Software para Sociedades de Advogados à Sua Medida: Admissão, Verificação de Conflitos, Portais de Clientes e Painéis de Processos

A Mythex permite a uma pequena sociedade de advogados criar as ferramentas à volta do seu sistema de gestão de processos: um site com páginas de áreas de atuação escritas a partir dos problemas dos clientes, marcação de consultas que aguarda a verificação de conflitos, um portal de clientes organizado por processo, e um painel com os processos abertos, as datas-chave e os trabalhos por faturar. Descreva a sua atividade no chat, veja a pré-visualização em direto e publique com acessos e uma base de dados real.

Comece a construir grátis

Onde as pequenas sociedades perdem tempo

Uma sociedade de advogados funciona por processos e não por clientes. Cada processo tem um advogado responsável, um regime de honorários, prazos fixados por um tribunal ou pela parte contrária, e um dossiê que cresce com anexos de email. A admissão é onde começa o risco: um pedido de informação exige uma verificação de conflitos contra todas as partes que a sociedade alguma vez representou ou contra quem atuou, antes de alguém dar qualquer aconselhamento. Depois, o processo em si transforma-se em longas cadeias de emails, com minutas que vão e vêm, e os clientes telefonam para perguntar o que se passa. Muitas sociedades têm software de registo de tempos mas continuam a receber pedidos por telefone e a guardar as datas-chave em agendas pessoais. As falhas estão na admissão e na troca de documentos.

Formulários de pedido de informação que recolhem o nome da parte contrária para a verificação de conflitos
Consultas mantidas como pendentes até a verificação ser concluída
Disponibilidade por advogado e por área de atuação
Uma área de cliente por processo para documentos e datas
Notas internas que nunca chegam à vista do cliente
Trabalhos por faturar e datas-chave visíveis em toda a sociedade

Páginas de atuação escritas a partir da situação do cliente

Cada área de atuação descreve três ou quatro situações reais em linguagem simples, como um senhorio que retém uma caução ou um sócio que sai de uma sociedade, e diz quanto custa o primeiro passo. Os perfis dos advogados indicam as áreas e as inscrições. O formulário de pedido de informação pede o nome da parte contrária e declara que o seu envio não cria uma relação de advogado e cliente.

Crie um site para a minha sociedade de advogados com páginas de atuação em direito do trabalho, litígios imobiliários e direito societário, cada uma a descrever situações comuns de clientes em linguagem simples e a nossa primeira consulta com honorários fixos. Acrescente perfis de advogados com áreas e inscrições, e um formulário de pedido de informação que peça o nome da parte contrária e qualquer prazo, com um aviso de que não cria uma relação de cliente.

Marcação de consultas que aguarda a verificação de conflitos

Os clientes escolhem uma chamada de triagem gratuita ou uma primeira reunião paga com um advogado da área certa. O horário fica reservado como pedido, as respostas da admissão seguem para a verificação de conflitos, e só depois a marcação é confirmada com uma ligação de pagamento, se for necessária.

Crie um sistema de marcação de consultas para a minha sociedade de advogados. Os clientes escolhem uma chamada gratuita de 15 minutos ou uma consulta paga de 1 hora, escolhem uma área de atuação e um advogado dessa área, e indicam o tipo de processo e o nome da parte contrária. As marcações ficam pendentes até a equipa marcar a verificação de conflitos como limpa; depois o cliente recebe uma confirmação com uma ligação de pagamento.

Um portal de clientes organizado por processo

Um cliente pode ter uma compra de casa e um litígio em curso ao mesmo tempo, por isso cada processo tem a sua própria área: a fase atual, o próximo passo previsto, as datas-chave e uma troca de documentos para minutas e cópias assinadas. As notas da equipa ficam internas.

Crie um portal de clientes para a minha sociedade de advogados. Cada cliente vê os seus processos separadamente, com a fase atual, o próximo passo, as datas-chave (escritura, entrega, audiência) e uma troca de documentos para minutas e cópias assinadas. As notas da equipa num processo nunca são mostradas ao cliente.

Todas as partes registadas, para que as pesquisas de conflitos funcionem

Os contactos ficam ligados aos processos com uma função: cliente, parte contrária, mandatário, testemunha. Uma pesquisa de conflitos percorre todos os nomes alguma vez registados, incluindo empresas e partes anteriores. Cada processo tem o seu tipo, regime de honorários, advogado responsável e origem da recomendação.

Crie um CRM para a minha sociedade de advogados. Os contactos ficam ligados aos processos com uma função (cliente, parte contrária, advogado da parte contrária, testemunha). Acrescente uma pesquisa de conflitos por todos os nomes e empresas alguma vez registados. Cada processo tem tipo, regime de honorários, advogado responsável e origem da recomendação, com um relatório de processos por quem recomendou.

Processos abertos, datas-chave e trabalhos por faturar numa só vista

Veja os processos abertos por advogado e por fase, as datas-chave das próximas semanas em toda a sociedade, os trabalhos por faturar e as faturas em atraso por processo, e os pedidos por área de atuação face às instruções obtidas.

Crie um painel para a minha sociedade de advogados que mostre os processos abertos por advogado e por fase, todas as datas-chave dos próximos 30 dias, os trabalhos por faturar e as faturas com mais de 60 dias por processo, e os pedidos face às novas instruções por área de atuação neste trimestre.

Uma página para cada tipo de processo específico

Uma página para divórcios por mútuo consentimento ou revisões de acordos de cessação de contrato, com a sua própria base de honorários, um advogado identificado e um formulário curto que pergunta se já corre uma data de audiência ou um prazo de caducidade.

Crie uma página de destino para revisões de acordos de cessação de contrato na minha sociedade. Indique os honorários fixos e que a entidade empregadora muitas vezes contribui, mostre o advogado que trata destes casos com uma fotografia e acrescente um formulário curto que pergunte o nome da entidade empregadora e o prazo para assinar.

Confidencialidade e regras profissionais

Os processos jurídicos são confidenciais e muitas vezes estão protegidos por sigilo profissional. Peça inícios de sessão, verificações de acesso por processo, armazenamento privado de ficheiros e funções para a equipa, para que cada cliente veja apenas os seus processos e os colaboradores mais novos vejam apenas o que trabalham. A Mythex incorpora estes controlos na aplicação. As suas regras deontológicas, as regras sobre fundos de clientes e a lei de proteção de dados continuam a aplicar-se, e deve verificar as regras de publicidade antes de publicar testemunhos ou resultados.

Comece pela admissão

A admissão é o sítio mais barato para começar e aquele onde há mais risco. Ponha o formulário de pedido de informação e a marcação de consultas online com o passo da verificação de conflitos, e registe cada parte em cada novo pedido desde o primeiro dia. Acrescente depois o portal de clientes para um punhado de processos ativos com as cadeias de email mais longas, e o painel quando os processos e as datas estiverem no sistema.

Formulário de pedido de informação e marcação com passo de conflitos
Cada parte registada desde o primeiro pedido
Portal primeiro para os processos mais barulhentos

Um prompt para começar

Crie uma aplicação para a minha sociedade de advogados. Os potenciais clientes marcam uma chamada gratuita ou uma consulta paga e indicam o tipo de processo e o nome da parte contrária; a marcação fica pendente até concluirmos uma pesquisa de conflitos por todos os nomes que temos registados. Depois, os clientes têm um portal com uma área por processo que mostra a fase, o próximo passo, as datas-chave e uma troca de documentos, com as notas da equipa mantidas internas.

Perguntas

O sistema consegue fazer uma verificação de conflitos?

Sim. Pode pedir uma pesquisa por todos os nomes e empresas registados em qualquer processo, em qualquer função. A verificação só é tão completa quanto os nomes que registar, por isso registe as partes contrárias desde o primeiro pedido de informação.

Os clientes podem carregar e assinar documentos?

Os clientes podem carregar e descarregar ficheiros na área do seu processo, o que substitui as longas cadeias de email. Para assinaturas eletrónicas com valor legal, ligue um fornecedor de assinatura à sua escolha.

Vai substituir o nosso sistema de gestão de processos?

Não tem de substituir. Muitas sociedades mantêm o seu sistema de registo de tempos e de contabilidade e constroem a admissão, o portal de clientes e os painéis à volta dele. Se o seu sistema exportar dados, pode importá-los.

É seguro o suficiente para os ficheiros dos clientes?

Peça inícios de sessão, permissões por processo e armazenamento privado, e cada cliente vê apenas os seus processos. A Mythex não declara certificações como a SOC 2, por isso verifique as regras que se aplicam à sua atividade.

Preciso de um programador?

Não. Descreve o que precisa em linguagem simples e a Mythex constrói. No Pro, a 25 dólares por mês, pode editar o código, exportá-lo ou ligar o GitHub se alguém técnico ajudar mais tarde.

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