Logiciel pour cabinet d'immigration : listes de documents, échéances et espaces clients

Mythex permet à un cabinet d'immigration de créer un espace client où chaque personne voit les documents reçus, manquants ou à remplacer, un CRM qui vous rappelle les dates d'expiration des visas des mois à l'avance, une prise de rendez-vous de consultation dans le fuseau horaire du client, et des factures qui séparent vos honoraires des frais administratifs. Décrivez vos parcours et votre méthode dans le chat, puis publiez.

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Ce que représente réellement un dossier

Chaque dossier commence par une consultation et se transforme en une longue liste de documents : passeports, relevés bancaires couvrant les bons mois, attestations d'employeur, traductions certifiées, extraits de casier judiciaire, chacun avec sa propre période de validité. Les clients envoient des photos de leurs documents par WhatsApp à minuit, souvent floues, parfois la mauvaise page. Les consultants suivent dans un tableur les pièces encore manquantes et relancent les clients une par une. Un relevé bancaire valable en mars ne l'est plus en mai. Les entreprises parrainent plusieurs salariés, chacun avec son propre dossier. Dans de nombreux pays, la personne qui peut donner des conseils en immigration est réglementée. Un logiciel ne peut pas trancher un dossier, mais il peut rendre la liste de documents visible pour le client et garder chaque date sous vos yeux.

Une liste de documents par dossier, avec des statuts
Dates de validité pour les documents sensibles au temps
Accès limité au client et aux collaborateurs affectés
Dates d'expiration des visas avec rappels anticipés
Vos honoraires et les frais administratifs sur des lignes séparées
Comptes employeurs avec chaque salarié parrainé

Une liste que le client voit, au lieu de WhatsApp

Chaque client se connecte à sa liste de documents, où chaque pièce est marquée reçue, manquante ou à remplacer, avec une courte raison comme « relevé de plus de 28 jours ». Les envois arrivent directement sur la bonne ligne. L'étape du dossier et la prochaine action sont visibles, si bien que les clients cessent de vous écrire pour demander où ils en sont.

Créez un espace client pour mon cabinet d'immigration. Chaque dossier a une liste de documents (passeport, relevés bancaires, attestation d'employeur, traductions, extrait de casier judiciaire) avec les statuts reçu, manquant ou à remplacer et une raison. Les clients déposent des fichiers sur chaque ligne. Affichez les dates de délivrance et d'expiration pour les documents sensibles au temps, l'étape du dossier et la prochaine action.

Chaque date d'expiration de visa, à l'avance

Les prospects enregistrent le parcours qui les intéresse, leur nationalité et leur calendrier. Les clients ont leur visa actuel avec sa date d'expiration et un rappel bien en amont. Les comptes employeurs sont liés à chaque salarié parrainé, et les sources de recommandation comme les universités ou les associations sont suivies.

Créez un CRM pour un cabinet d'immigration. Les prospects ont le parcours souhaité, la nationalité, le pays actuel et le calendrier. Les clients ont le type de visa et la date d'expiration avec un rappel 4 mois avant. Les comptes employeurs listent chaque salarié parrainé. Suivez la source de recommandation.

Des consultations dans le fuseau horaire du client

Les consultations initiales ont des créneaux plus longs que les suivis, les horaires s'affichent dans l'heure locale du visiteur, le formulaire demande la catégorie de visa et toute échéance, et les consultations payantes sont confirmées après le paiement.

Créez la prise de rendez-vous pour mon cabinet d'immigration avec des consultations initiales de 60 minutes et des suivis de 30 minutes, des créneaux affichés dans le fuseau horaire du client, un formulaire demandant la catégorie de visa, le lieu actuel et toute date d'expiration de visa, et un paiement avant confirmation.

Honoraires par étapes, avec les frais administratifs à part

Des factures liées aux étapes du dossier, comme la signature, l'examen des documents et le dépôt. Les honoraires professionnels, les frais de demande administrative, les frais de traduction et d'envoi apparaissent sur des lignes séparées, et les employeurs peuvent être facturés par salarié parrainé.

Créez la facturation d'un cabinet d'immigration. Facturez les honoraires par étapes à la signature et au dépôt, faites apparaître les frais administratifs, de traduction et d'envoi sur des lignes séparées, facturez les employeurs par salarié parrainé, et indiquez les conditions de remboursement en cas de retrait de demande.

Où les dossiers attendent

Les dossiers en cours par étape, les dossiers par consultant, le délai moyen entre la signature et le dépôt, et une liste unique des échéances à venir pour tous les clients. L'attente de documents est généralement l'étape la plus longue, et ce tableau montre de combien.

Créez un tableau de bord pour mon cabinet d'immigration affichant les dossiers par étape (en attente de documents, en examen, déposé, décidé), les dossiers par consultant, le nombre moyen de jours entre la signature et le dépôt, et les échéances à venir pour tous les clients.

Un site factuel sur ce que vous faites

Des pages pour les visas de travail, les visas familiaux, les études et la naturalisation, qui décrivent comment vous aidez sans promettre de résultat, les pays dont vous suivez les démarches, vos informations d'enregistrement ou d'agrément, et un formulaire de demande de consultation.

Créez un site pour mon cabinet d'immigration avec des pages pour les visas de travail, les visas familiaux, les études et la naturalisation, décrivant comment nous préparons, vérifions et déposons les demandes sans promettre de résultat. Affichez notre agrément dans le pied de page, les pays couverts et un formulaire de demande de consultation.

Passeports, relevés bancaires et qui peut les voir

Vous détenez des documents d'identité et financiers appartenant à des personnes souvent en situation de vulnérabilité. Les fichiers sont stockés dans l'espace de stockage de votre projet, et chaque client n'ouvre que les siens. Demandez un accès pour le personnel limité au consultant affecté, avec un journal de qui a consulté quoi. Vérifiez les règles de protection des données et celles qui encadrent les conseils en immigration là où vous exercez, avant la mise en ligne.

Le client ne voit que son propre dossier
Accès du personnel selon l'affectation
Journal d'accès aux documents

Ne promettez pas de résultat

Les décisions appartiennent aux autorités. Limitez les textes du site, les pages de destination et les e-mails à ce que vous faites : évaluer, préparer, vérifier, déposer. Évitez les taux de réussite que vous ne pouvez pas justifier. Les clients prudents font davantage confiance à cela qu'aux garanties.

Un prompt pour démarrer

Créez une app pour mon cabinet d'immigration. Les clients réservent une consultation dans leur propre fuseau horaire. Chaque dossier a une liste de documents que le client voit dans un espace client, avec des pièces marquées reçues, manquantes ou à remplacer, des dates de validité et des envois. Le personnel voit chaque dossier par étape et les échéances à venir, et un CRM nous rappelle les dates d'expiration des visas quatre mois à l'avance.

Questions

Un espace client est-il sûr pour les scans de passeport ?

Les fichiers sont stockés dans l'espace de stockage de votre projet, et chaque client n'ouvre que les siens. Ce sont des documents sensibles : vérifiez les règles de protection des données qui s'appliquent là où vous exercez et limitez l'accès aux seuls collaborateurs qui en ont besoin.

Les clients d'autres pays peuvent-ils réserver dans leur propre fuseau horaire ?

Oui. Les créneaux s'affichent dans l'heure locale du visiteur, tandis que vous les voyez dans la vôtre.

Le système peut-il nous rappeler les dates d'expiration des visas ?

Oui. Enregistrez la date d'expiration avec un décalage de rappel, et une liste affiche chaque client dont la date approche.

L'application donne-t-elle des conseils en immigration ?

Non. Elle organise les documents, les échéances et les factures. Les conseils viennent de votre personnel qualifié, dans le cadre des règles qui s'appliquent là où vous exercez.

Faut-il savoir coder, et combien cela coûte-t-il ?

Aucun code n'est nécessaire. Le plan Free ne demande pas de carte, et Pro coûte 25 $ par mois pour un domaine personnalisé, l'édition du code, l'export et plus de crédits.

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