Kanzlei-Software nach Ihrer Beschreibung: Erstkontakt, Konfliktprüfung, Mandantenportal und Mandatsübersicht

Mythex baut für eine kleine Kanzlei die Werkzeuge rund um ihr Akten- und Fristenverwaltungssystem: eine Website mit Rechtsgebietsseiten, die die Probleme der Mandanten beschreiben, eine Terminbuchung, die auf die Konfliktprüfung wartet, ein Mandantenportal, das nach Mandaten gegliedert ist, und ein Dashboard mit laufenden Mandaten, Fristen und unberechneter Arbeitszeit. Beschreiben Sie Ihre Praxis im Chat, prüfen Sie die Live-Vorschau und veröffentlichen Sie mit Logins und einer echten Datenbank.

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Wo kleine Kanzleien Zeit verlieren

Eine Kanzlei arbeitet mit Mandaten, nicht mit Kunden. Jedes Mandat hat einen zuständigen Anwalt, eine Vergütungsvereinbarung, Fristen, die ein Gericht oder die Gegenseite setzt, und eine Akte, die durch E-Mail-Anhänge wächst. Der Erstkontakt ist die Stelle, an der das Risiko beginnt: Eine Anfrage braucht eine Konfliktprüfung gegen jede Partei, für die die Kanzlei je tätig war oder gegen die sie tätig war, bevor irgendjemand einen Rat gibt. Danach wird das Mandat selbst zu langen E-Mail-Verläufen, Entwürfe gehen hin und her, und Mandanten rufen an, um zu fragen, was passiert. Viele Kanzleien haben Software zur Zeiterfassung, nehmen Anfragen aber noch telefonisch an und führen wichtige Fristen in persönlichen Kalendern. Die Lücken liegen beim Erstkontakt und beim Dokumentenaustausch.

Anfrageformulare, die den Namen der Gegenseite für die Konfliktprüfung abfragen
Beratungen bleiben ausstehend, bis die Prüfung abgeschlossen ist
Verfügbarkeit je Anwalt und Rechtsgebiet
Ein Mandantenbereich pro Mandat für Dokumente und Termine
Interne Notizen, die nie in der Mandantenansicht erscheinen
Unberechnete Arbeitszeit und Fristen kanzleiweit sichtbar

Rechtsgebietsseiten, geschrieben für die Lage des Mandanten

Jedes Rechtsgebiet beschreibt drei bis vier reale Situationen in einfachen Worten, etwa einen Vermieter, der eine Kaution einbehält, oder einen Gesellschafter, der aus einer Gesellschaft ausscheidet, und sagt, was der erste Schritt kostet. Anwaltsprofile nennen Fachgebiete und Zulassungen. Das Anfrageformular fragt nach dem Namen der Gegenseite und einer Frist und weist darauf hin, dass das Absenden kein Mandatsverhältnis begründet.

Erstelle eine Website für meine Kanzlei mit Rechtsgebietsseiten für Arbeitsrecht, Immobilienstreitigkeiten und Gesellschaftsrecht. Jede Seite beschreibt typische Mandantensituationen in einfacher Sprache und unsere Erstberatung mit Festpreis. Ergänze Anwaltsprofile mit Fachgebieten und Zulassungen sowie ein Anfrageformular mit Name der Gegenseite und Frist, mit Hinweis, dass es kein Mandatsverhältnis begründet.

Terminbuchung, die auf die Konfliktprüfung wartet

Mandanten wählen ein kostenloses Erstgespräch von 15 Minuten oder eine bezahlte einstündige Beratung bei einem Anwalt des passenden Rechtsgebiets. Der Termin wird als angefragt vorgemerkt, die Angaben zum Erstkontakt gehen an die Konfliktprüfung, und erst danach wird die Buchung mit einem Zahlungslink bestätigt, sofern nötig.

Erstelle ein Terminbuchungssystem für meine Kanzlei. Mandanten wählen ein kostenloses 15-Minuten-Gespräch oder eine bezahlte einstündige Beratung, wählen ein Rechtsgebiet und einen Anwalt darin und geben Mandatsart und den Namen der Gegenseite an. Buchungen bleiben ausstehend, bis das Personal die Konfliktprüfung als unbedenklich markiert, danach erhält der Mandant eine Bestätigung mit einem Zahlungslink.

Ein Mandantenportal, nach Mandaten gegliedert

Ein Mandant kann einen Immobilienkauf und einen Rechtsstreit gleichzeitig laufen haben, deshalb bekommt jedes Mandat einen eigenen Bereich: den aktuellen Stand, den nächsten erwarteten Schritt, wichtige Termine und einen Dokumentenaustausch für Entwürfe und unterschriebene Exemplare. Interne Notizen bleiben intern.

Erstelle ein Mandantenportal für meine Kanzlei. Jeder Mandant sieht seine Mandate getrennt, mit aktuellem Stand, nächstem Schritt, wichtigen Terminen (Abschluss, Einreichung, Verhandlung) und einem Dokumentenaustausch für Entwürfe und unterschriebene Exemplare. Interne Notizen zu einem Mandat werden dem Mandanten nie angezeigt.

Jede Partei erfasst, damit die Konfliktsuche funktioniert

Kontakte sind mit Mandaten verknüpft, mit einer Rolle: Mandant, Gegenpartei, Anwalt der Gegenseite, Zeuge. Eine Konfliktsuche läuft über jeden jemals erfassten Namen, einschließlich Firmen und früherer Parteien. Jedes Mandat trägt Art, Vergütungsvereinbarung, zuständigen Anwalt und Empfehlungsquelle.

Erstelle ein CRM für meine Kanzlei. Kontakte sind Mandaten mit einer Rolle zugeordnet (Mandant, Gegenpartei, Anwalt der Gegenseite, Zeuge). Füge eine Konfliktsuche über alle jemals erfassten Namen und Firmen hinzu. Jedes Mandat hat Art, Vergütungsvereinbarung, zuständigen Anwalt und Empfehlungsquelle, mit einem Bericht über Mandate je Empfehler.

Laufende Mandate, Fristen und unberechnete Arbeit auf einen Blick

Sehen Sie laufende Mandate nach Anwalt und Stand, Fristen der nächsten Wochen kanzleiweit, unberechnete Arbeit und Rechnungen älter als 60 Tage je Mandat sowie Anfragen im Vergleich zu neuen Aufträgen nach Rechtsgebiet.

Erstelle ein Dashboard für meine Kanzlei mit laufenden Mandaten nach Anwalt und Stand, allen Fristen der nächsten 30 Tage, unberechneter Arbeit und Rechnungen älter als 60 Tage je Mandat sowie Anfragen im Vergleich zu neuen Aufträgen nach Rechtsgebiet in diesem Quartal.

Eine Seite je enger Mandatsart

Eine Seite für einvernehmliche Scheidung oder die Prüfung von Aufhebungsverträgen mit eigener Gebührenbasis, einem benannten Anwalt und einem kurzen Formular, das fragt, ob ein Verhandlungstermin oder eine Verjährungsfrist bereits läuft.

Erstelle eine Landingpage für die Prüfung von Aufhebungsverträgen in meiner Kanzlei. Nenne den Festpreis und dass der Arbeitgeber die Kosten oft übernimmt, zeige den zuständigen Anwalt mit Foto und füge ein kurzes Formular hinzu, das nach dem Namen des Arbeitgebers und der Frist zur Unterzeichnung fragt.

Vertraulichkeit und berufsrechtliche Pflichten

Mandatsakten sind vertraulich und oft geschützt. Richten Sie Logins, Zugriffsprüfungen pro Mandat, einen privaten Dateispeicher und Rollen für das Personal ein, damit jeder Mandant nur seine eigenen Mandate sieht und junge Mitarbeiter nur das, woran sie arbeiten. Mythex baut diese Kontrollen in die App ein. Ihre berufsrechtlichen Pflichten, die Regeln für Mandantengelder und das Datenschutzrecht gelten weiterhin, und Sie sollten die Werberegeln prüfen, bevor Sie Referenzen oder Ergebnisse veröffentlichen.

Mit dem Erstkontakt beginnen

Der Erstkontakt ist der günstigste Ort zum Anfangen und zugleich der mit dem größten Risiko. Schalten Sie das Anfrageformular und die Terminbuchung mit dem Schritt der Konfliktprüfung live und erfassen Sie vom ersten Tag an jede Partei jeder neuen Anfrage. Als Nächstes folgt das Mandantenportal für einige aktive Mandate mit den längsten E-Mail-Verläufen, danach das Dashboard, sobald Mandate und Fristen im System sind.

Anfrageformular und Buchung mit Konfliktschritt
Jede Partei ab der ersten Anfrage erfasst
Portal zuerst für die aufwendigsten Mandate

Ein Prompt als Ausgangspunkt

Erstelle eine App für meine Kanzlei. Interessenten buchen ein kostenloses Gespräch oder eine bezahlte Beratung und nennen die Mandatsart und den Namen der Gegenseite; die Buchung bleibt ausstehend, bis wir eine Konfliktsuche über alle erfassten Namen abgeschlossen haben. Mandanten erhalten danach ein Portal mit einem Bereich je Mandat, der Stand, nächsten Schritt, Fristen und einen Dokumentenaustausch zeigt, interne Notizen bleiben intern.

Fragen

Kann das System eine Konfliktprüfung durchführen?

Ja. Richten Sie eine Suche über jeden Namen und jede Firma ein, die bei einem Mandat in irgendeiner Rolle erfasst wurde. Die Prüfung ist nur so vollständig wie die erfassten Namen, deshalb sollten Sie Gegenparteien ab der ersten Anfrage aufnehmen.

Können Mandanten Dokumente hochladen und unterschreiben?

Mandanten können Dateien in ihrem Mandatsbereich hochladen und herunterladen, das ersetzt lange E-Mail-Verläufe. Für rechtsverbindliche elektronische Signaturen binden Sie einen Signaturanbieter Ihrer Wahl an.

Ersetzt es unser Aktenverwaltungssystem?

Das muss es nicht. Viele Kanzleien behalten ihre Zeiterfassung und Buchhaltung und bauen Erstkontakt, Mandantenportal und Dashboards darum herum. Wenn Ihr System Daten exportiert, können Sie sie importieren.

Ist es sicher genug für Mandantenakten?

Richten Sie Logins, Berechtigungen pro Mandat und einen privaten Speicher ein, dann sieht jeder Mandant nur seine eigenen Mandate. Mythex behauptet keine Zertifizierungen wie SOC 2, prüfen Sie deshalb die Vorgaben, die für Ihre Kanzlei gelten.

Brauche ich einen Entwickler?

Nein. Sie beschreiben, was Sie brauchen, in einfacher Sprache, und Mythex baut es. Mit Pro für 25 $ im Monat können Sie den Code bearbeiten, exportieren oder GitHub anbinden, falls später jemand Technisches hinzukommt.

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