Software para despachos a tu medida: admisión, control de conflictos, portales de cliente y paneles de expedientes

Mythex permite a un pequeño despacho crear las herramientas alrededor de su sistema de gestión de expedientes: una web con páginas de áreas de práctica escritas para los problemas de los clientes, reservas de consulta que esperan el control de conflictos, un portal de cliente organizado por expediente y un panel con los expedientes abiertos, las fechas clave y el trabajo no facturado. Describe tu práctica en el chat, revisa la vista previa en vivo y publica con acceso de usuarios y una base de datos real.

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Dónde pierden tiempo los pequeños despachos

Un despacho funciona por expedientes, no por clientes. Cada expediente tiene un abogado responsable, un acuerdo de honorarios, plazos marcados por un juzgado o por la otra parte y un archivo que crece con los adjuntos de correo. La admisión es donde empieza el riesgo: una consulta necesita un control de conflictos frente a todas las partes con las que el despacho ha actuado alguna vez, antes de que nadie dé una opinión. Después, el propio expediente se convierte en largas cadenas de correos, con borradores que van y vienen y clientes que llaman para preguntar qué pasa. Muchos despachos tienen software de registro de horas, pero siguen recibiendo consultas por teléfono y llevan las fechas clave en agendas personales. Los huecos están en la admisión y en el intercambio de documentos.

Formularios de consulta que recogen el nombre de la otra parte para el control de conflictos
Consultas en estado pendiente hasta que el control queda superado
Disponibilidad por abogado y área de práctica
Un área de cliente por expediente para documentos y fechas
Notas internas que nunca llegan a la vista del cliente
Trabajo no facturado y fechas clave visibles para todo el despacho

Páginas de práctica escritas para la situación del cliente

Cada área de práctica describe tres o cuatro situaciones reales con palabras sencillas, como un arrendador que retiene la fianza o un socio que sale de una sociedad, y explica qué cuesta la primera consulta. Los perfiles de abogados indican áreas y colegiación. El formulario de consulta pide el nombre de la otra parte y cualquier plazo, e informa de que enviarlo no crea una relación abogado-cliente.

Crea una web para mi despacho con páginas de práctica en derecho laboral, litigios inmobiliarios y derecho societario, cada una describiendo situaciones habituales de clientes en lenguaje claro y nuestra primera consulta a precio cerrado. Añade perfiles de abogados con áreas y colegiación, y un formulario de consulta que pida el nombre de la otra parte y cualquier plazo, con un aviso de que no crea una relación de cliente.

Reserva de consulta a la espera del control de conflictos

Los clientes eligen una llamada de triaje gratuita o una primera reunión de pago con un abogado del área adecuada. El hueco queda reservado como solicitado, las respuestas de admisión pasan al control de conflictos, y solo entonces se confirma la reserva con un enlace de pago si hace falta.

Crea un sistema de reservas de consultas para mi despacho. Los clientes eligen una llamada gratuita de 15 minutos o una consulta de pago de 1 hora, eligen área de práctica y un abogado de esa área, e indican el tipo de asunto y el nombre de la otra parte. Las reservas quedan pendientes hasta que el personal marque el control de conflictos como superado; entonces el cliente recibe la confirmación con un enlace de pago.

Un portal de cliente organizado por expediente

Un mismo cliente puede tener una compraventa de vivienda y un litigio en marcha a la vez, así que cada expediente tiene su propia área: la fase actual, el siguiente paso previsto, las fechas clave y un intercambio de documentos para borradores y copias firmadas. Las notas del personal permanecen internas.

Crea un portal de cliente para mi despacho. Cada cliente ve sus expedientes por separado, con la fase actual, el siguiente paso, las fechas clave (firma, presentación, vista) y un intercambio de documentos para borradores y copias firmadas. Las notas del personal sobre un expediente nunca se muestran al cliente.

Cada parte registrada, para que las búsquedas de conflictos funcionen

Los contactos se vinculan a los expedientes con un rol: cliente, parte contraria, abogado de la otra parte o testigo. Una búsqueda de conflictos recorre todos los nombres registrados alguna vez, incluidas las empresas y las partes anteriores. Cada expediente guarda su tipo, su acuerdo de honorarios, el abogado responsable y el origen de la recomendación.

Crea un CRM para mi despacho. Los contactos se vinculan a expedientes con un rol (cliente, parte contraria, abogado de la otra parte, testigo). Añade una búsqueda de conflictos entre todos los nombres y empresas registrados. Cada expediente tiene tipo, acuerdo de honorarios, abogado responsable y origen de la recomendación, con un informe de expedientes por recomendador.

Expedientes abiertos, fechas clave y trabajo no facturado en una sola vista

Consulta los expedientes abiertos por abogado y fase, todas las fechas clave de las próximas semanas en todo el despacho, el trabajo no facturado y las facturas de más de 60 días por expediente, y las consultas frente a los nuevos encargos por área de práctica en el trimestre.

Crea un panel para mi despacho que muestre los expedientes abiertos por abogado y fase, todas las fechas clave de los próximos 30 días, el trabajo no facturado y las facturas de más de 60 días por expediente, y las consultas frente a los nuevos encargos por área de práctica en el trimestre.

Una página por tipo de asunto concreto

Una página para la revisión de convenios reguladores de mutuo acuerdo o de acuerdos transaccionales, con su propia base de honorarios, un abogado con nombre y un formulario breve que pregunta si ya corre una fecha de vista o un plazo de prescripción.

Crea una página de destino para la revisión de acuerdos transaccionales en mi despacho. Indica los honorarios cerrados y que el empleador suele contribuir al coste, muestra el abogado que los lleva con una foto, y añade un formulario breve que pida el nombre del empleador y el plazo para firmar.

Confidencialidad y normas profesionales

Los expedientes son confidenciales y a menudo están protegidos por el secreto profesional. Pide accesos, controles de acceso por expediente, almacenamiento privado de archivos y roles de personal para que cada cliente vea solo sus expedientes y el personal junior solo lo que trabaja. Mythex incorpora estos controles en la app. Tus normas deontológicas, las reglas sobre fondos de clientes y la ley de protección de datos siguen aplicándose, y debes revisar las normas de publicidad antes de publicar testimonios o resultados.

Empezar por la admisión

La admisión es el lugar más barato por el que empezar y el que más riesgo tiene. Publica el formulario de consulta y la reserva con el paso de control de conflictos, y registra cada parte en cada nueva consulta desde el primer día. Añade después el portal de cliente para unos pocos expedientes activos con las cadenas de correo más largas, y luego el panel, una vez que los expedientes y las fechas estén en el sistema.

Formulario de consulta y reserva con paso de conflicto
Cada parte registrada desde la primera consulta
Portal primero para los expedientes más ruidosos

Un prompt para empezar

Crea una app para mi despacho. Los posibles clientes reservan una llamada gratuita o una consulta de pago e indican el tipo de asunto y el nombre de la otra parte; la reserva queda pendiente hasta que superemos una búsqueda de conflictos sobre todos los nombres registrados. Después, los clientes tienen un portal con un área por expediente que muestra la fase, el siguiente paso, las fechas clave y un intercambio de documentos, con las notas del personal internas.

Preguntas

¿Puede el sistema hacer un control de conflictos?

Sí. Puedes pedir una búsqueda entre todos los nombres y empresas registrados en cualquier expediente y en cualquier rol. La búsqueda solo es tan completa como los nombres que registres, así que recoge las partes contrarias desde la primera consulta.

¿Pueden los clientes subir y firmar documentos?

Los clientes pueden subir y descargar archivos en el área de su expediente, lo que sustituye las largas cadenas de correo. Para firmas electrónicas con validez legal, conecta un proveedor de firma que elijas.

¿Sustituirá a nuestro sistema de gestión de expedientes?

No tiene por qué. Muchos despachos mantienen su sistema de registro de horas y contabilidad y construyen alrededor la admisión, el portal de cliente y los paneles. Si tu sistema exporta datos, puedes importarlos.

¿Es lo bastante seguro para los archivos de clientes?

Pide accesos, permisos por expediente y almacenamiento privado, y cada cliente solo ve sus propios expedientes. Mythex no afirma tener certificaciones como SOC 2, así que revisa las normas que se aplican a tu práctica.

¿Necesito un desarrollador?

No. Describes lo que necesitas en lenguaje sencillo y Mythex lo construye. En Pro, a $25/mes, puedes editar el código, exportarlo o conectar GitHub si más adelante te ayuda alguien técnico.

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