Fallverwaltung und Kundenportale für Schuldnerberatungen, mit KI gebaut

Mythex baut die Fallwerkzeuge, die eine Schuldnerberatung sonst auf Dokumente und Postfächer verteilt: eine Fallakte mit Gläubigern, Budget, Plan und Beratungsnotizen, ein Portal, in dem Klienten Kontoauszüge hochladen und den Stand jedes Gläubigers sehen, Terminbuchung für Erstgespräch und Prüfung mit freigehaltenen Eilterminen und eine ruhige Website, die um einen Rückruf bittet statt um ein langes Formular.

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Was Beraterinnen und Berater vor sich haben müssen

Menschen, die sich an eine Schuldnerberatung wenden, sind oft verängstigt, manchmal nur Tage von einem Gerichtstermin oder einem Vollstreckungsbesuch entfernt, und misstrauisch gegenüber Betrügern. Die Beratung muss leicht erreichbar sein und schnell einordnen können. Danach wird die Arbeit detailliert: Einkommen und Ausgaben für ein Budget, jeder Gläubiger mit Saldo und Status, Schreiben und Kontoauszüge, Notizen zur Schutzbedürftigkeit, die gegebene Beratung und ein Plan mit Wiedervorlagen. Liegt das in getrennten Dokumenten, sieht die Person am Telefon nicht, was beim letzten Mal besprochen wurde. Geldgeber und Partner wollen außerdem Zahlen zu Fällen, Ergebnissen und Vermittlungswegen.

Eine Fallakte mit Gläubigern, Budget, Plan und einer Notizen-Chronik
Fallstufen von der Ersteinschätzung bis zum Abschluss
Wiedervorlagen, die automatisch erscheinen
Gesicherter Dokumenten-Upload für Kontoauszüge und Gläubigerschreiben
Eiltermine für Gerichts- und Vollstreckungsfälle
Hinweise zur Schutzbedürftigkeit für jede Beraterin und jeden Berater im Fall sichtbar

Eine Fallakte statt verstreuter Dokumente

Jeder Klient hat einen strukturierten Fall: Gläubiger mit Salden, vereinbarte Zahlungen und Vollstreckungssperren, das Budget, die gegebene Beratung und den Plan. Daneben läuft eine Freitext-Chronik, sodass eine Beraterin, die zurückruft, sieht, was zuletzt gesagt wurde. Fälle wandern von der Ersteinschätzung über die Sachverhaltsaufnahme, die Beratung und den laufenden Plan bis zum Abschluss, und Wiedervorlagen erscheinen von selbst.

Baue eine Fallverwaltungs-App für unsere Schuldnerberatung. Jeder Fall hat Klientendaten, eine Gläubigerliste (Name, Saldo, vereinbarte Zahlung, Vollstreckungssperre), Einkommens- und Ausgabenbudget, Stufe (Ersteinschätzung, Sachverhaltsaufnahme, Beratung gegeben, Plan aktiv, abgeschlossen), Wiedervorlage und eine Notizen-Chronik mit Zeitstempel. Zeige Fälle, die diese Woche zur Wiedervorlage fällig sind.

Ein Klientenportal für Dokumente und den Stand der Gläubiger

Klienten laden Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen und Gläubigerschreiben gesichert hoch, sehen ihr vereinbartes Budget in einfacher Sprache und prüfen eine schlichte Gläubigerliste, die zeigt, was jeder Gläubiger zugesagt hat. Der nächste Wiedervorlagetermin und alles, was davor zu tun ist, stehen ganz oben.

Erstelle ein Klientenportal für unsere Schuldnerberatung. Klienten melden sich an, um Dokumente hochzuladen, und sehen ihr Budget, eine Liste der Gläubiger mit offenem Betrag, vereinbarter Zahlung und Status sowie ihren nächsten Wiedervorlagetermin mit anstehenden Aufgaben. Nur der Klient und seine Beraterin oder sein Berater sehen den Fall.

Ersteinschätzung, vollständige Beratung und Eiltermine

Bieten Sie je Beraterin oder Berater ein kurzes Erstgespräch und eine längere Beratung per Telefon, Video oder vor Ort an. Halten Sie wöchentlich ein paar Termine für Eilfälle frei, die am Vortag in den normalen Kalender gehen, wenn sie ungenutzt bleiben. Die Bestätigung nennt die Unterlagen, die bereitliegen sollten.

Erstelle ein Buchungssystem für unsere Schuldnerberatung mit 20-minütigen Erstgesprächen und 60-minütigen Beratungen, per Telefon, Video oder vor Ort je Berater. Halte pro Woche 3 Eiltermine frei, die 24 Stunden vorher für alle freigegeben werden, wenn sie unbelegt bleiben. Zeige auf der Bestätigung eine Liste der mitzubringenden Unterlagen.

Eine ruhige Website, die um einen Rückruf bittet

Sagen Sie, wer Sie sind, wer Sie finanziert, ob die Beratung kostenlos ist und was Sie nie tun werden. Erklären Sie, was beim ersten Termin passiert und was man mitbringt. Die Telefonnummer steht oben, und das Formular ist eine Rückrufbitte: Name, Nummer, eine gute Uhrzeit. Detaillierte Finanzfragen klären sich im Gespräch besser.

Baue eine Website für unsere kostenlose Schuldnerberatung. Erkläre, wer uns finanziert, was beim ersten Termin passiert, was man mitbringen sollte und wofür wir nie Geld verlangen. Setze die Telefonnummer nach oben und füge ein kurzes Rückrufformular mit Name, Telefonnummer und bester Anrufzeit hinzu.

Fallaufkommen, Ergebnisse und Fälle, die still geworden sind

Sehen Sie offene Fälle je Beraterin oder Berater und Stufe, Schulden in Beratung und erledigte Schulden über die Zeit, überfällige Wiedervorlagen und die Vermittlungswege der Partner. Die nützlichste Liste sind Fälle ohne Kontakt seit zwei Wochen, damit Beraterinnen und Berater anrufen können, bevor ein Fall stockt.

Baue ein Dashboard für unsere Schuldnerberatung: offene Fälle je Beraterin oder Berater und nach Stufe, Gesamtschulden in Beratung und erledigte pro Monat, überfällige Wiedervorlagen, Vermittlungswege und Fälle ohne Kontakt seit 14 Tagen.

Regulierung, Vertraulichkeit und Kundengelder

In vielen Ländern ist die Schuldnerberatung eine regulierte Tätigkeit, und manche Dienste brauchen eine Zulassung, bevor sie beraten oder Klientengelder bearbeiten dürfen. Mythex baut Software; es ist kein reguliertes System und macht Ihren Dienst nicht konform. Prüfen Sie, was Ihre Aufsicht für Aktenführung, Beschwerden und Angaben auf Ihrer Website verlangt. Beschränken Sie den Zugriff auf Fälle auf Beratende und den Klienten, behandeln Sie Hinweise zur Schutzbedürftigkeit mit Sorgfalt, und wenn Sie Klientenzahlungen an Gläubiger weiterleiten, halten Sie sie in den Unterlagen und Abrechnungen strikt von Ihren eigenen Gebühren getrennt.

Ihren aufsichtsrechtlichen Status dort auf der Website nennen, wo es gilt
Jeden Fall auf seine Beratenden, Vorgesetzten und den Klienten beschränken
Klientenzahlungen von Ihren Gebühren trennen
Vor dem Start Ihre Aufsicht oder eine Compliance-Beratung fragen

Fallnotizen in eine gemeinsame Ansicht überführen

Beginnen Sie nur mit neuen Fällen, damit das Team die Akte an frischer Arbeit lernt. Richten Sie Stufen und Felder ein, die zu Ihrer Berichterstattung an Geldgeber passen, und behalten Sie die Notizen-Chronik für alles Übrige. Sobald das Team ihr vertraut, übertragen Sie offene Fälle je Beraterin oder Berater, und beginnen Sie mit denen, die als Nächstes zur Wiedervorlage fällig sind.

Ein Prompt als Ausgangspunkt

Baue eine Fallverwaltungs-App für unsere Schuldnerberatung. Jeder Klient hat einen Fall mit Kontaktdaten, Gläubigern (Saldo, vereinbarte Zahlung, Vollstreckungssperre), Budget, Stufe von der Ersteinschätzung bis zum Abschluss, Wiedervorlagedatum und einer Notizen-Chronik. Klienten bekommen ein gesichertes Portal, um Dokumente hochzuladen und ihre Gläubigerliste zu sehen, und Beratende sehen eine Liste der fälligen Wiedervorlagen und der Fälle ohne Kontakt seit 14 Tagen.

Fragen

Können Klienten ihre Kontoauszüge sicher hochladen?

Ja. Das Portal nutzt Logins und den Dateispeicher Ihres Projekts, und der Zugriff lässt sich auf den Klienten und seine Beraterin oder seinen Berater beschränken. Legen Sie fest, wie lange Sie Dokumente aufbewahren, und bitten Sie Mythex, diese Regel umzusetzen.

Macht es unseren Dienst regelkonform?

Keine Software schafft das von allein. Mythex baut die Akten, Zugriffsregeln und Berichte, die Sie anfordern; die Vorgaben Ihrer Aufsicht und Ihre eigenen Richtlinien bestimmen, was diese sein müssen.

Können mehrere Beratende Fälle teilen?

Ja. Jede Beraterin und jeder Berater hat ein Login, Fälle haben einen Verantwortlichen, und Vorgesetzte können alle Fallbestände sehen. Die Notizen-Chronik zeigt, wer was wann geschrieben hat.

Muss ich programmieren können?

Nein. Sie beschreiben Ihre Fallstufen und Felder in einfacher Sprache, und Mythex baut die App. Änderungen machen Sie per Chat.

Ist es für eine Wohltätigkeitsorganisation kostenlos?

Der kostenlose Tarif braucht keine Kreditkarte und umfasst tägliche Credits und das Veröffentlichen. Pro kostet 25 $ im Monat für eine eigene Domain, Code-Bearbeitung und mehr Credits.

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