Gestion de dossiers et portails clients pour services de consultation en dettes, créés avec l'IA

Mythex crée les outils de dossiers que les services de consultation en dettes répartissent d'ordinaire entre des documents et des boîtes de courriel : un dossier unique qui contient les créanciers, le budget, le plan et les notes du conseiller de chaque client ; un portail où les clients téléversent leurs relevés et voient où en est chaque créancier ; une réservation de triage et d'évaluation avec des créneaux urgents réservés ; et un site web sobre qui demande un rappel plutôt qu'un long formulaire.

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Ce que les conseillers doivent avoir sous les yeux

Les personnes qui contactent un service de consultation en dettes sont souvent effrayées, parfois à quelques jours d'une audience ou d'une visite d'exécution, et méfiantes à l'égard des arnaques. Le service doit être facile à joindre et rapide à trier. Ensuite, le travail est minutieux : revenus et dépenses pour un budget, chaque créancier avec le solde et le statut, lettres et relevés, notes sur la vulnérabilité, conseils donnés et un plan avec dates de révision. Quand tout cela se trouve dans des documents séparés, la personne qui décroche le téléphone ne voit pas ce qui a été dit la fois précédente. Les bailleurs de fonds et les partenaires veulent aussi des chiffres sur les dossiers, les résultats et les sources de référence.

Un dossier unique avec créanciers, budget, plan et une chronologie de notes
Étapes du dossier, du triage à la fermeture
Dates de révision qui apparaissent automatiquement
Téléversement sécurisé des relevés et des lettres des créanciers
Créneaux de rendez-vous urgents pour les dossiers d'audience et d'exécution
Notes sur la vulnérabilité visibles par chaque conseiller du dossier

Un seul dossier au lieu de documents dispersés

Chaque client a un dossier structuré : créanciers avec soldes, paiements convenus et suspensions de recouvrement, budget, conseils donnés et plan. Une chronologie en texte libre accompagne le tout, de sorte qu'un conseiller qui rappelle voie ce qui a été dit la fois précédente. Les dossiers passent du triage à la collecte de faits, aux conseils donnés, au plan en vigueur, puis à la fermeture, et les dates de révision remontent d'elles-mêmes.

Créez une application de gestion de dossiers pour notre service de consultation en dettes. Chaque dossier comprend les coordonnées du client, une liste de créanciers (nom, solde, paiement convenu, suspension du recouvrement), un budget de revenus et de dépenses, une étape (triage, collecte de faits, conseils donnés, plan en vigueur, fermé), une date de révision et une chronologie de notes horodatée. Affichez les dossiers à réviser cette semaine.

Un portail client pour les documents et l'état des créanciers

Les clients téléversent en toute sécurité leurs relevés bancaires, leurs bulletins de paie et les lettres des créanciers, voient leur budget convenu en langage clair, et consultent une liste simple des créanciers indiquant ce que chacun a accepté. La prochaine date de révision et ce qu'ils doivent faire avant figurent en haut.

Créez un portail client pour notre service de consultation en dettes. Les clients se connectent pour téléverser des documents, voir leur budget, une liste de créanciers avec le montant dû, le paiement convenu et l'état, ainsi que leur prochaine date de révision et les mesures à prendre. Seuls le client et son conseiller peuvent voir son dossier.

Appels de triage, évaluations complètes et créneaux urgents

Offrez un court appel de triage et une évaluation plus longue, par téléphone, par vidéo ou en personne, selon le conseiller. Réservez quelques créneaux par semaine pour les dossiers urgents, qui sont libérés dans l'agenda habituel la veille s'ils ne sont pas utilisés. La confirmation énumère les documents à avoir sous la main.

Créez un système de réservation pour notre service de consultation en dettes avec des appels de triage de 20 minutes et des évaluations de 60 minutes, par téléphone, vidéo ou en personne selon le conseiller. Réservez 3 créneaux urgents par semaine, libérés pour tous 24 heures avant s'ils ne sont pas réservés. Affichez sur la confirmation la liste des documents à apporter.

Un site sobre qui demande un rappel

Dites qui vous êtes, qui vous finance, si la consultation est gratuite et ce que vous ne ferez jamais. Expliquez ce qui se passe à un premier rendez-vous et ce qu'il faut apporter. Placez le numéro de téléphone en haut et faites du formulaire une demande de rappel : nom, numéro, bon moment pour appeler. Les questions financières détaillées se règlent mieux en conversation.

Créez un site web pour notre service gratuit de consultation en dettes. Expliquez qui nous finance, ce qui se passe à un premier rendez-vous, ce qu'il faut apporter, et ce pour quoi nous ne facturerons jamais. Placez le numéro de téléphone en haut et ajoutez un court formulaire de rappel avec nom, téléphone et meilleur moment pour appeler.

Charge de dossiers, résultats et dossiers silencieux

Voyez les dossiers ouverts par conseiller et par étape, la dette sous conseil et réglée au fil du temps, les révisions en retard, et les sources de référence des partenaires. La liste la plus utile est celle des dossiers sans contact depuis deux semaines, pour que les conseillers puissent faire un appel de suivi doux avant qu'un dossier ne stagne.

Créez un tableau de bord pour notre service de consultation en dettes : dossiers ouverts par conseiller et par étape, dette totale sous conseil et réglée par mois, révisions en retard, sources de référence, et dossiers sans contact depuis 14 jours.

Réglementation, confidentialité et fonds des clients

Dans de nombreux pays, la consultation en dettes est une activité réglementée, et certains services ont besoin d'une autorisation avant de conseiller ou de manipuler les paiements des clients. Mythex crée des logiciels ; ce n'est pas un système réglementé, et il ne rend pas votre service conforme. Vérifiez ce qu'exige votre organisme de réglementation en matière de tenue de dossiers, de plaintes et de déclarations sur votre site web. Limitez l'accès aux dossiers aux conseillers et au client, consignez la vulnérabilité avec soin, et si vous transmettez des paiements de clients aux créanciers, gardez-les strictement séparés de vos propres honoraires dans les registres et les relevés.

Indiquez votre statut réglementaire sur le site web, lorsque cela s'applique
Limitez chaque dossier à son conseiller, aux superviseurs et au client
Séparez les paiements des clients de vos honoraires
Consultez votre organisme de réglementation ou votre conseiller en conformité avant le lancement

Transférer les notes de dossiers dans une vue partagée

Commencez seulement avec les nouveaux dossiers, pour que les conseillers apprennent le système sur des travaux récents. Configurez les étapes et les champs selon la façon dont vous rendez compte aux bailleurs de fonds, et gardez la chronologie des notes pour le reste. Une fois que l'équipe a confiance, transférez les dossiers ouverts un conseiller à la fois, en commençant par ceux qui doivent être révisés le plus tôt.

Une consigne pour commencer

Créez une application de gestion de dossiers pour notre service de consultation en dettes. Chaque client a un seul dossier avec ses coordonnées, ses créanciers (solde, paiement convenu, suspension du recouvrement), son budget, son étape du triage à la fermeture, sa date de révision et une chronologie de notes. Les clients ont un portail sécurisé pour téléverser des documents et voir leur liste de créanciers, et les conseillers voient la liste des révisions à faire et des dossiers sans contact depuis 14 jours.

Questions

Les clients peuvent-ils téléverser leurs relevés bancaires en toute sécurité?

Oui. Le portail utilise des connexions et le stockage de fichiers de votre projet, et l'accès peut être limité au client et à son conseiller. Décidez combien de temps vous conservez les documents et demandez à Mythex de créer cette règle.

Cela rendra-t-il notre service conforme aux règlements?

Aucun logiciel ne le fait à lui seul. Mythex crée les dossiers, les règles d'accès et les rapports que vous demandez ; les exigences de votre organisme de réglementation et vos propres politiques déterminent ce qu'ils doivent être.

Plusieurs conseillers peuvent-ils partager des dossiers?

Oui. Chaque conseiller a une connexion, les dossiers ont un responsable, et les superviseurs peuvent voir la charge de tous. La chronologie des notes indique qui a écrit quoi et quand.

Dois-je savoir coder?

Non. Vous décrivez vos étapes et vos champs de dossier en langage courant, et Mythex crée l'application. Les modifications se font par clavardage.

Est-ce gratuit pour un organisme de bienfaisance?

Le forfait gratuit ne demande pas de carte de crédit et comprend des crédits quotidiens et la publication. Pro coûte 25 $ par mois pour un domaine personnalisé, la modification du code et plus de crédits.

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