Maahanmuuttotoimiston ohjelmisto: asiakirjalistat, määräajat ja asiakasportaalit

Mythex auttaa maahanmuuttotoimistoa rakentamaan asiakasportaalin, jossa jokainen henkilö näkee, mitkä asiakirjat on saatu, puuttuvat tai pitää uusia, CRM:n, joka muistuttaa viisun vanhenemispäivistä kuukausia etukäteen, konsultaatiovarauksen asiakkaan aikavyöhykkeellä sekä laskut, jotka erottavat palkkiosi viranomaismaksuista. Kuvaile reittisi ja prosessisi chatissa ja julkaise.

Aloita rakentaminen ilmaiseksi

Mitä tapaus oikeasti sisältää

Jokainen tapaus alkaa konsultaatiolla ja muuttuu pitkäksi listaksi: passit, pankkitiedot oikealta ajalta, työnantajan todistukset, virallisesti käännetyt asiakirjat ja rikosrekisteriotteet, joilla kullakin on oma voimassaoloaikansa. Asiakkaat lähettävät keskiyöllä WhatsAppissa asiakirjojen kuvia, usein epäselviä tai väärä sivu. Konsultti seuraa puuttuvia kohtia taulukossa ja kysyy niitä yksi kerrallaan. Maaliskuussa kelpaava pankkitiliote on toukokuussa liian vanha. Yritysasiakkaat sponsoroivat useita työntekijöitä, joilla kullakin on oma tiedostonsa. Kuka saa antaa maahanmuuttoneuvontaa, on säännelty monissa maissa. Ohjelmisto ei voi ratkaista tapausta, mutta se voi näyttää asiakkaalle asiakirjalistan ja pitää jokaisen päivämäärän näkyvissä.

Asiakirjalista per tapaus tiloineen
Voimassaoloajat aikasidonnaisille asiakirjoille
Pääsy rajattu asiakkaalle ja määritellyille työntekijöille
Viisun vanhenemispäivät pitkän aikavälin muistutuksilla
Oma palkkio ja viranomaismaksut omilla riveillään
Työnantajatilit jokaiselle sponsoroidulle työntekijälle

Asiakkaan näkemä lista WhatsAppin sijaan

Jokainen asiakas kirjautuu omaan listaansa, jossa jokainen asiakirja on merkitty saaduksi, puuttuvaksi tai uusittavaksi lyhyen perustelun kanssa, esimerkiksi „tiliote on yli 28 päivää vanha”. Lataukset menevät suoraan oikeaan kohtaan. Tapauksen vaihe ja seuraava toimenpide näkyvät, joten asiakkaat lopettavat kysymysten lähettämisen.

Rakenna asiakasportaali maahanmuuttotoimistolleni. Jokaisella tapauksella on asiakirjalista (passi, pankkitiedot, työnantajan todistus, käännökset, rikosrekisteriote) tiloineen saatu, puuttuva tai uusittava ja perustelu. Asiakkaat lataavat tiedostot jokaiseen kohtaan. Näytä aikasidonnaisten asiakirjojen myöntö- ja vanhenemispäivät, tapauksen vaihe ja seuraava toimenpide.

Jokainen viisun vanhenemispäivä kuukausia etukäteen

Liidit tallentavat kiinnostavan reitin, kansalaisuuden ja aikataulun. Asiakkaat kirjaavat nykyisen viisunsa vanhenemispäivän, ja muistutus lähtee hyvissä ajoin. Työnantaja-asiakkaat linkitetään jokaiseen sponsoroituun työntekijään, ja suosittelijat, kuten yliopistot ja yhteisöt, on kirjattu.

Tee CRM maahanmuuttotoimistolle. Liideillä on kiinnostava reitti, kansalaisuus, nykyinen maa ja aikataulu. Asiakkailla on viisutyyppi ja vanhenemispäivä, ja muistutus 4 kuukautta etukäteen. Työnantajatileillä on lista jokaisesta sponsoroidusta työntekijästä. Seuraa suosittelulähdettä.

Konsultaatiot asiakkaan aikavyöhykkeellä

Ensimmäiset konsultaatiot ovat pidempiä kuin seurantakäynnit. Ajat näkyvät kävijän paikallisessa ajassa, lomake kysyy viisuluokkaa, nykyistä sijaintia ja mahdollista viisun vanhenemispäivää, ja maksulliset konsultaatiot vahvistetaan maksun jälkeen.

Rakenna konsultaatiovaraus maahanmuuttotoimistolleni. Ensimmäinen konsultaatio kestää 60 minuuttia ja seurantakäynti 30 minuuttia. Ajat näkyvät asiakkaan aikavyöhykkeellä. Lomake kysyy viisuluokkaa, nykyistä sijaintia ja viisun vanhenemispäivää, ja varaus vahvistetaan vasta maksun jälkeen.

Vaiheittaiset maksut, viranomaismaksut erikseen

Laskut liittyvät tapauksen virstanpylväisiin, kuten allekirjoitukseen, asiakirjojen tarkistukseen ja hakemuksen toimittamiseen. Palkkiot, viranomaismaksut, käännökset ja kuljetuskulut ovat omilla riveillään. Työnantajat voidaan laskuttaa sponsoroidun työntekijän mukaan, ja hakemuksen peruuttamisen palautusehdot kirjataan.

Tee laskutus maahanmuuttotoimistolle. Veloita palkkiot vaiheittain allekirjoituksessa ja hakemuksen toimittamisessa, listaa viranomaismaksut, käännökset ja kuljetuskulut omilla riveillään, laskuta työnantajat sponsoroidun työntekijän mukaan ja kirjaa palautusehdot peruutetuille hakemuksille.

Missä tapaukset odottavat

Aktiiviset tapaukset vaiheittain, tapaukset konsulttia kohden, päivät allekirjoituksesta toimittamiseen ja yksi lista kaikkien asiakkaiden lähestyvistä määräajoista. Asiakirjojen odottaminen on yleensä pisin vaihe, ja tämä näyttää kuinka pitkä se on.

Rakenna maahanmuuttotoimiston kojelauta, jossa näkyvät tapaukset vaiheittain (odottaa asiakirjoja, tarkistuksessa, toimitettu, päätetty), tapaukset konsulttia kohden, keskimääräiset päivät allekirjoituksesta toimitukseen ja lähestyvät määräajat kaikilla asiakkailla.

Sivusto, joka kertoo tosiasiat siitä, mitä teet

Sivut työluville, perheviisuille, opiskeluun ja kansalaisuuteen kuvaavat, miten autat valmistelussa, tarkistuksessa ja hakemuksen toimittamisessa ilman lupauksia tuloksesta. Alatunnisteessa näkyvät akkreditointisi, maat, joissa toimit, ja konsultaatiolomake.

Tee verkkosivut maahanmuuttotoimistolleni sivuilla työviisuille, perheviisuille, opiskelulle ja kansalaisuudelle. Kuvaa, miten valmistelemme, tarkistamme ja toimitamme hakemukset lupaamatta tuloksia. Näytä akkreditointi alatunnisteessa, maat, joita kattamme, ja konsultaation tiedustelulomake.

Passit, pankkitiedot ja kuka niitä näkee

Säilytät henkilöllisyys- ja talousasiakirjoja ihmisille, jotka ovat usein haavoittuvassa asemassa. Tiedostot ovat projektisi tallennustilassa, ja jokainen asiakas avaa vain omansa. Pyydä henkilöstölle pääsy, joka on rajattu nimettyyn konsulttiin, ja pidä kirjaa siitä, kuka on katsonut mitäkin. Tarkista ennen julkaisua tietosuojasäännöt, joita sovelletaan siinä maassa, jossa toimit, sekä säännöt siitä, kuka saa antaa maahanmuuttoneuvontaa.

Asiakas näkee vain oman tapauksensa
Henkilöstön pääsy määräytyy tehtävänannon mukaan
Käyttöloki asiakirjoille

Älä lupaa lopputulosta

Päätökset kuuluvat viranomaisille. Pidä verkkosivujen tekstit, laskeutumissivut ja sähköpostit siinä, mitä teet: arvioit, valmistelet, tarkistat ja toimitat. Älä käytä onnistumisprosentteja, joita et voi perustella. Huolelliset asiakkaat luottavat siihen enemmän kuin takuisiin.

Lähtökohtana oleva kehote

Rakenna sovellus maahanmuuttotoimistolleni. Asiakkaat varaavat konsultaation omalla aikavyöhykkeellään. Jokaisella tapauksella on asiakirjalista, jonka asiakas näkee portaalissa, merkintöineen saatu, puuttuva tai uusittava, voimassaoloajat ja lataukset. Henkilöstö näkee kaikki tapaukset vaiheittain ja lähestyvät määräajat, ja CRM muistuttaa viisun vanhenemispäivistä neljä kuukautta etukäteen.

Kysymykset

Onko portaali turvallinen passikuville?

Tiedostot tallennetaan projektisi tallennustilaan, ja jokainen asiakas avaa vain omansa. Nämä ovat arkaluonteisia asiakirjoja, joten tarkista tietosuojasäännöt siinä maassa, jossa toimit, ja rajoita pääsy henkilöstöön, joka sitä tarvitsee.

Voivatko asiakkaat muissa maissa varata ajan omassa aikavyöhykkeessään?

Kyllä. Ajat näkyvät kävijän paikallisessa ajassa, ja sinä näet ne omassasi.

Voiko järjestelmä muistuttaa viisujen vanhenemispäivistä?

Kyllä. Tallenna vanhenemispäivä muistutusajalla, ja lista näyttää jokaisen asiakkaan, jonka päivä lähestyy.

Antaako sovellus maahanmuuttoneuvontaa?

Ei. Se järjestää asiakirjat, määräajat ja laskut. Neuvonnan antavat pätevät henkilöstösi sovellettavien sääntöjen mukaisesti.

Tarvitsenko koodaustaitoja, ja mitä se maksaa?

Koodausta ei tarvita. Free-tasolla ei vaadita korttia, ja Pro maksaa $25 kuukaudessa ja antaa oman verkkotunnuksen, koodin muokkauksen, viennin ja lisää krediittejä.

Lisää tapoja rakentaa tekoälyllä

Mythex · Pricing · Rakenna mitä tahansa tekoälyllä · Verkkosivu- ja sovellusmallipohjat · Mythex vertailussa · Tekoälysovellusten rakentamisen sanasto · Ilmaiset työkalut tekoälysovellusten rakentamiseen · English