Software para consultoras de imigração: listas de documentos, prazos e portais de clientes

O Mythex permite a uma consultora de imigração criar um portal de clientes onde cada pessoa vê que documentos já foram recebidos, estão em falta ou têm de ser substituídos, um CRM que lhe lembra as datas de expiração dos vistos com meses de antecedência, marcação de consultas no fuso horário do cliente, e faturas que separam os seus honorários das taxas do Estado. Descreva as suas vias e o seu processo no chat e publique.

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O que um processo envolve realmente

Cada processo começa com uma consulta e transforma-se numa lista longa: passaportes, extratos bancários dos meses certos, declarações de entidade empregadora, traduções certificadas, certificados de registo criminal, cada um com o seu próprio período de validade. Os clientes enviam fotografias de documentos por WhatsApp à meia-noite, muitas vezes desfocadas, por vezes na página errada. Os consultores controlam numa folha de cálculo qual o item que ainda falta e perseguem-nos um a um. Um extrato bancário que estava bem em março já está demasiado antigo em maio. Os clientes empresariais patrocinam vários trabalhadores, cada um com o seu processo. Quem pode dar aconselhamento em matéria de imigração é regulado em muitos países. Um software não decide um processo, mas pode tornar a lista de documentos visível para o cliente e manter todas as datas à sua frente.

Uma lista de documentos por processo, com estados
Datas de validade em documentos sensíveis ao tempo
Acesso limitado ao cliente e à equipa atribuída
Datas de expiração de vistos com lembretes com antecedência
Os seus honorários e as taxas do Estado em linhas separadas
Contas de empregadores com cada trabalhador patrocinado

Uma lista que o cliente consegue ver, em vez do WhatsApp

Cada cliente entra na sua lista de documentos, com cada item marcado como recebido, em falta ou a substituir, e um motivo curto como "extrato com mais de 28 dias". Os envios vão diretamente para o item certo. O estado do processo e a próxima ação ficam visíveis, para que os clientes deixem de escrever a perguntar.

Crie um portal de clientes para a minha consultora de imigração. Cada processo tem uma lista de documentos (passaporte, extratos bancários, declaração da entidade empregadora, traduções, certificado de registo criminal) com os estados recebido, em falta ou a substituir e um motivo. Os clientes carregam ficheiros em cada item. Mostre as datas de emissão e de validade nos documentos sensíveis ao tempo, a fase do processo e a próxima ação.

Todas as datas de expiração de vistos, com meses de antecedência

Os contactos registam a via de interesse, a nacionalidade e o calendário. Os clientes têm registada a expiração do visto atual, com um lembrete com bastante antecedência. Os clientes empregadores ligam-se a cada trabalhador patrocinado, e as fontes de referência, como universidades e grupos comunitários, ficam registadas.

Crie um CRM para uma consultora de imigração. Os contactos têm via de interesse, nacionalidade, país atual e calendário. Os clientes têm tipo de visto e data de expiração com um lembrete 4 meses antes. As contas de empregadores listam cada trabalhador patrocinado. Registe a fonte de referência.

Consultas no fuso horário do cliente

As consultas iniciais têm marcações mais longas do que os seguimentos, as horas são mostradas no fuso local do visitante, o formulário pede a categoria de visto e qualquer prazo, e as consultas pagas são confirmadas após o pagamento.

Crie a marcação de consultas para a minha consultora de imigração, com consultas iniciais de 60 minutos e seguimentos de 30 minutos, horários mostrados no fuso horário do cliente, um formulário que pergunte a categoria de visto, a localização atual e qualquer data de expiração de visto, e pagamento antes da confirmação.

Honorários por fases, com as taxas do Estado à parte

Faturas ligadas a marcos do processo, como a assinatura, a análise dos documentos e a submissão. Os honorários profissionais, as taxas de pedido às autoridades, as traduções e os custos de correio aparecem em linhas separadas, e os empregadores podem ser faturados por cada trabalhador patrocinado.

Crie a faturação para uma consultora de imigração. Fature os honorários profissionais por fases na assinatura e na submissão, indique as taxas do Estado, as traduções e os custos de correio em linhas separadas, fature os empregadores por cada trabalhador patrocinado e indique as condições de reembolso para pedidos retirados.

Onde os processos estão à espera

Processos ativos por fase, processos por consultor, tempo desde a assinatura até à submissão, e uma única lista de prazos próximos de todos os clientes. Estar à espera de documentos costuma ser a fase mais longa, e isto mostra por quanto tempo.

Crie um painel para a minha consultora de imigração que mostre os processos por fase (a aguardar documentos, em análise, submetidos, decididos), os processos por consultor, a média de dias entre a assinatura e a submissão e os prazos próximos de todos os clientes.

Um site rigoroso sobre o que faz

Páginas para vistos de trabalho, familiares, estudo e cidadania que descrevem como ajuda, sem prometer resultados, os países cujos sistemas trabalha, os dados do seu registo ou acreditação, e um formulário de consulta.

Crie um site para a minha consultora de imigração com páginas para vistos de trabalho, vistos familiares, estudo e cidadania, que descrevam como preparamos, verificamos e submetemos os pedidos sem prometer resultados. Mostre a nossa acreditação no rodapé, os países que cobrimos e um formulário de pedido de consulta.

Passaportes, extratos bancários e quem os pode ver

Guarda documentos de identidade e financeiros de pessoas que muitas vezes estão numa situação vulnerável. Os ficheiros ficam no armazenamento do seu projeto e cada cliente abre apenas os seus. Peça um acesso da equipa limitado ao consultor atribuído e um registo de quem viu o quê. Verifique as regras de proteção de dados que se aplicam onde opera, e as regras sobre quem pode dar aconselhamento em matéria de imigração, antes de entrar em funcionamento.

O cliente vê apenas o seu próprio processo
Acesso da equipa por atribuição
Registo de acessos aos documentos

Não prometa resultados

As decisões cabem às autoridades. Mantenha os textos do site, as páginas de destino e os emails limitados ao que faz: avaliar, preparar, verificar, submeter. Evite taxas de sucesso que não consegue sustentar. Os clientes prudentes confiam mais nisso do que em garantias.

Um prompt para começar

Crie uma app para a minha consultora de imigração. Os clientes marcam uma consulta no seu próprio fuso horário. Cada processo tem uma lista de documentos que o cliente vê num portal, com itens marcados como recebidos, em falta ou a substituir, datas de validade e envios. A equipa vê cada processo por fase e os prazos próximos, e um CRM lembra-nos das datas de expiração dos vistos com quatro meses de antecedência.

Perguntas

Um portal é seguro para digitalizações de passaportes?

Os ficheiros são guardados no armazenamento do seu projeto e cada cliente abre apenas os seus. São documentos sensíveis, por isso verifique as regras de proteção de dados que se aplicam onde opera e limite o acesso à equipa que precisa dele.

Clientes de outros países podem marcar no seu próprio fuso horário?

Sim. Os horários são mostrados no fuso local do visitante, enquanto você os vê no seu.

O sistema pode lembrar-nos das datas de expiração dos vistos?

Sim. Guarde a data de expiração com um desfasamento de lembrete, e uma lista mostra todos os clientes cuja data se aproxima.

A app dá aconselhamento em matéria de imigração?

Não. Organiza documentos, prazos e faturas. O aconselhamento vem da sua equipa qualificada, nos termos das regras que se aplicam onde opera.

Preciso de programar, e quanto custa?

Não é preciso código. O plano Free não exige cartão, e o Pro custa 25 USD por mês e inclui um domínio personalizado, edição de código, exportação e mais créditos.

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