresa com 4 pessoas que precisam de acesso, a pagar preços normais durante um ano, teria de contratar o QuickBooks Plus a 140 dólares por mês (1680 dólares por ano), porque o Essentials está limitado a 3 utilizadores. No Xero, essas mesmas quatro pessoas poderiam partilhar o Growing a 59 dólares por mês (708 dólares por ano), ou o Established a 97 dólares por mês (1164 dólares por ano) se precisarem de projetos ou multimoeda.

Utilizadores e acesso

Esta é a maior vantagem do Xero. O QuickBooks Online associa os utilizadores ao plano: 1 no Simple Start, 3 no Essentials, 5 no Plus e 25 no Advanced, mais acesso para o contabilista. Se a sua equipa crescer além do limite, tem de passar para um plano superior.

O Xero indica que não tem taxas de licença por utilizador, por isso uma equipa em crescimento não implica automaticamente um plano maior.

Funcionalidades que o obrigam a subir de plano

QuickBooks: o inventário e a rentabilidade de projetos começam no Plus. Classes e localizações ilimitadas, automatização de fluxos de trabalho e faturação em lote estão no Advanced.

Xero: o limite do Early de 20 faturas e 5 faturas de fornecedor por mês é o mais importante; a maioria das empresas ativas vai precisar do Growing. A multimoeda e os projetos estão no Established.

Contabilistas e ecossistema

Ambos são ferramentas na cloud em que contabilistas e técnicos de contabilidade podem ser convidados a entrar. Na prática, usar o software que o seu contabilista já conhece costuma poupar mais tempo e dinheiro do que qualquer diferença de funcionalidades, por isso pergunte-lhe antes de se inscrever. Se estiver a pensar iniciar um gabinete de contabilidade, veja como abrir um negócio de contabilidade.

Onde encaixa uma ferramenta personalizada

Não construa o seu próprio sistema de contabilidade. A contabilidade por partidas dobradas, as ligações bancárias, os formulários fiscais e os relatórios para o seu contabilista são exatamente para o que servem o QuickBooks e o Xero.

O que pode construir é o trabalho que acontece antes da contabilidade: um portal de orçamentos e faturas com a sua marca para clientes, um registo de trabalhos que transforma trabalhos concluídos em dados de faturação, ou um formulário de submissão de despesas para a sua equipa. Com a Mythex, descreve o que quer no chat, e a plataforma cria uma aplicação funcional com base de dados, início de sessão e armazenamento de ficheiros quando necessário, com pré-visualização em tempo real, e publica-a num URL com um clique. O plano Free dá 5 créditos por dia e o Pro começa em 25 dólares por mês. Veja como criar uma aplicação de faturação e como criar um registo de despesas. O seu software de contabilidade continua a ser o sistema de referência; ligar os dois através das suas APIs é código extra que terá de criar e manter.

Perguntas a responder antes de se inscrever

O software de contabilidade é difícil de trocar mais tarde, por isso dedique uma hora a isto primeiro:

1. Que ferramenta usa o seu contabilista ou técnico de contabilidade? Pergunte-lhe diretamente.
2. Quantas pessoas precisam de iniciar sessão? Conte toda a gente, incluindo colaboradores a tempo parcial que registam faturas ou despesas.
3. Quantas faturas e faturas de fornecedor trata por mês? Menos de 20 faturas e 5 faturas de fornecedor cabe no Xero Early; mais do que isso, não.
4. Tem stock ou gere projetos? Isso aponta para o QuickBooks Plus ou para o Xero Established.
5. Trabalha com mais do que uma moeda? No Xero, isso implica o Established.
6. Quanto vai pagar depois de terminar a oferta introdutória? Faça o orçamento ao preço normal.

Ambos tinham primeiros meses com desconto quando verificámos, por isso ligue uma conta bancária real e registe um mês de movimentos antes de se comprometer.

Quem deve escolher o quê

• O seu contabilista trabalha no QuickBooks: QuickBooks Online.
• O seu contabilista trabalha no Xero: Xero.
• Precisa de inventário e de rentabilidade de projetos: QuickBooks Plus.
• Equipa maior que precisa de até 25 utilizadores e automatização: QuickBooks Advanced.
• Pequena empresa muito pequena com menos de 20 faturas por mês: Xero Early.
• Várias pessoas precisam de acesso com orçamento limitado: Xero, sem taxas por utilizador.
• Fatura ou paga em várias moedas: Xero Established.

Veredito

O Xero é mais barato em todos os níveis nos EUA e não cobra por utilizador, o que o torna uma excelente relação qualidade-preço para equipas pequenas e em crescimento. O QuickBooks Online custa mais e limita os utilizadores por plano, mas oferece mais níveis, até 25 utilizadores, e inclui ferramentas de inventário e de projetos a partir do Plus. Compare os preços com o seu número real de utilizadores e faturas ao longo de um ano, ignore os descontos introdutórios e deixe o seu contabilista decidir.

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