የንብረት አስተዳደር መተግበሪያ እንዴት መገንባት ይቻላል፡ ክፍሎች፣ ተከራዮች፣ ኪራይና ጥገና

የንብረት አስተዳደር መተግበሪያ የእርስዎን ንብረቶችና ክፍሎች፣ በእያንዳንዱ ውስጥ ማን እንደሚኖር፣ ምን ኪራይ እንደሚከፈልና እንደተከፈለ፣ እና ምን ጥገና እንደሚፈልግ ይከታተላል። ለትንሽ ባለቤት የተመን ሉህን፣ የውሎች ማህደርንና የጽሑፍ መልዕክቶችን ይተካል። ለኤጀንሲ ባለቤቶችን፣ የሰራተኛ ሚናዎችንና ሪፖርቶችን ይጨምራል። ዋናው ነገር ቀላል ነው፦ ክፍሎች፣ ውሎች፣ የኪራይ ደብተርና የጥገና ጥያቄዎች፤ ስለዚህ ይህን መጀመሪያ ይገንቡ፣ ለሁለት የኪራይ ዑደቶች ይጠቀሙበት፣ ከዚያ ብቻ የተከራይ ፖርታልን ወይም የኦንላይን ክፍያን ይጨምሩ።

ይህ መመሪያ ስለ ሶፍትዌሩ ነው። ኪራይ፣ ተቀማጭ፣ ማስታወቂያዎችና የተከራይ መረጃ በአካባቢ ህግ ይተዳደራሉ፤ ግዴታዎችዎን ከአካባቢ አማካሪ ጋር ያረጋግጡ።

ለማን ነው?

የንብረት አስተዳደር መተግበሪያ የሚፈልገው

ገጾች

• ዳሽቦርድ — በዚህ ወር የሚከፈል ኪራይ፣ የዘገየ ቀሪ ሂሳብ፣ ክፍት የጥገና ጥያቄዎች፣ በቅርቡ የሚያልቁ ውሎች፣ ባዶ ክፍሎች።
• ንብረቶችና ክፍሎች — አድራሻ፣ የክፍል ዝርዝር፣ ፎቶዎች፣ አሁን ያለ ተከራይ፣ ውል፣ ሁኔታ።
• ተከራዮች — የመገኛ ዝርዝሮች፣ የውል ታሪክ፣ ቀሪ ሂሳብ፣ ሰነዶች።
• ውሎች — የመጀመሪያና የመጨረሻ ቀኖች፣ የኪራይ መጠንና የሚከፈልበት ቀን፣ ተቀማጭ፣ ውሎች፣ የተፈረመ ሰነድ ተያይዞ።
• የኪራይ ደብተር — ለእያንዳንዱ ውል ክፍያዎችና ክፍያዎች፣ ተንቀሳቃሽ ቀሪ ሂሳብ።
• ጥገና — ከፎቶ፣ ቅድሚያ፣ ሁኔታ፣ የተመደበ አቅራቢ፣ ወጪ ጋር ጥያቄዎች።
• ሰነዶች — ውሎች፣ የፍተሻ ሪፖርቶች፣ ሰርተፊኬቶች፣ በማብቂያ ማስታወሻዎች።
• ለኤጀንሲዎች — ባለቤቶች፣ የባለቤት መግለጫዎች፣ ሰራተኞችና አቅራቢዎች።

መረጃ

• ንብረቶች እና ክፍሎች (ቤት ማለት አንድ ክፍል ያለው ንብረት ነው)።
• ተከራዮች — ሰዎች፣ እና በአማራጭ ብዙ ተከራዮችን ከአንድ ውል ጋር የሚያገናኝ ኪራይ።
• ውሎች — ክፍል፣ ተከራዮች፣ መጀመሪያ፣ መጨረሻ፣ የኪራይ መጠን፣ ድግግሞሽ፣ የሚከፈልበት ቀን፣ የተቀማጭ መጠን፣ ሁኔታ።
• የደብተር ግቤቶች — ውል፣ ቀን፣ ዓይነት (የኪራይ ክፍያ፣ የዘገየ ቅጣት፣ ክፍያ፣ ቅናሽ፣ ተቀማጭ)፣ መጠን በሙሉ ሳንቲሞች፣ ማጣቀሻ።
• የጥገና ጥያቄዎች — ክፍል፣ ጠያቂ፣ መግለጫ፣ ፎቶዎች፣ ቅድሚያ፣ ሁኔታ፣ አቅራቢ፣ ወጪ፣ ቀኖች።
• አቅራቢዎች — ሙያ፣ የመገኛ ዝርዝር፣ ተመኖች።
• ሰነዶች — ከንብረት፣ ክፍል፣ ውል ወይም ተከራይ ጋር የተያያዙ፣ በዓይነትና በማብቂያ ቀን።
• ባለቤቶች (ለኤጀንሲዎች) — የሚያስተዳድሯቸው ንብረቶችና የአስተዳደር ክፍያቸው።

ኪራይን እንደ ደብተር ይቅረጹ — ክፍያዎችና ክፍያዎች እንደ የተለዩ ግቤቶች — በየወሩ ከ«ተከፍሏል» ምልክት ሳጥን ይልቅ። ደብተር ከፊል ክፍያዎችን፣ የዘገዩ ቅጣቶችንና ቅናሾችን ያስተናግዳል፣ ቀሪ ሂሳቡም ሁልጊዜ የግቤቶቹ ድምር ነው።

ፈቃዶች

• ባለቤት ወይም አስተዳዳሪ — ሁሉንም።
• ሰራተኛ — ለእሱ የተመደቡ ንብረቶች።
• ባለቤቶች (ለኤጀንሲዎች) — የራሳቸው ንብረቶችና መግለጫዎች ለማንበብ ብቻ።
• ተከራዮች — የራሳቸው ውል፣ ቀሪ ሂሳብ፣ ሰነዶችና የጥገና ጥያቄዎች፣ ሌላ ምንም የለም።
• አቅራቢዎች (በፍላጎት) — ለእነሱ የተመደቡ ስራዎች ብቻ።

የተከራይና የባለቤት ፖርታሎች የመረጃ ፍሰት የሚከሰትባቸው ናቸው። እያንዳንዱ ጥያቄ መዝገቡ የሚጠይቀው ሰው መሆኑን ማረጋገጥ አለበት። ፖርታሎች አብዛኛውን ጊዜ እንዴት እንደሚዋቀሩ ለማየት የየደንበኛ ፖርታል መመሪያችንን ይመልከቱ።

ውሳኔዎችና ምርጫዎች

ክፍያ መመዝገብ ወይም መሰብሰብ። በባንክ ዝውውር የሚመጡ ክፍያዎችን መመዝገብ ቀላል ነው፤ ምንም ወጪ የለውም። ኪራይን በStripe ባሉ አቅራቢ በኩል መሰብሰብ ለተከራዮች ምቹ ነው፣ ግን ክፍያዎችን፣ ያልተሳኩ ክፍያዎችን፣ ተመላሽ ገንዘቦችንና ማስታረቅን ይጨምራል። በመመዝገብ ይጀምሩ፤ ዝግጁ ሲሆኑ ክፍያዎችን ወደ መተግበሪያዎ እንዴት እንደሚጨምሩ ይመልከቱ።

ራስ-ሰር የኪራይ ክፍያዎች። የእያንዳንዱን ወር የኪራይ ክፍያ በራስ-ሰር መፍጠር በጊዜ ሰሌዳ የሚሰራ ነገር ይፈልጋል። ቀላል አማራጮች፦ አንድ ሰው ዳሽቦርዱን ሲከፍት ቀጣዩን ክፍያዎች ማመንጨት፣ ወይም «የዚህን ወር ክፍያዎች ፍጠር» ቁልፍ።

የተከራይ ፖርታል አሁን ወይስ በኋላ። ለጥቂት ክፍሎች ኢሜይልና የጋራ የጥገና ቅፅ በቂ ናቸው። ፖርትፎሊዮው ሲያድግ ፖርታሉ ይከፍላል።

የሰነድ ማከማቻ። ውሎችና የመታወቂያ ሰነዶች ስሱ ናቸው። በግል ያስቀምጧቸው፣ ጊዜያቸው የሚያልፍ ማገናኛዎችን ይስጡ፣ የሚያስፈልገዎትን ብቻ ያስቀምጡ።

የጥገና መቀበያ። ለእያንዳንዱ ንብረት ቀላል ይፋዊ ቅፅ («ችግር ሪፖርት አድርግ» ከፎቶ መጫን ጋር) ሙሉ ፖርታል ከመኖሩ በፊት በደንብ ይሰራል።

የምሳሌ የመጀመሪያ ጥያቄ

ለባለቤት በ4 ህንፃዎች ላይ 12 ክፍሎች ያሉት የድር ንብረት አስተዳደር መተግበሪያ ገንባ። ንብረቶችንና ክፍሎችን አስተዳድራለሁ (አድራሻ፣ መኝታ ቤቶች፣ ፎቶዎች፣ ሁኔታ፡ የሚኖርበት፣ ባዶ፣ በጥገና ላይ)፣ ተከራዮችን (ስም፣ ስልክ፣ ኢሜይል)፣ እና ውሎችን (ክፍል፣ ተከራዮች፣ መጀመሪያና መጨረሻ ቀን፣ ወርሃዊ ኪራይ፣ የሚከፈልበት ቀን፣ ተቀማጭ)። ኪራይ ደብተር ነው፦ በእያንዳንዱ ወር የኪራይ ክፍያ አለ፣ ክፍያዎችን (ቀን፣ መጠን፣ ዘዴ፣ ማጣቀሻ)፣ ከፊል ክፍያዎችን፣ የዘገዩ ቅጣቶችንና ቅናሾችን እመዘግባለሁ፤ የእያንዳንዱን ውል ተንቀሳቃሽ ቀሪ ሂሳብ አሳይ። ገንዘብን እንደ ሙሉ ሳንቲሞች አስቀምጥ። ዳሽቦርዱ በዚህ ወር የሚከፈልና የዘገየ ኪራይ፣ ክፍት የጥገና ጥያቄዎች፣ በሚቀጥሉት 60 ቀናት የሚያልቁ ውሎች እና ባዶ ክፍሎች ያሳያል። የጥገና ጥያቄዎች ክፍል፣ መግለጫ፣ ፎቶዎች፣ ቅድሚያ፣ ሁኔታ፣ አቅራቢና ወጪ አላቸው፤ ለእያንዳንዱ ንብረት ፎቶ መጫን ያለው ይፋዊ «ችግር ሪፖርት አድርግ» ቅፅ አለው ጥያቄ የሚፈጥር። የተፈረሙ ውሎችንና ሰርተፊኬቶችን በግል ከጊዜ ማብቂያ ቀናት ጋር አስቀምጥ፣ እና መጪ ማብቂያዎችን በዳሽቦርዱ ላይ አሳይ። ለአሁን እኔ ብቻ በኢሜይልና በይለፍ ቃል እገባለሁ። ዳታቤዝና የግል የፋይል ማከማቻ። ናሙና መረጃ ጨምር።

የግንባታ ደረጃዎች

1. ንብረቶች፣ ክፍሎችና ውሎች በናሙና መረጃ። ዳሽቦርዱ ትክክለኛ ክፍሎችን ባዶ፣ በቅርቡ የሚያልቁ ውሎችን እንደሚያሳይ ያረጋግጡ።
2. የኪራይ ደብተር። ከፊል ክፍያ፣ የዘገየ ቅጣትና ቅናሽ ይመዝግቡ፣ ቀሪ ሂሳቦቹን በእጅ ያረጋግጡ።
3. የጥገና ጥያቄዎችና ይፋዊው ቅፅ። ከስልክ ከፎቶ አንዱን ያስገቡ። በመተግበሪያዎ ፋይል መጫኛን እንዴት እንደሚጨምሩ ይመልከቱ።
4. ሰነዶች። ውል ይጫኑ እና ፋይሉ ያለ መግባት እንደማይደረስበት ያረጋግጡ።
5. ሪፖርቶች። በወር የተሰበሰበ ኪራይ፣ የዘገየ ክፍያ፣ በንብረት የጥገና ወጪ። ለሂሳብ ባለሙያዎ እንደ CSV ይላኩ።
6. የሰራተኛ ወይም የባለቤት ሚናዎች (ለኤጀንሲዎች)። ባለቤት የራሱን ንብረቶች ብቻ እንደሚያይ ይሞክሩ።
7. የተከራይ ፖርታል (በኋላ)። ቀሪ ሂሳብ፣ ሰነዶች፣ የጥገና ጥያቄዎች፣ እና አንድ ተከራይ የሌላውን መረጃ ፈጽሞ እንደማያይ።
8. የኦንላይን የኪራይ ክፍያ (በኋላ)።

የተለመዱ ስህተቶች

• ከደብተር ይልቅ «ተከፍሏል» ምልክት። ከፊል ክፍያዎችን፣ ቅጣቶችንና ቅናሾችን ማስተናገድ አይችልም።
• ተንሳፋፊ-ነጥብ ገንዘብ። ሙሉ ሳንቲሞችን ይጠቀሙ።
• ይፋዊ የሰነድ ማገናኛዎች። ውሎችና መታወቂያዎች በግል መቆየት አለባቸው።
• የድሮ ውሎችንና ተከራዮችን መሰረዝ። ታሪኩን ይያዙ፤ እንደተጠናቀቀ ምልክት ያድርጉ።
• የአንድ ሀገር ህጎችን ማስገደድ። የተቀማጭ አያያዝ፣ የማስታወቂያ ጊዜዎችና የዘገዩ ቅጣቶች ይለያያሉ፤ እንደ ቅንብሮች ያስቀምጧቸው።
• የተከራይ ፖርታሉን መጀመሪያ መገንባት። ለሌሎች መግቢያ ከመጨመርዎ በፊት የራስዎን ስራ ትክክል ያድርጉ።
• የመጠባበቂያ እቅድ አለመኖር። ይህ ማጣት የማይችሉት መረጃ ነው፤ እንዴት እንደሚቀመጥና እንደሚላክ ይወቁ።

የንብረት አስተዳደር ሶፍትዌር መቼ የተሻለ ነው

የተመሰረቱ የንብረት አስተዳደር መድረኮች የኦንላይን የኪራይ ክፍያ፣ የተከራይ ማጣራት፣ ሂሳብ አያያዝ፣ የባለቤት ክፍያዎች፣ ኢ-ፊርማዎችና ለተወሰኑ ክልሎች የሕግ ቅፆችን ያካትታሉ። ብዙ ክፍሎችን የሚያስተዳድሩ፣ ለባለቤቶች የደንበኛ ገንዘብ የሚይዙ፣ ወይም የታዘዘ የእምነት ሂሳብ የሚፈልጉ ከሆነ፣ እነዚህ ምርቶች እራስዎ እንዳይገነቡ የሚገቡ ኃላፊነቶች አሏቸው።

የተስማማ መሳሪያ የሚፈልጉ፣ ትንሽ ፖርትፎሊዮ ሲኖርዎት፣ የአንድ ክፍል ዋጋ ሲደመር ሲበዛ፣ ያልተለመደ ድብልቅ (የተቀላቀለ አጠቃቀም ህንፃዎች፣ የማከማቻ ክፍሎች፣ የመኪና ማቆሚያ) ሲያስተዳድሩ፣ ወይም የጥገና እና የተከራይ መረጃ ከራስዎ ስርዓቶች እንደ CRM ጋር እንዲያያዝ ሲፈልጉ ይገንቡ።

በMythex መገንባት

Mythex ከላይ ባለው ጥያቄ ያለውን መተግበሪያ መገንባት ይችላል፦ በቻት ይግለጹ፣ በቀጥታ ቅድመ-እይታ ያረጋግጡ፣ ያትሙ። መተግበሪያው ሲፈልግ ለፎቶዎችና ሰነዶች ለብቻው የPostgres ዳታቤዝ እና የፋይል ማከማቻ ይጨምራል። ለእርስዎ፣ ለሰራተኞችና ለወደፊት ተከራዮች መግቢያ የራስዎን ማምጣት ነው፤ የኦንላይን የኪራይ ክፍያ ደግሞ የራስዎን የክፍያ አቅራቢ ቁልፎች እንደ የፕሮጀክት ሚስጥሮች ማገናኘት ማለት ነው። Mythex ለመተግበሪያዎ አብሮ የተሰራ ክፍያ ወይም ኢ-ፊርማ የለውም። ለወርሃዊ የኪራይ ክፍያዎች ከላይ ካሉት ቀላል አማራጮች አንዱን ይጀምሩ እንጂ የጊዜ ሰሌዳ ስራ አይደለም። ተጨማሪ መነሻዎችን ለማግኘት የመተግበሪያ አብነቶችን ይመልከቱ።

ጥያቄዎች