Logiciel pour cabinets d’avocats selon vos besoins : accueil, vérifications de conflit, portails clients et tableaux de bord de dossiers

Mythex permet à un petit cabinet d’avocats de créer les outils autour de son logiciel de gestion de dossiers : un site avec des pages de pratique rédigées pour les problèmes des clients, une réservation de consultation qui attend la vérification de conflit, un portail client organisé par dossier, et un tableau de bord des dossiers ouverts, des échéances clés et du travail non facturé. Vous décrivez votre pratique dans le clavardage, vérifiez l’aperçu en direct et publiez avec des connexions et une vraie base de données.

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Où les petits cabinets perdent du temps

Un cabinet d’avocats fonctionne par dossiers plutôt que par clients. Chaque dossier a un avocat responsable, un mode d’honoraires, des échéances fixées par un tribunal ou la partie adverse, et un dossier qui grossit au fil des pièces jointes courriel. L’accueil est là où le risque commence : une demande exige une vérification de conflit contre chaque partie pour qui le cabinet a déjà agi ou contre qui il a agi, avant que quiconque ne donne un avis. Ensuite, le dossier lui-même devient de longs fils de courriels, des projets font la navette, et des clients téléphonent pour savoir ce qui se passe. Beaucoup de cabinets ont un logiciel de suivi du temps, mais prennent encore les demandes par téléphone et gardent les échéances dans des agendas personnels. Les failles sont l’accueil et l’échange de documents.

Formulaires d’accueil qui recueillent le nom de l’autre partie pour une vérification de conflit
Consultations tenues en attente jusqu’à ce que la vérification soit réglée
Disponibilité par avocat et par domaine de pratique
Un espace client par dossier pour les documents et les dates
Notes internes qui n’atteignent jamais la vue du client
Travail non facturé et échéances clés visibles à l’échelle du cabinet

Des pages de pratique rédigées pour la situation du client

Chaque domaine de pratique décrit trois ou quatre situations réelles en termes simples, comme un propriétaire qui retient un dépôt ou un actionnaire qui quitte une société, et indique ce que coûte la première étape. Les profils des avocats énumèrent leurs domaines et leurs admissions. Le formulaire de demande demande le nom de l’autre partie et précise que son envoi ne crée pas de relation avocat-client.

Créez un site web pour mon cabinet d’avocats avec des pages de pratique pour le droit du travail, les litiges immobiliers et le droit des sociétés, chacune décrivant des situations courantes en langage simple et notre première consultation à honoraires fixes. Ajoutez des profils d’avocats avec leurs domaines et admissions, et un formulaire de demande qui demande le nom de l’autre partie et tout délai, avec un avis indiquant que l’envoi ne crée pas de relation client.

Une réservation de consultation qui attend la vérification de conflit

Les clients choisissent un appel de triage gratuit ou une première rencontre payante avec un avocat du bon domaine. Le créneau est retenu comme demandé, les réponses d’accueil passent à la vérification de conflit, et seulement ensuite la réservation est confirmée, avec un lien de paiement si nécessaire.

Créez un système de réservation de consultation pour mon cabinet d’avocats. Les clients choisissent un appel gratuit de 15 minutes ou une consultation payante d’une heure, choisissent un domaine de pratique et un avocat dans ce domaine, et saisissent le type de dossier et le nom de l’autre partie. Les réservations restent en attente jusqu’à ce que le personnel marque la vérification de conflit comme réglée, puis le client reçoit une confirmation avec un lien de paiement.

Un portail client organisé par dossier

Un même client peut avoir un achat immobilier et un litige en cours, alors chaque dossier a son propre espace : l’étape actuelle, la prochaine étape prévue, les dates clés et un échange de documents pour les projets et les copies signées. Les notes du personnel restent internes.

Créez un portail client pour mon cabinet d’avocats. Chaque client voit ses dossiers séparément, avec l’étape actuelle, la prochaine étape, les dates clés (clôture, dépôt, audience) et un échange de documents pour les projets et les copies signées. Les notes du personnel sur un dossier ne sont jamais montrées au client.

Chaque partie consignée, pour que les recherches de conflit fonctionnent

Les contacts sont liés aux dossiers avec un rôle : client, partie adverse, avocat de la partie adverse, témoin. Une recherche de conflit parcourt chaque nom jamais consigné, y compris les sociétés et les anciennes parties. Chaque dossier porte son type, son mode d’honoraires, son avocat responsable et sa source de recommandation.

Créez un CRM pour mon cabinet d’avocats. Les contacts sont liés aux dossiers avec un rôle (client, partie adverse, avocat de l’autre partie, témoin). Ajoutez une recherche de conflit sur tous les noms et sociétés jamais consignés. Chaque dossier a un type, un mode d’honoraires, un avocat responsable et une source de recommandation, avec un rapport des dossiers par recommandeur.

Dossiers ouverts, échéances clés et travail non facturé dans une seule vue

Voyez les dossiers ouverts par avocat et par étape, les échéances clés des prochaines semaines à l’échelle du cabinet, le travail non facturé et les factures de plus de 60 jours par dossier, et les demandes par rapport aux nouveaux mandats par domaine de pratique.

Créez un tableau de bord pour mon cabinet d’avocats montrant les dossiers ouverts par avocat et par étape, toutes les échéances clés des 30 prochains jours, le travail non facturé et les factures de plus de 60 jours par dossier, et les demandes par rapport aux nouveaux mandats par domaine de pratique ce trimestre.

Une page par type de dossier étroit

Une page pour les divorces sans contestation ou les révisions de transactions de règlement, avec son propre fondement d’honoraires, un avocat nommé et un bref formulaire qui demande si une date d’audience ou un délai de prescription court déjà.

Créez une page d’atterrissage pour les révisions de transactions de règlement de mon cabinet. Indiquez les honoraires fixes et le fait que l’employeur contribue souvent, présentez l’avocat qui s’en occupe avec une photo, et ajoutez un bref formulaire demandant le nom de l’employeur et la date limite de signature.

Confidentialité et règles professionnelles

Les dossiers juridiques sont confidentiels et souvent protégés par le secret professionnel. Exigez des connexions, des contrôles d’accès par dossier, un stockage privé des fichiers et des rôles du personnel pour que chaque client ne voie que ses dossiers et que les employés juniors ne voient que ce sur quoi ils travaillent. Mythex intègre ces contrôles dans l’application. Vos règles de déontologie, les règles sur les fonds des clients et la loi sur la protection des données s’appliquent toujours, et vous devriez vérifier les règles de publicité avant de publier des témoignages ou des résultats.

Commencer par l’accueil

L’accueil est l’endroit le moins coûteux pour commencer et celui qui comporte le plus de risques. Mettez en ligne le formulaire de demande et la réservation de consultation avec l’étape de vérification de conflit, et consignez chaque partie de chaque nouvelle demande dès le premier jour. Ajoutez ensuite le portail client pour une poignée de dossiers actifs qui ont les plus longs fils de courriels, puis le tableau de bord une fois les dossiers et les dates dans le système.

Formulaire de demande et réservation avec étape de conflit
Chaque partie consignée dès la première demande
Portail d’abord pour les dossiers les plus bruyants

Une consigne pour commencer

Créez une appli pour mon cabinet d’avocats. Les clients potentiels réservent un appel gratuit ou une consultation payante et donnent le type de dossier et le nom de l’autre partie; la réservation reste en attente jusqu’à ce qu’une recherche de conflit sur chaque nom consigné soit réglée. Les clients reçoivent ensuite un portail avec un espace par dossier montrant l’étape, la prochaine étape, les dates clés et un échange de documents, les notes du personnel restant internes.

Questions

Le système peut-il effectuer une vérification de conflit?

Oui. Demandez une recherche sur chaque nom et chaque société consignés dans n’importe quel dossier, quel que soit le rôle. La vérification n’est aussi complète que les noms que vous consignez, donc saisissez les parties adverses dès la première demande.

Les clients peuvent-ils téléverser et signer des documents?

Les clients peuvent téléverser et télécharger des fichiers dans l’espace de leur dossier, ce qui remplace les longs fils de courriels. Pour des signatures électroniques ayant force obligatoire, connectez un fournisseur de signature de votre choix.

Cela remplacera-t-il notre logiciel de gestion de dossiers?

Ce n’est pas obligatoire. Beaucoup de cabinets gardent leur logiciel de suivi du temps et de comptabilité et construisent l’accueil, le portail client et les tableaux de bord autour. Si votre système exporte des données, vous pouvez les importer.

Est-ce assez sécuritaire pour les dossiers clients?

Exigez des connexions, des permissions par dossier et un stockage privé, et chaque client ne voit que ses dossiers. Mythex ne revendique pas de certifications comme SOC 2, alors vérifiez les règles qui s’appliquent à votre pratique.

Ai-je besoin d’un développeur?

Non. Vous décrivez ce dont vous avez besoin dans un langage simple et Mythex le construit. Avec Pro à $25/month, vous pouvez modifier le code, l’exporter ou connecter GitHub si quelqu’un de technique vous aide plus tard.

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