Software für Einwanderungsberatung: Dokumentenlisten, Fristen und Kundenportale

Mit Mythex baut eine Beratungsstelle für Einwanderungsfragen ein Kundenportal, in dem jede Person sieht, welche Dokumente eingegangen, fehlend oder zu ersetzen sind, ein CRM, das dich Monate vorher an Visa-Ablaufdaten erinnert, eine Terminbuchung in der Zeitzone der Kundschaft und Rechnungen, die deine Honorare von Behördengebühren trennen. Beschreibe deine Verfahren und deinen Ablauf im Chat und veröffentliche.

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Was ein Fall tatsächlich umfasst

Jeder Fall beginnt mit einer Beratung und wird zu einer langen Checkliste: Reisepässe, Kontoauszüge für die richtigen Monate, Arbeitgeberbescheinigungen, beglaubigte Übersetzungen, Polizeiliche Führungszeugnisse, jeweils mit eigenem Gültigkeitszeitraum. Kunden schicken Dokumentenfotos mitten in der Nacht per WhatsApp, oft unscharf, manchmal die falsche Seite. Berater verfolgen in einer Tabelle, welcher Punkt noch fehlt, und haken sie einzeln nach. Ein Kontoauszug, der im März in Ordnung war, ist im Mai schon zu alt. Firmenkunden sponsern mehrere Beschäftigte, jede mit eigener Akte. Wer Einwanderungsberatung leisten darf, ist in vielen Ländern gesetzlich geregelt. Software kann einen Fall nicht entscheiden, aber sie kann die Checkliste für die Kundschaft sichtbar machen und jedes Datum im Blick halten.

Eine Dokumentenliste pro Fall mit Status
Gültigkeitsdaten bei zeitkritischen Dokumenten
Zugriff nur für die Kundschaft und die zugewiesenen Mitarbeitenden
Visa-Ablaufdaten mit frühzeitigen Erinnerungen
Deine Honorare und Behördengebühren in getrennten Zeilen
Arbeitgeberkonten mit jedem gesponserten Beschäftigten

Eine Checkliste, die die Kundschaft sieht, statt WhatsApp

Jede Person meldet sich bei ihrer Checkliste an und sieht jedes Dokument als eingegangen, fehlend oder zu ersetzen markiert, mit einem kurzen Grund wie „Kontoauszug älter als 28 Tage“. Uploads landen direkt beim richtigen Punkt. Der Fallstatus und der nächste Schritt sind sichtbar, sodass niemand mehr nachfragen muss.

Baue ein Kundenportal für meine Einwanderungsberatung. Jeder Fall hat eine Dokumentenliste (Reisepass, Kontoauszüge, Arbeitgeberbescheinigung, Übersetzungen, Führungszeugnis) mit den Status eingegangen, fehlend oder zu ersetzen und einem Grund. Kunden laden Dateien zu jedem Punkt hoch. Zeige Ausstellungs- und Ablaufdaten bei zeitkritischen Dokumenten, die Fallphase und den nächsten Schritt.

Jedes Visa-Ablaufdatum, Monate im Voraus

Interessenten erfassen die gewünschte Route, Staatsangehörigkeit und den Zeitrahmen. Kunden speichern ihr aktuelles Visum mit Ablaufdatum und einer frühen Erinnerung. Arbeitgeber-Kunden sind mit jedem gesponserten Beschäftigten verknüpft, und Empfehlungsquellen wie Universitäten und Gemeinschaftsgruppen werden erfasst.

Erstelle ein CRM für eine Beratung für Einwanderungsfragen. Interessenten haben die gewünschte Route, Staatsangehörigkeit, aktuelles Land und Zeitrahmen. Kunden haben Visumstyp und Ablaufdatum mit einer Erinnerung 4 Monate vorher. Arbeitgeberkonten listen jeden gesponserten Beschäftigten. Erfasse die Empfehlungsquelle.

Beratungen in der Zeitzone der Kundschaft

Erstberatungen haben längere Slots als Folgetermine, Uhrzeiten werden in der lokalen Zeit der Besuchenden angezeigt, das Formular fragt nach Visakategorie und eventuellen Fristen, und kostenpflichtige Beratungen werden nach der Zahlung bestätigt.

Baue eine Terminbuchung für meine Beratung für Einwanderungsfragen mit 60-minütigen Erstberatungen und 30-minütigen Folgeterminen, Slots in der Zeitzone der Kundschaft, einem Formular für Visakategorie, aktuellen Standort und eventuelles Visa-Ablaufdatum sowie Zahlung vor der Bestätigung.

Gestaffelte Honorare, Behördengebühren separat

Rechnungen, die an Fallmeilensteine gebunden sind, etwa Unterzeichnung, Dokumentenprüfung und Einreichung. Honorare, Behördengebühren, Übersetzungs- und Kurierkosten erscheinen als eigene Zeilen, und Arbeitgeber können pro gesponsertem Beschäftigten abgerechnet werden.

Erstelle eine Rechnungsstellung für eine Beratung für Einwanderungsfragen. Stelle Honorare gestaffelt bei Unterzeichnung und Einreichung in Rechnung, führe Behördengebühren, Übersetzungs- und Kurierkosten in eigenen Zeilen auf, stelle Arbeitgebern pro gesponsertem Beschäftigten in Rechnung und nenne die Erstattungsregeln für zurückgezogene Anträge.

Wo Fälle warten

Aktive Fälle nach Phase, Fälle pro Berater, Zeit von der Unterzeichnung bis zur Einreichung und eine einzige Liste der anstehenden Fristen über alle Kunden. Das Warten auf Dokumente ist meist die längste Phase, und dies zeigt, um wie viel.

Baue ein Dashboard für meine Beratung für Einwanderungsfragen mit Fällen nach Phase (wartet auf Dokumente, in Prüfung, eingereicht, entschieden), Fällen pro Berater, durchschnittlichen Tagen von der Unterzeichnung bis zur Einreichung und anstehenden Fristen aller Kunden.

Eine Website, die sachlich beschreibt, was du tust

Seiten zu Arbeits-, Familien-, Studien- und Einbürgerungswegen, die beschreiben, wie du Anträge vorbereitest, prüfst und einreichst, ohne Ergebnisse zu versprechen. Dazu die Länder, deren Systeme du bearbeitest, deine Registrierung oder Zulassung und ein Beratungsformular.

Erstelle eine Website für meine Beratung für Einwanderungsfragen mit Seiten zu Arbeitsvisa, Familienvisa, Studium und Einbürgerung, die beschreiben, wie wir Anträge vorbereiten, prüfen und einreichen, ohne Ergebnisse zu versprechen. Zeige unsere Zulassung in der Fußzeile, die Länder, die wir abdecken, und ein Anfrageformular für Beratungen.

Reisepässe, Kontoauszüge und wer sie sehen darf

Du verwahrst Identitäts- und Finanzdokumente von Menschen, die sich oft in einer verletzlichen Lage befinden. Dateien liegen im Speicher deines Projekts, und jede Person öffnet nur die eigenen. Verlange Zugriff für Mitarbeitende, der auf die zugewiesene Beraterin oder den Berater beschränkt ist, und ein Protokoll, wer welches Dokument angesehen hat. Prüfe vor dem Start die Datenschutzregeln deines Standorts und die Regeln dazu, wer Einwanderungsberatung leisten darf.

Kunden sehen nur ihren eigenen Fall
Zugriff der Mitarbeitenden nach Zuweisung
Zugriffsprotokoll bei Dokumenten

Keine Ergebnisse versprechen

Entscheidungen liegen bei den Behörden. Halte Website-Texte, Landingpages und E-Mails bei dem, was du tust: prüfen, vorbereiten, kontrollieren, einreichen. Vermeide Erfolgsquoten, die du nicht belegen kannst. Vorsichtige Kundschaft vertraut dem mehr als Garantien.

Ein Prompt als Ausgangspunkt

Baue eine App für meine Beratung für Einwanderungsfragen. Kunden buchen eine Beratung in ihrer eigenen Zeitzone. Jeder Fall hat eine Dokumentenliste, die die Kundschaft in einem Portal sieht, mit Punkten als eingegangen, fehlend oder zu ersetzen, Gültigkeitsdaten und Uploads. Mitarbeitende sehen jeden Fall nach Phase und die anstehenden Fristen, und ein CRM erinnert uns vier Monate vor Visa-Ablaufdaten.

Fragen

Ist ein Portal sicher für Passkopien?

Dateien werden im Speicher deines Projekts abgelegt, und jede Person öffnet nur die eigenen. Das sind sensible Dokumente, daher prüfe die Datenschutzregeln deines Standorts und beschränke den Zugriff auf die Mitarbeitenden, die ihn brauchen.

Können Kunden aus anderen Ländern in ihrer eigenen Zeitzone buchen?

Ja. Slots werden in der lokalen Zeit der Besuchenden angezeigt, während du sie in deiner eigenen siehst.

Kann das System uns an Visa-Ablaufdaten erinnern?

Ja. Speichere das Ablaufdatum mit einem Erinnerungsabstand, und eine Liste zeigt jeden Kunden, dessen Datum naht.

Gibt die App Rechtsberatung zur Einwanderung?

Nein. Sie organisiert Dokumente, Fristen und Rechnungen. Die Beratung kommt von deinen qualifizierten Mitarbeitenden, nach den Regeln, die an deinem Standort gelten.

Muss ich programmieren, und was kostet es?

Kein Code nötig. Der Free-Tarif braucht keine Karte, und Pro kostet 25 $ im Monat für eine eigene Domain, Code-Bearbeitung, Export und mehr Guthaben.

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