Softvér pre imigračnú kanceláriu: kontrolné zoznamy dokumentov, termíny a klientske portály

Mythex umožňuje imigračnej kancelárii vytvoriť klientsky portál, kde každý človek vidí, ktoré dokumenty sú prijaté, chýbajú alebo treba ich nahradiť, CRM, ktoré vám mesiace vopred pripomenie dátumy expirácie víz, rezerváciu konzultácií v časovom pásme klienta a faktúry, ktoré oddeľujú vaše honoráre od štátnych poplatkov. Opíšte trasy a postup v chate a publikujte.

Začať stavať zadarmo

Čo prípad skutočne obnáša

Každý prípad sa začína konzultáciou a mení sa na dlhý kontrolný zoznam: pasy, výpisy z účtu za správne mesiace, pracovné potvrdenia, úradne overené preklady, výpisy z registra trestov, pričom každý má vlastné obdobie platnosti. Klienti posielajú fotky dokumentov cez WhatsApp o polnoci, často rozmazané, niekedy nesprávnu stranu. Konzultanti sledujú, ktorá položka ešte chýba, v tabuľke a upomínajú ich jednu po druhej. Výpis z účtu, ktorý bol v marci v poriadku, je v máji už starý. Firemní klienti sponzorujú viacero zamestnancov, každý s vlastným spisom. V mnohých krajinách je regulované, kto smie poskytovať imigračné poradenstvo. Softvér o prípade nerozhodne, ale môže klientovi ukázať kontrolný zoznam a mať všetky termíny pred očami.

Kontrolný zoznam dokumentov pre každý prípad so stavmi
Dátumy platnosti pri dokumentoch citlivých na čas
Prístup iba pre klienta a pridelených zamestnancov
Dátumy expirácie víz s pripomienkami vopred
Vaše poplatky a štátne poplatky na oddelených riadkoch
Zamestnávatelia s každým sponzorovaným pracovníkom

Kontrolný zoznam, ktorý klient vidí namiesto WhatsApp

Každý klient sa prihlási do svojho zoznamu, kde má každý dokument označený ako prijatý, chýbajúci alebo na výmenu, s krátkym dôvodom, napríklad „výpis je starší ako 28 dní“. Nahrávky idú priamo k správnej položke. Stav prípadu a ďalší krok sú viditeľné, takže klienti už nemusia písať s otázkami.

Vytvorte klientsky portál pre moju imigračnú kanceláriu. Každý prípad má kontrolný zoznam dokumentov (pas, výpisy z účtu, pracovné potvrdenie, preklady, výpis z registra trestov) so stavmi prijaté, chýba alebo treba nahradiť a s dôvodom. Klienti nahrávajú súbory ku každej položke. Pri dokumentoch citlivých na čas zobrazte dátumy vydania a platnosti, fázu prípadu a ďalší krok.

Každý dátum expirácie víza, mesiace vopred

Potenciálni klienti zaznamenajú záujmový typ víza, štátnu príslušnosť a časový plán. Klienti majú uloženú aktuálnu expiráciu víza s pripomienkou dostatočne vopred. Zamestnávateľskí klienti sú prepojení s každým sponzorovaným pracovníkom a sledujú sa zdroje odporúčaní, napríklad univerzity a komunitné skupiny.

Vytvorte CRM pre imigračnú kanceláriu. Potenciálni klienti majú záujmový typ víza, štátnu príslušnosť, súčasnú krajinu a časový plán. Klienti majú typ víza a dátum expirácie s pripomienkou 4 mesiace vopred. Zamestnávateľské účty vypisujú každého sponzorovaného pracovníka. Sledujte zdroj odporúčania.

Konzultácie v časovom pásme klienta

Úvodné konzultácie majú dlhšie termíny ako nadväzujúce stretnutia, časy sa zobrazujú v lokálnom čase návštevníka, formulár pýta kategóriu víza a prípadný termín a platené konzultácie sa potvrdia po zaplatení.

Vytvorte rezerváciu konzultácií pre moju imigračnú kanceláriu so 60-minútovými úvodnými konzultáciami a 30-minútovými nadväzujúcimi stretnutiami, termínmi zobrazenými v časovom pásme klienta, formulárom na kategóriu víza, aktuálnu lokalitu a prípadný dátum expirácie víza a platbou pred potvrdením.

Poplatky po etapách, štátne náklady zvlášť

Faktúry viazané na míľniky prípadu, napríklad podpis, kontrolu dokumentov a podanie. Profesionálne poplatky, štátne poplatky za žiadosť, náklady na preklad a kuriéra sa zobrazujú ako samostatné riadky a zamestnávatelia môžu byť fakturovaní za každého sponzorovaného pracovníka.

Vytvorte fakturáciu pre imigračnú kanceláriu. Profesionálne poplatky fakturujte po etapách pri podpise a podaní, štátne poplatky, náklady na preklad a kuriéra uvádzajte na oddelených riadkoch, zamestnávateľov fakturujte za každého sponzorovaného pracovníka a uveďte podmienky vrátenia pri stiahnutých žiadostiach.

Kde prípady čakajú

Aktívne prípady podľa fázy, prípady na konzultanta, priemerný počet dní od podpisu po podanie a jediný zoznam nadchádzajúcich termínov pre všetkých klientov. Čakanie na dokumenty je zvyčajne najdlhšia fáza a tu vidno, o koľko.

Vytvorte dashboard pre moju imigračnú kanceláriu, ktorý zobrazuje prípady podľa fázy (čakajú na dokumenty, v posudzovaní, podané, rozhodnuté), prípady na konzultanta, priemerný počet dní od podpisu po podanie a nadchádzajúce termíny pre všetkých klientov.

Web, ktorý je vecný o tom, čo robíte

Stránky pre pracovné, rodinné, študijné a občianske trasy, ktoré opisujú, ako pomáhate, bez sľubov výsledkov. Krajiny, s ktorými pracujete, údaje o registrácii alebo akreditácii v pätičke a formulár na konzultáciu.

Vytvorte web pre moju imigračnú kanceláriu so stránkami pre pracovné víza, rodinné víza, štúdium a občianstvo, ktoré opisujú, ako pripravujeme, kontrolujeme a podávame žiadosti bez sľubov výsledkov. V pätičke zobrazte našu akreditáciu, krajiny, ktoré pokrývame, a formulár na dopyt konzultácie.

Pasy, výpisy z účtu a kto ich vidí

Uchovávate identifikačné a finančné dokumenty ľudí, ktorí sú často v zraniteľnej situácii. Súbory sú uložené v úložisku vášho projektu a každý klient otvorí iba svoje. Požiadajte o prístup pre zamestnancov obmedzený na pridelenú konzultantku alebo konzultanta a o záznam, kto si ktorý dokument pozrel. Pred spustením skontrolujte pravidlá ochrany osobných údajov a pravidlá, kto smie poskytovať imigračné poradenstvo, ktoré platia tam, kde pôsobíte.

Klient vidí iba svoj prípad
Prístup zamestnancov podľa pridelenia
Záznam prístupov k dokumentom

Nesľubujte výsledky

Rozhodnutia prislúchajú úradom. Texty na webe, pristávacie stránky a e-maily nechajte na to, čo robíte: posúdiť, pripraviť, skontrolovať, podať. Vyhnite sa úspešnosti, ktorú nedokážete podložiť. Opatrní klienti im dôverujú viac než zárukám.

Výzva, z ktorej môžete začať

Vytvorte aplikáciu pre moju imigračnú kanceláriu. Klienti si rezervujú konzultáciu v svojom časovom pásme. Každý prípad má kontrolný zoznam dokumentov, ktorý klient vidí v portáli, s položkami označenými ako prijaté, chýbajúce alebo na výmenu, dátumami platnosti a nahrávaním. Zamestnanci vidia každý prípad podľa fázy a nadchádzajúce termíny a CRM nám štyri mesiace vopred pripomína expirácie víz.

Otázky

Je portál bezpečný pre skeny pasov?

Súbory sa ukladajú v úložisku vášho projektu a každý klient otvorí iba svoje. Ide o citlivé dokumenty, preto skontrolujte pravidlá ochrany údajov, ktoré platia tam, kde pôsobíte, a obmedzte prístup na zamestnancov, ktorí ho potrebujú.

Môžu klienti z iných krajín rezervovať v svojom časovom pásme?

Áno. Termíny sa zobrazujú v lokálnom čase návštevníka, zatiaľ čo vy ich vidíte vo svojom.

Môže systém pripomínať dátumy expirácie víz?

Áno. Uložte dátum expirácie s predstihom pripomienky a zoznam ukáže každého klienta, ktorému sa termín blíži.

Dáva aplikácia imigračné poradenstvo?

Nie. Organizuje dokumenty, termíny a faktúry. Poradenstvo poskytujú vaši kvalifikovaní zamestnanci podľa pravidiel, ktoré platia tam, kde pôsobíte.

Potrebujem programovať a koľko to stojí?

Programovanie nie je potrebné. Plán Free nevyžaduje kartu a Pro stojí $25 mesačne za vlastnú doménu, úpravu kódu, export a viac kreditov.

Ďalšie spôsoby, ako stavať s AI

Mythex · Pricing · Vytvorte čokoľvek s AI · Šablóny webov a aplikácií · Mythex v porovnaní · Slovník pojmov tvorby aplikácií s AI · Bezplatné nástroje na tvorbu aplikácií s AI · English