Software para despachos: admisión, control de conflictos, portal de cliente y panel de asuntos

Mythex permite a un pequeño despacho crear las herramientas que rodean a su sistema de gestión de asuntos: una web con páginas de área escritas para los problemas de los clientes, reserva de consultas que espera a un control de conflictos, un portal de cliente organizado por asunto y un panel con los asuntos abiertos, las fechas clave y el trabajo sin facturar. Describe tu práctica en el chat, revisa la vista previa en vivo y publícalo con accesos y una base de datos real.

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Dónde pierden tiempo los pequeños despachos

Un despacho funciona por asuntos y no por clientes. Cada asunto tiene un abogado responsable, un acuerdo de honorarios, plazos marcados por un juzgado o por la otra parte y un expediente que crece con los adjuntos del correo. La admisión es donde empieza el riesgo: una consulta necesita un control de conflictos contra todas las partes para las que el despacho haya actuado o contra las que haya actuado antes de dar ningún consejo. Después, el propio asunto se convierte en largas cadenas de correos, con borradores de ida y vuelta y clientes que llaman para preguntar qué pasa. Muchos despachos tienen software de registro de horas pero siguen recogiendo consultas por teléfono y guardan las fechas clave en calendarios personales. Los huecos están en la admisión y en el intercambio de documentos.

Formularios de consulta que recogen el nombre de la otra parte para el control de conflictos
Consultas en espera hasta que el control se despeja
Disponibilidad por abogado y área de práctica
Un área de cliente por asunto para documentos y fechas
Notas internas que nunca llegan a la vista del cliente
Trabajo sin facturar y fechas clave visibles en todo el despacho

Páginas de área escritas para la situación del cliente

Cada área describe tres o cuatro situaciones reales con palabras sencillas, como un casero que retiene la fianza o un socio que sale de una sociedad, y explica cuál es el primer paso y cuánto cuesta. Las fichas de abogados muestran sus áreas y colegiaciones. El formulario de consulta pide el nombre de la otra parte e informa de que enviarlo no crea una relación abogado-cliente.

Crea una web para mi despacho de abogados con páginas de área para derecho laboral, litigios inmobiliarios y derecho societario, cada una describiendo situaciones habituales de cliente en lenguaje sencillo y nuestra primera consulta a precio cerrado. Añade fichas de abogados con áreas y colegiaciones, y un formulario de consulta que pida el nombre de la otra parte y cualquier plazo, con un aviso de que no crea una relación con el cliente.

Reserva de consultas que espera al control de conflictos

Los clientes eligen una llamada gratuita de triaje o una primera reunión de pago con un abogado del área adecuada. El hueco queda en espera, las respuestas del formulario pasan al control de conflictos y solo entonces se confirma la reserva, con un enlace de pago si hace falta.

Crea un sistema de reservas de consultas para mi despacho. Los clientes eligen una llamada gratuita de 15 minutos o una consulta de pago de 1 hora, escogen un área de práctica y un abogado de esa área e indican el tipo de asunto y el nombre de la otra parte. Las reservas quedan pendientes hasta que el personal marque el control de conflictos como despejado; entonces el cliente recibe la confirmación con un enlace de pago.

Un portal de cliente organizado por asunto

Un mismo cliente puede tener una compraventa de vivienda y un litigio en marcha a la vez, así que cada asunto tiene su propia área: la fase actual, el siguiente paso previsto, las fechas clave y un intercambio de documentos para borradores y copias firmadas. Las notas internas del personal quedan ocultas.

Crea un portal de cliente para mi despacho. Cada cliente ve sus asuntos por separado, con la fase actual, el siguiente paso, las fechas clave (escritura, presentación, vista) y un intercambio de documentos para borradores y copias firmadas. Las notas internas de un asunto nunca se muestran al cliente.

Todas las partes registradas, para que las búsquedas de conflicto funcionen

Los contactos se vinculan a los asuntos con un papel: cliente, parte contraria, abogado de la contraria, testigo. Una búsqueda de conflicto recorre todos los nombres registrados, incluidas empresas y partes anteriores. Cada asunto guarda su tipo, el acuerdo de honorarios, el abogado responsable y el origen de la recomendación.

Crea un CRM para mi despacho de abogados. Los contactos se vinculan a los asuntos con un papel (cliente, parte contraria, abogado de la contraria, testigo). Añade una búsqueda de conflictos sobre todos los nombres y empresas registrados. Cada asunto tiene tipo, acuerdo de honorarios, abogado responsable y origen de la recomendación, con un informe de asuntos por recomendador.

Asuntos abiertos, fechas clave y trabajo sin facturar en una sola vista

Consulta los asuntos abiertos por abogado y fase, todas las fechas clave de los próximos 30 días en el despacho, el trabajo sin facturar y las facturas de más de 60 días por asunto, y las consultas frente a los nuevos encargos por área este trimestre.

Crea un panel para mi despacho de abogados que muestre los asuntos abiertos por abogado y fase, todas las fechas clave de los próximos 30 días, el trabajo sin facturar y las facturas de más de 60 días por asunto, y las consultas frente a nuevos encargos por área de práctica este trimestre.

Una página por tipo de asunto concreto

Una página para la revisión de acuerdos de salida de empresa, con honorarios cerrados, un abogado con nombre y un formulario breve que pregunta si ya corre un plazo para firmar o una fecha límite.

Crea una página de destino para la revisión de acuerdos de salida de empresa en mi despacho. Indica los honorarios cerrados y que la empresa suele contribuir, muestra el abogado que los lleva con una foto y añade un formulario breve que pregunte el nombre de la empresa y el plazo para firmar.

Confidencialidad y normas profesionales

Los expedientes jurídicos son confidenciales y a menudo están protegidos por secreto profesional. Pide inicios de sesión, comprobaciones de acceso por asunto, almacenamiento privado de archivos y roles de personal para que cada cliente vea solo sus asuntos y el personal junior solo lo que trabaja. Mythex incorpora esos controles en la app. Tus normas deontológicas, las normas sobre fondos de clientes y la protección de datos siguen aplicándose, y conviene revisar las normas de publicidad antes de publicar testimonios o resultados.

Empieza por la admisión

La admisión es el lugar más barato por el que empezar y el que más riesgo tiene. Publica el formulario de consulta y la reserva con el paso de control de conflictos, y registra cada parte de cada nueva consulta desde el primer día. Añade después el portal de cliente para unos pocos asuntos activos con las cadenas de correo más largas, y el panel cuando los asuntos y las fechas estén en el sistema.

Formulario de consulta y reserva con paso de conflictos
Cada parte registrada desde la primera consulta
Portal primero para los asuntos más ruidosos

Un prompt para empezar

Crea una app para mi despacho de abogados. Los posibles clientes reservan una llamada gratuita o una consulta de pago e indican el tipo de asunto y el nombre de la otra parte; la reserva queda pendiente hasta que despejemos una búsqueda de conflictos en todos los nombres registrados. Después, los clientes tienen un portal con un área por asunto que muestra la fase, el siguiente paso, las fechas clave y un intercambio de documentos, con las notas internas del personal ocultas.

Preguntas

¿Puede el sistema hacer un control de conflictos?

Sí. Pide una búsqueda en todos los nombres y empresas registrados en cualquier asunto y en cualquier papel. El control solo es tan completo como los nombres que registres, así que anota las partes contrarias desde la primera consulta.

¿Pueden los clientes subir y firmar documentos?

Los clientes pueden subir y descargar archivos en el área de su asunto, lo que sustituye las largas cadenas de correo. Para firmas electrónicas con validez legal, conecta un proveedor de firma que elijas.

¿Sustituirá a nuestro sistema de gestión de asuntos?

No tiene por qué. Muchos despachos conservan su sistema de registro de horas y contabilidad y construyen la admisión, el portal de cliente y los paneles alrededor. Si tu sistema exporta datos, puedes importarlos.

¿Es lo bastante seguro para expedientes de clientes?

Pide inicios de sesión, permisos por asunto y almacenamiento privado, y cada cliente ve solo sus asuntos. Mythex no afirma tener certificaciones como SOC 2, así que revisa las normas que se aplican a tu práctica.

¿Necesito un programador?

No. Describes lo que necesitas con palabras sencillas y Mythex lo construye. Con Pro, a $25/mes, puedes editar el código, exportarlo o conectar GitHub si más adelante te ayuda alguien técnico.

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