Software voor immigratiekantoren: documentchecklists, deadlines en clientportalen

Met Mythex bouwt een immigratiekantoor een clientportaal waarin elke persoon ziet welke documenten zijn ontvangen, ontbreken of vervangen moeten worden, een CRM dat maanden van tevoren herinnert aan visumverloopdata, consultatieboeking in de tijdzone van de klant, en facturen die je eigen kosten scheiden van overheidskosten. Beschrijf je routes en werkwijze in de chat en publiceer.

Begin gratis met bouwen

Wat een dossier werkelijk inhoudt

Elk dossier begint met een consult en wordt een lange checklist: paspoorten, bankafschriften van de juiste maanden, werkgeversverklaringen, gecertificeerde vertalingen, verklaringen omtrent gedrag, elk met een eigen geldigheidsperiode. Klanten sturen om middernacht via WhatsApp foto’s van documenten, vaak wazig, soms de verkeerde pagina. Adviseurs houden in een spreadsheet bij welk stuk nog ontbreekt en jagen de klanten één voor één na. Een bankafschrift dat in maart goed was, is in mei te oud. Zakelijke klanten sponsoren meerdere werknemers, elk met een eigen dossier. Wie immigratieadvies mag geven, is in veel landen wettelijk geregeld. Software kan geen zaak beslissen, maar wel de checklist zichtbaar maken voor de klant en elke datum voor je houden.

Een documentchecklist per dossier met statussen
Geldigheidsdata bij tijdgevoelige documenten
Toegang beperkt tot de klant en de toegewezen medewerkers
Visumverloopdata met herinneringen ruim vooraf
Je honorarium en overheidskosten op aparte regels
Werkgeversaccounts met elke gesponsorde werknemer

Een checklist die de klant ziet, in plaats van WhatsApp

Elke klant logt in op de eigen checklist, waarin elk document als ontvangen, ontbrekend of te vervangen is aangemerkt, met een korte reden zoals ‘afschrift ouder dan 28 dagen’. Uploads gaan direct naar het juiste onderdeel. De dossierstatus en de volgende actie zijn zichtbaar, zodat klanten niet meer hoeven te vragen.

Bouw een clientportaal voor mijn immigratiekantoor. Elk dossier heeft een documentchecklist (paspoort, bankafschriften, werkgeversverklaring, vertalingen, verklaring omtrent gedrag) met statussen ontvangen, ontbrekend of te vervangen en een reden. Klanten uploaden bestanden bij elk onderdeel. Toon uitgiftedata en vervaldata bij tijdgevoelige documenten, de dossierfase en de volgende actie.

Elke visumverloopdatum, maanden vooruit

Leads registreren de gewenste route, nationaliteit en tijdlijn. Klanten hebben hun huidige visumverloop met ruime vooraf ingestelde herinnering. Werkgeversklanten koppelen elke gesponsorde werknemer, en verwijzingsbronnen zoals universiteiten en gemeenschapsgroepen worden bijgehouden.

Maak een CRM voor een immigratiekantoor. Leads hebben gewenste route, nationaliteit, huidig land en tijdlijn. Klanten hebben visumtype en vervaldatum met een herinnering 4 maanden vooraf. Werkgeversaccounts tonen elke gesponsorde werknemer. Houd de verwijzingsbron bij.

Consulten in de tijdzone van de klant

Eerste consulten krijgen langere tijdsloten dan vervolgafspraken, tijden worden getoond in de lokale tijd van de bezoeker, het formulier vraagt naar de visumcategorie en eventuele deadlines, en betaalde consulten worden na betaling bevestigd.

Bouw consultboeking voor mijn immigratiekantoor met eerste consulten van 60 minuten en vervolgafspraken van 30 minuten, tijdsloten in de tijdzone van de klant, een formulier met visumcategorie, huidige locatie en eventuele visumvervaldatum, en betaling vóór bevestiging.

Gefaseerde kosten, met overheidskosten apart

Facturen gekoppeld aan dossiermijlpalen zoals ondertekening, documentcontrole en indiening. Honoraria, leges van de overheid, vertaal- en koerierskosten staan op aparte regels, en werkgevers kunnen per gesponsorde werknemer worden gefactureerd.

Maak facturatie voor een immigratiekantoor. Factureer honoraria gefaseerd bij ondertekening en indiening, zet overheidskosten, vertaal- en koerierskosten op aparte regels, factureer werkgevers per gesponsorde werknemer en vermeld de terugbetalingsvoorwaarden bij ingetrokken aanvragen.

Waar dossiers blijven hangen

Actieve dossiers per fase, dossiers per adviseur, tijd van ondertekening tot indiening, en één lijst met komende deadlines over alle klanten. Wachten op documenten is meestal de langste fase, en dit laat zien hoe lang precies.

Bouw een dashboard voor mijn immigratiekantoor met dossiers per fase (wachtend op documenten, in beoordeling, ingediend, beslist), dossiers per adviseur, gemiddelde dagen van ondertekening tot indiening en komende deadlines bij alle klanten.

Een site die feitelijk is over wat je doet

Pagina’s voor werk-, gezins-, studie- en naturalisatieroutes die beschrijven hoe je helpt zonder resultaten te beloven, de landen waarmee je werkt, je registratie- of accreditatiegegevens, en een consultformulier.

Maak een website voor mijn immigratiekantoor met pagina’s voor werkvisa, gezinsvisa, studie en naturalisatie. Beschrijf hoe we aanvragen voorbereiden, controleren en indienen zonder resultaten te beloven. Toon onze accreditatie in de voettekst, de landen die we bedienen, en een formulier voor consultaanvragen.

Paspoorten, bankafschriften en wie ze mag zien

Je bewaart identiteits- en financiële documenten van mensen die vaak kwetsbaar zijn. Bestanden staan in de opslag van je project en elke klant opent alleen de eigen bestanden; vraag om medewerkertoegang die beperkt is tot de toegewezen adviseur, en een logboek van wie wat heeft bekeken. Controleer de regels voor gegevensbescherming die gelden waar je werkt, en de regels over wie immigratieadvies mag geven, voordat je live gaat.

Klant ziet alleen het eigen dossier
Medewerkertoegang op basis van toewijzing
Toegangslogboek op documenten

Beloof geen resultaten

Beslissingen liggen bij de autoriteiten. Houd website-teksten, landingspagina’s en e-mails bij wat je doet: beoordelen, voorbereiden, controleren, indienen. Vermijd slagingspercentages die je niet kunt onderbouwen. Zorgvuldige klanten vertrouwen je daar meer om dan op garanties.

Een prompt om mee te beginnen

Bouw een app voor mijn immigratiekantoor. Klanten boeken een consult in hun eigen tijdzone. Elk dossier heeft een documentchecklist die de klant in een portaal ziet, met onderdelen die als ontvangen, ontbrekend of te vervangen zijn gemarkeerd, geldigheidsdata en uploads. Medewerkers zien elk dossier per fase en de komende deadlines, en een CRM herinnert ons vier maanden vooraf aan visumverloopdata.

Veelgestelde vragen

Is een portaal veilig voor scans van paspoorten?

Bestanden worden opgeslagen in de opslag van je project en elke klant opent alleen de eigen bestanden. Dit zijn gevoelige documenten, dus controleer de regels voor gegevensbescherming die gelden waar je werkt en beperk de toegang tot de medewerkers die die nodig hebben.

Kunnen klanten in andere landen boeken in hun eigen tijdzone?

Ja. Tijdsloten worden getoond in de lokale tijd van de bezoeker, terwijl jij ze in jouw tijd ziet.

Kan het systeem ons herinneren aan visumverloopdata?

Ja. Sla de vervaldatum op met een herinneringsmoment, en een lijst toont elke klant waarvan de datum nadert.

Geeft de app immigratieadvies?

Nee. De app ordent documenten, deadlines en facturen. Advies komt van je gekwalificeerde medewerkers, binnen de regels die gelden waar je werkt.

Moet ik code schrijven, en wat kost het?

Geen code nodig. Het gratis abonnement vraagt geen kaart, en Pro kost $25 per maand voor een eigen domein, codebewerking, export en meer credits.

Meer manieren om met AI te bouwen

Mythex · Pricing · Bouw alles met AI · Website- en app-templates · Mythex vergeleken · Woordenlijst voor apps bouwen met AI · Gratis tools voor apps bouwen met AI · English