Software para Escritório de Advocacia que Você Descreve: Triagem, Checagem de Conflito, Portal do Cliente e Painel de Processos

Com a Mythex, um pequeno escritório de advocacia cria as ferramentas em torno do seu sistema de gestão de processos: um site com páginas de área de atuação escritas para os problemas dos clientes, agendamento de consultas que espera a checagem de conflito, uma área do cliente organizada por processo e um painel com processos em andamento, datas-chave e trabalho não faturado. Descreva sua atuação no chat, confira na prévia ao vivo e publique com logins e um banco de dados real.

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Onde os escritórios pequenos perdem tempo

Um escritório de advocacia funciona por processos, e não por clientes. Cada processo tem um advogado responsável, um acordo de honorários, prazos fixados pelo tribunal ou pela parte contrária, e um arquivo que cresce com anexos de e-mail. A triagem é onde começa o risco: uma consulta precisa de uma checagem de conflito contra todas as partes que o escritório já representou ou enfrentou, antes que alguém dê qualquer orientação. Depois, o próprio processo vira longas cadeias de e-mails, com minutas indo e voltando, e clientes ligando para perguntar o que está acontecendo. Muitos escritórios têm software de controle de horas, mas ainda recebem consultas por telefone e guardam prazos importantes em agendas pessoais. As lacunas estão na triagem e na troca de documentos.

Formulários de consulta que coletam o nome da outra parte para a checagem de conflito
Consultas mantidas como pendentes até a checagem ser liberada
Disponibilidade por advogado e área de atuação
Uma área do cliente por processo para documentos e datas
Anotações internas que nunca chegam à visão do cliente
Trabalho não faturado e datas-chave visíveis para todo o escritório

Páginas de atuação escritas para a situação do cliente

Cada área de atuação descreve três ou quatro situações reais em linguagem simples, como um locador que retém o depósito ou um sócio que deixa uma empresa, e diz quanto custa o primeiro passo. Os perfis dos advogados listam áreas e inscrições na OAB. O formulário de consulta pede o nome da outra parte e informa que enviá-lo não cria uma relação de advogado e cliente.

Crie um site para o meu escritório de advocacia com páginas de atuação em trabalhista, disputas imobiliárias e direito empresarial, cada uma descrevendo situações comuns de clientes em linguagem simples e a nossa primeira consulta com honorário fixo. Adicione perfis dos advogados com áreas e inscrições na OAB, e um formulário de consulta que pede o nome da outra parte e qualquer prazo, com um aviso de que o envio não cria relação de cliente.

Agendamento de consulta que espera a checagem de conflito

Os clientes escolhem uma triagem gratuita por telefone ou uma primeira reunião paga com um advogado da área certa. O horário fica reservado como solicitado, as respostas da triagem vão para a checagem de conflito, e só então o agendamento é confirmado, com um link de pagamento quando necessário.

Crie um sistema de agendamento de consultas para o meu escritório de advocacia. Os clientes escolhem uma ligação gratuita de 15 minutos ou uma consulta paga de 1 hora, escolhem uma área de atuação e um advogado dessa área, e informam o tipo de processo e o nome da outra parte. Os agendamentos ficam pendentes até a equipe marcar a checagem de conflito como liberada, e então o cliente recebe a confirmação com um link de pagamento.

Um portal do cliente organizado por processo

Um mesmo cliente pode ter uma compra de imóvel e uma disputa em andamento ao mesmo tempo, então cada processo tem seu próprio espaço: a fase atual, o próximo passo previsto, datas-chave e uma troca de documentos para minutas e cópias assinadas. As notas da equipe ficam internas.

Crie um portal do cliente para o meu escritório de advocacia. Cada cliente vê os seus processos separadamente, com fase atual, próximo passo, datas-chave (conclusão, protocolo, audiência) e uma troca de documentos para minutas e cópias assinadas. As notas da equipe sobre um processo nunca são mostradas ao cliente.

Cada parte registrada, para que as buscas de conflito funcionem

Os contatos se vinculam aos processos com papéis: cliente, parte contrária, advogado da outra parte, testemunha. Uma busca de conflito percorre todos os nomes já cadastrados, incluindo empresas e partes antigas. Cada processo traz seu tipo, acordo de honorários, advogado responsável e origem da indicação.

Crie um CRM para o meu escritório de advocacia. Os contatos são vinculados aos processos com um papel (cliente, parte contrária, advogado da outra parte, testemunha). Adicione uma busca de conflito em todos os nomes e empresas já cadastrados. Cada processo tem tipo, acordo de honorários, advogado responsável e origem da indicação, com um relatório de processos por indicador.

Processos em andamento, datas-chave e trabalho não faturado em uma só visão

Veja processos em andamento por advogado e fase, datas-chave das próximas semanas em todo o escritório, trabalho não faturado e faturas vencidas por processo, e consultas por área de atuação versus novos mandatos conquistados.

Crie um painel para o meu escritório de advocacia mostrando processos em andamento por advogado e fase, todas as datas-chave dos próximos 30 dias, trabalho não faturado e faturas com mais de 60 dias por processo, e consultas versus novos mandatos por área de atuação neste trimestre.

Uma página para cada tipo de processo específico

Uma página para divórcio consensual ou revisão de acordos de rescisão trabalhista, com base de honorários própria, um advogado nomeado e um formulário curto que pergunta se já há uma audiência marcada ou um prazo prescricional correndo.

Crie uma página de destino para revisão de acordos de rescisão trabalhista no meu escritório. Informe o honorário fixo e que o empregador muitas vezes contribui, mostre o advogado que cuida desses casos com foto, e adicione um formulário curto perguntando o nome do empregador e o prazo para assinar.

Sigilo e regras profissionais

Os arquivos jurídicos são sigilosos e muitas vezes protegidos por sigilo profissional. Peça logins, verificações de acesso por processo, armazenamento privado de arquivos e funções para a equipe, para que cada cliente veja somente os próprios processos e os advogados juniores vejam somente o que trabalham. A Mythex cria esses controles no app. As regras do seu código de ética, as regras sobre valores de clientes e a legislação de proteção de dados continuam valendo, e você deve checar as regras de publicidade antes de publicar depoimentos ou resultados.

Comece pela triagem

A triagem é o lugar mais barato para começar e também o de maior risco. Coloque o formulário de consulta e o agendamento no ar já com a etapa de checagem de conflito, e registre cada parte de cada nova consulta desde o primeiro dia. Em seguida, adicione o portal do cliente para alguns processos ativos com as cadeias de e-mail mais longas, e depois o painel, quando os processos e as datas estiverem no sistema.

Formulário de consulta e agendamento com etapa de conflito
Cada parte registrada desde a primeira consulta
Portal primeiro para os processos mais barulhentos

Um prompt para começar

Crie um app para o meu escritório de advocacia. Os potenciais clientes agendam uma ligação gratuita ou uma consulta paga e informam o tipo de processo e o nome da outra parte; o agendamento fica pendente até liberarmos uma busca de conflito em todos os nomes já cadastrados. Depois, os clientes recebem um portal com uma área por processo mostrando fase, próximo passo, datas-chave e troca de documentos, com as notas da equipe mantidas internas.

Perguntas

O sistema consegue fazer a checagem de conflito?

Sim. Peça uma busca em todos os nomes e empresas cadastrados em qualquer processo, em qualquer papel. A checagem só é tão completa quanto os nomes que você registra, então registre as partes contrárias desde a primeira consulta.

Os clientes podem enviar e assinar documentos?

Os clientes podem enviar e baixar arquivos na área do seu processo, o que substitui as longas cadeias de e-mail. Para assinaturas eletrônicas com validade jurídica, conecte um provedor de assinatura de sua escolha.

Vai substituir o nosso sistema de gestão de processos?

Não precisa. Muitos escritórios mantêm o controle de horas e o sistema financeiro e criam a triagem, o portal do cliente e os painéis em torno dele. Se o seu sistema exporta dados, você pode importá-los.

É seguro o suficiente para arquivos de clientes?

Peça logins, permissões por processo e armazenamento privado, e cada cliente vê somente os próprios processos. A Mythex não afirma ter certificações como SOC 2, então confira as regras que se aplicam à sua atuação.

Preciso de um desenvolvedor?

Não. Você descreve o que precisa em linguagem simples e a Mythex constrói. No Pro, por $25/mês, você pode editar o código, exportá-lo ou conectar o GitHub, caso alguém técnico ajude depois.

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