Logiciel pour cabinet d'immigration : listes de documents, échéances et portails client

Mythex permet à un cabinet d'immigration de créer un portail client où chaque personne voit quels documents sont reçus, manquants ou à remplacer, un CRM qui vous rappelle les dates d'expiration de visa des mois à l'avance, la réservation de consultations selon le fuseau horaire du client, et des factures qui séparent vos honoraires des frais gouvernementaux. Décrivez vos programmes et votre processus dans le clavardage et publiez.

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Ce qu'un dossier implique vraiment

Chaque dossier commence par une consultation et se transforme en une longue liste de documents : passeports, relevés bancaires couvrant les bons mois, lettres d'emploi, traductions certifiées, certificats de bonne conduite, chacun avec sa propre période de validité. Les clients envoient des photos de documents par WhatsApp à minuit, souvent floues, parfois la mauvaise page. Les conseillers suivent dans un tableur les éléments qui manquent encore et relancent les clients un à la fois. Un relevé bancaire acceptable en mars est trop vieux en mai. Les entreprises clientes parrainent plusieurs travailleurs, chacun avec son propre dossier. Qui peut donner des conseils en immigration est réglementé dans de nombreux pays. Un logiciel ne peut pas décider d'un dossier, mais il peut rendre la liste de documents visible pour le client et garder chaque date en vue.

Une liste de documents par dossier avec des statuts
Dates de validité pour les documents sensibles au temps
Accès limité au client et au personnel assigné
Dates d'expiration de visa avec rappels à long délai
Vos honoraires et les frais gouvernementaux sur des lignes distinctes
Comptes employeurs avec chaque travailleur parrainé

Une liste que le client voit, au lieu de WhatsApp

Chaque client se connecte à sa liste de documents où chaque pièce est marquée reçue, manquante ou à remplacer, avec une brève raison comme « relevé de plus de 28 jours ». Les téléversements vont directement au bon élément. Le statut du dossier et la prochaine étape sont visibles, donc les clients cessent de vous écrire pour demander.

Crée un portail client pour mon cabinet d'immigration. Chaque dossier a une liste de documents (passeport, relevés bancaires, lettre d'emploi, traductions, certificat de bonne conduite) avec les statuts reçu, manquant ou à remplacer et une raison. Les clients téléversent des fichiers pour chaque élément. Affiche les dates d'émission et d'expiration des documents sensibles au temps, l'étape du dossier et la prochaine action.

Chaque date d'expiration de visa, des mois à l'avance

Les prospects enregistrent le programme qui les intéresse, leur nationalité et leur échéancier. Les clients ont leur visa actuel avec sa date d'expiration et un rappel bien à l'avance. Les clients employeurs sont reliés à chaque travailleur parrainé, et les sources de recommandation comme les universités et les groupes communautaires sont suivies.

Crée un CRM pour un cabinet d'immigration. Les prospects ont le programme d'intérêt, la nationalité, le pays actuel et l'échéancier. Les clients ont le type de visa et la date d'expiration avec un rappel 4 mois avant. Les comptes employeurs listent chaque travailleur parrainé. Suis la source de recommandation.

Consultations selon le fuseau horaire du client

Les consultations initiales ont des plages plus longues que les suivis, les heures s'affichent dans le fuseau horaire local du visiteur, le formulaire demande la catégorie de visa et toute échéance, et les consultations payantes sont confirmées après le paiement.

Crée la réservation de consultations pour mon cabinet d'immigration, avec des consultations initiales de 60 minutes et des suivis de 30 minutes, des plages affichées dans le fuseau horaire du client, un formulaire demandant la catégorie de visa, le lieu actuel et toute date d'expiration de visa, et un paiement avant la confirmation.

Honoraires par étapes, frais gouvernementaux affichés à part

Factures liées aux jalons du dossier, comme la signature, l'examen des documents et la soumission. Les honoraires professionnels, les frais de demande gouvernementaux, les traductions et les frais de messagerie figurent sur des lignes distinctes, et les employeurs peuvent être facturés par travailleur parrainé.

Crée la facturation pour un cabinet d'immigration. Facture les honoraires professionnels par étapes à la signature et à la soumission, indique les frais gouvernementaux, les traductions et les frais de messagerie sur des lignes distinctes, facture les employeurs par travailleur parrainé, et précise les modalités de remboursement pour les demandes retirées.

Où les dossiers attendent

Dossiers actifs par étape, dossiers par conseiller, délai moyen entre la signature et la soumission, et une seule liste des échéances à venir pour tous les clients. L'attente de documents est généralement l'étape la plus longue, et ce tableau montre de combien.

Crée un tableau de bord pour mon cabinet d'immigration qui affiche les dossiers par étape (en attente de documents, en examen, soumis, décidé), les dossiers par conseiller, le nombre moyen de jours entre la signature et la soumission, et les échéances à venir pour tous les clients.

Un site qui décrit honnêtement ce que vous faites

Des pages pour les programmes de travail, de famille, d'études et de citoyenneté qui décrivent comment vous aidez sans promettre de résultats, les pays dont vous connaissez les systèmes, vos détails d'inscription ou d'accréditation, et un formulaire de consultation.

Crée un site web pour mon cabinet d'immigration avec des pages sur les visas de travail, les visas familiaux, les études et la citoyenneté, qui décrivent comment nous préparons, vérifions et soumettons les demandes sans promettre de résultats. Affiche notre accréditation dans le pied de page, les pays couverts et un formulaire de demande de consultation.

Passeports, relevés bancaires et qui peut les voir

Vous détenez des documents d'identité et financiers de personnes qui sont souvent dans une situation vulnérable. Les fichiers se trouvent dans le stockage de votre projet, et chaque client n'ouvre que les siens. Demandez un accès au personnel limité au conseiller assigné, et un journal de qui a consulté quoi. Vérifiez les règles de protection des données là où vous exercez, ainsi que les règles sur qui peut donner des conseils en immigration, avant la mise en ligne.

Le client ne voit que son propre dossier
Accès du personnel selon l'assignation
Journal d'accès aux documents

Ne promettez pas de résultats

Les décisions relèvent des autorités. Limitez le contenu du site, des pages d'atterrissage et des courriels à ce que vous faites : évaluer, préparer, vérifier, soumettre. Évitez les taux de réussite que vous ne pouvez pas appuyer. Les clients prudents font davantage confiance à cela qu'aux garanties.

Une consigne pour commencer

Crée une app pour mon cabinet d'immigration. Les clients réservent une consultation dans leur propre fuseau horaire. Chaque dossier a une liste de documents que le client voit dans un portail, avec les éléments marqués reçus, manquants ou à remplacer, les dates de validité et les téléversements. Le personnel voit chaque dossier par étape et les échéances à venir, et un CRM nous rappelle les dates d'expiration de visa quatre mois à l'avance.

Questions

Un portail est-il sécuritaire pour les numérisations de passeports?

Les fichiers sont stockés dans le stockage de votre projet, et chaque client n'ouvre que les siens. Ce sont des documents sensibles : vérifiez les règles de protection des données là où vous exercez et limitez l'accès aux membres du personnel qui en ont besoin.

Les clients d'autres pays peuvent-ils réserver selon leur fuseau horaire?

Oui. Les plages sont affichées dans le fuseau horaire local du visiteur, tandis que vous les voyez dans le vôtre.

Le système peut-il nous rappeler les dates d'expiration de visa?

Oui. Enregistrez la date d'expiration avec un délai de rappel, et une liste affiche chaque client dont la date approche.

L'app donne-t-elle des conseils en immigration?

Non. Elle organise les documents, les échéances et les factures. Les conseils proviennent de votre personnel qualifié, selon les règles qui s'appliquent là où vous exercez.

Ai-je besoin de coder, et combien ça coûte?

Aucun code n'est nécessaire. Le forfait Gratuit ne demande pas de carte, et le forfait Pro coûte 25 $ par mois pour un domaine personnalisé, la modification du code, l'exportation et plus de crédits.

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