事務所向けの法律ソフト：受付、利益相反チェック、顧客ポータル、案件ダッシュボード

Mythexなら、小規模な法律事務所が案件管理システムの周りのツールを作れます。顧客の問題に合わせた業務ページのあるサイト、利益相反チェックを待つ相談予約、案件ごとに整理された顧客ポータル、未請求の作業と期限を表示する案件ダッシュボードです。業務内容をチャットで説明し、ライブプレビューで確認して、ログインと実データベースとともに公開してください。

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小規模事務所が時間を失う場所

法律事務所は、顧客ではなく案件で動いています。案件ごとに担当弁護士、報酬の取り決め、裁判所や相手方が決める期限があり、ファイルはメールの添付で増えていきます。受付はリスクが始まる場所です。問い合わせには、弁護士が助言する前に、事務所がこれまで関わったすべての当事者との利益相反チェックが必要です。その後、案件そのものが長いメールのやり取りになり、文書の下書きが行き来し、顧客は何が起きているのか電話で聞いてきます。多くの事務所は時間管理のソフトを持っていても、問い合わせは電話で受け、期限は個人のカレンダーに入れています。ギャップは受付と書類のやり取りにあります。

相手方の名前を利益相反チェック用に集める問い合わせフォーム
チェックが済むまで保留になる相談
弁護士と取扱分野ごとの空き状況
書類と期限のための案件ごとの顧客エリア
顧客の画面には見えない社内メモ
事務所全体で見える未請求の作業と期限

顧客の状況に合わせて書いた業務ページ

各取扱分野では、大家が敷金を返してくれない、株主が会社を去る、といった実際の状況を3つか4つ平易な言葉で説明し、最初の一歩にかかる費用を書きます。弁護士のプロフィールには、取扱分野と登録の情報を載せます。問い合わせフォームは相手方の名前を聞き、送信しても弁護士との依頼関係は生じないことを明記します。

法律事務所のサイトを作ってください。雇用、不動産紛争、会社法の業務ページを作り、よくある顧客の状況を平易な言葉で説明し、固定料金の初回相談を載せてください。取扱分野と登録の情報を持つ弁護士のプロフィールを追加してください。相手方の名前と期限を聞く問い合わせフォームを作り、送信しても依頼関係は生じないと表示してください。

利益相反チェックを待つ相談予約

顧客は無料の振り分け電話か、有料の初回面談を選び、適切な取扱分野の弁護士を選びます。枠は希望として押さえられ、問い合わせの回答は利益相反チェックに回され、チェックが通って初めて、必要なら支払いのリンク付きで予約が確定します。

法律事務所の相談予約システムを作ってください。顧客は15分の無料電話か1時間の有料相談を選び、取扱分野と、その分野の弁護士を選びます。案件の種類と相手方の名前を入力してください。スタッフが利益相反チェックを完了にするまで予約は保留にし、その後で顧客に確認と支払いリンクを送ってください。

案件ごとに整理された顧客ポータル

1人の顧客が、住宅の購入と紛争を同時に抱えることもあるので、案件ごとに専用のエリアを作ります。現在の段階、次に予定されている手続き、期限、下書きと署名済みの書類をやり取りする場所を置きます。スタッフのメモは社内にとどめます。

法律事務所の顧客ポータルを作ってください。顧客は自分の案件を別々に見られるようにし、現在の段階、次の手続き、期限（引き渡し、提出、審理）、下書きと署名済みの書類をやり取りする場所を表示してください。案件のスタッフメモは、顧客には決して表示しないでください。

すべての当事者を記録し、利益相反の検索を機能させる

連絡先は役割（依頼者、相手方、相手方の代理人、証人）を付けて案件に紐付けます。利益相反の検索は、これまで記録されたすべての氏名と会社を対象に行い、元の当事者も含みます。各案件には種類、報酬の取り決め、担当弁護士、紹介元を記録します。

法律事務所のCRMを作ってください。連絡先は役割（依頼者、相手方、相手方の弁護士、証人）を付けて案件に紐付けてください。記録されたすべての氏名と会社を対象に、利益相反の検索を追加してください。各案件には種類、報酬の取り決め、担当弁護士、紹介元を持たせ、紹介元ごとの案件一覧のレポートも作ってください。

未決の案件、期限、未請求の作業を1つの画面で

弁護士と段階ごとの未決の案件、事務所全体で向こう数週間の期限、案件ごとの未請求の作業と60日を超えた請求書、取扱分野ごとの問い合わせと新規の受任を表示します。

法律事務所のダッシュボードを作ってください。弁護士と段階ごとの未決の案件、向こう30日の全ての期限、案件ごとの未請求の作業と60日を超えた請求書、今四半期の取扱分野別の問い合わせと新規の受任を表示してください。

狭い案件の種類ごとに1ページ

争いのない離婚、または示談書の確認のためのページです。独自の報酬の基準、担当の弁護士、審理の期日や時効の期限がすでに進行中かを尋ねる短いフォームを載せます。

示談書の確認のためのランディングページを作ってください。固定料金と、多くの場合は雇用主が一部を負担することを明記し、担当の弁護士を写真付きで紹介してください。雇用主の名前と、署名の期限を尋ねる短いフォームを追加してください。

守秘義務と職業上のルール

法律に関するファイルは秘密であり、特権の対象になることも多いものです。ログイン、案件ごとのアクセス確認、非公開のファイル保存、スタッフの権限を用意し、各顧客が自分の案件だけを、若手のスタッフが担当する分だけを見られるようにしてください。Mythexはこれらの管理機能をアプリに組み込みます。職業倫理のルール、預り金のルール、データ保護法は引き続き適用されるので、推薦文や結果を公開する前に、広告のルールを確認してください。

受付から始める

受付は最も安く始められる場所であり、最もリスクの大きい場所でもあります。利益相反チェックの段階を含め、問い合わせフォームと相談予約を公開し、新しい問い合わせの最初の日から全ての当事者を記録してください。次に、最もメールのやり取りが長い数件の案件に顧客ポータルを追加し、案件と期限がシステムに入ったらダッシュボードを追加します。

利益相反の段階を含む問い合わせフォームと予約
最初の問い合わせから全ての当事者を記録
最もやり取りが多い案件から顧客ポータル

ここから始められるプロンプト

法律事務所のアプリを作ってください。見込みの顧客は、無料の電話か有料の相談を予約し、案件の種類と相手方の名前を入力します。私たちが記録されている全ての名前について利益相反の検索を終えるまで、予約は保留にしてください。その後、顧客には案件ごとの領域を持つポータルを作り、段階、次の手続き、期限、書類のやり取りを表示し、スタッフメモは社内に残してください。

よくある質問

システムで利益相反チェックを実行できますか？

はい。どの案件のどの役割でも記録されたすべての氏名と会社を対象に検索を依頼できます。チェックの完全さは、記録された名前の数に左右されるので、最初の問い合わせから相手方を記録してください。

顧客は書類をアップロードし、署名できますか？

顧客は案件のエリアでファイルをアップロードとダウンロードでき、長いメールのやり取りに代わります。法的に有効な電子署名には、選んだ署名サービスを接続してください。

今の案件管理システムに代わるものですか？

代わる必要はありません。多くの事務所は時間管理と会計のシステムを残し、その周りに受付、顧客ポータル、ダッシュボードを作ります。既存のシステムがデータを書き出せれば、取り込むこともできます。

顧客の書類を扱うのに十分安全ですか？

ログイン、案件ごとの権限、非公開の保存を用意すれば、各顧客は自分の案件だけを見られます。Mythexは、SOC 2のような認証を取得しているとは主張しないので、業務に適用されるルールを確認してください。

開発者が必要ですか？

いいえ。必要なことを平易な言葉で説明すれば、Mythexが作ります。Pro（月額25ドル）では、コードを編集し、書き出し、後で技術に詳しい人が手伝う場合はGitHubに接続できます。

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