Jak vytvořit aplikaci pro správu nemovitostí: jednotky, nájemníci, nájemné a údržba

Aplikace pro správu nemovitostí sleduje vaše nemovitosti a jednotky, kdo v které bydlí, jaké nájemné je splatné a zaplacené a co je potřeba opravit. Pro malého pronajímatele nahrazuje tabulku, složku se smlouvami a proud SMS zpráv. Pro agenturu přidává vlastníky, role zaměstnanců a reporty. Jádro je jednoduché — jednotky, nájemní smlouvy, evidence nájemného a požadavky na údržbu — takže nejdřív postavte právě tohle, použijte to na pár měsíčních cyklů nájemného a teprve potom přidejte portál pro nájemníky nebo online platby.

Tento průvodce se týká softwaru. Nájemné, kauce, výpovědi a údaje o nájemnících upravuje místní právo; své povinnosti si ověřte u místního poradce.

Pro koho je aplikace

Co aplikace pro správu nemovitostí potřebuje

Stránky

• Přehled — nájemné splatné tento měsíc, zpožděné zůstatky, otevřené požadavky na údržbu, smlouvy blížící se ke konci, volné jednotky.
• Nemovitosti a jednotky — adresa, detaily jednotky, fotografie, aktuální nájemník, smlouva, stav.
• Nájemníci — kontaktní údaje, historie smluv, zůstatek, dokumenty.
• Nájemní smlouvy — data začátku a konce, výše nájmu a den splatnosti, kauce, podmínky, připojený podepsaný dokument.
• Evidence nájemného — položky a platby na smlouvu, průběžný zůstatek.
• Údržba — požadavky s fotkami, prioritou, stavem, přiřazeným dodavatelem a cenou.
• Dokumenty — smlouvy, protokoly z prohlídek, certifikáty, s připomínkami expirace.
• Pro agentury — vlastníci, výpisy pro vlastníky, zaměstnanci a dodavatelé.

Data

• Nemovitosti a jednotky (dům je nemovitost s jednou jednotkou).
• Nájemníci — osoby, a volitelně nájemní vztah, který propojí více nájemníků s jednou smlouvou.
• Nájemní smlouvy — jednotka, nájemníci, začátek, konec, výše nájmu, frekvence, den splatnosti, výše kauce, stav.
• Položky evidence — smlouva, datum, typ (nájemné, poplatek za pozdní platbu, platba, kredit, kauce), částka v celých haléřích, reference.
• Požadavky na údržbu — jednotka, hlásící osoba, popis, fotky, priorita, stav, dodavatel, cena, data.
• Dodavatelé — obor, kontakt, sazby.
• Dokumenty — navázané na nemovitost, jednotku, smlouvu nebo nájemníka, s typem a datem expirace.
• Vlastníci (agentury) — které nemovitosti vlastní a jaký je jejich poplatek za správu.

Nájemné modelujte jako evidenci — nájemní poplatky a platby jako samostatné položky — a ne jako zaškrtávací políčko „zaplaceno“ u každého měsíce. Evidence zvládne částečné platby, poplatky za pozdní úhradu i kredity a zůstatek je vždy součtem položek.

Oprávnění

• Pronajímatel nebo administrátor — všechno.
• Zaměstnanci — nemovitosti, které jsou jim přiřazeny.
• Vlastníci (agentury) — pohled jen pro čtení na jejich nemovitosti a výpisy.
• Nájemníci — jejich vlastní smlouva, zůstatek, dokumenty a požadavky na údržbu, nic dalšího.
• Dodavatelé (volitelné) — jen zakázky, které jim byly přiřazeny.

Portály pro nájemníky a vlastníky jsou místa, kde dochází k úniku dat. Každý požadavek musí ověřit, že záznam patří tomu, kdo žádá. Jak se portály obvykle strukturují, popisuje náš průvodce klientským portálem.

Rozhodnutí a kompromisy

Zaznamenávat platby, nebo je vybírat. Zaznamenávání plateb, které přicházejí bankovním převodem, je jednoduché a nic nestojí. Výběr nájemného online přes poskytovatele jako Stripe je pro nájemníky pohodlný, ale přidává poplatky, neúspěšné platby, vratky a párování. Začněte zaznamenáváním; až budete připraveni, podívejte se na jak přidat platby do aplikace.

Automatické nájemní předpisy. Vytváření měsíčního předpisu nájemného automaticky potřebuje něco, co běží podle plánu. Jednodušší možnosti: generovat další předpisy, když někdo otevře přehled, nebo tlačítko „vytvořit předpisy tohoto měsíce“.

Portál pro nájemníky hned, nebo později. Pro pár jednotek stačí e-mail a společný formulář pro údržbu. Portál se vyplatí, jakmile portfolio roste.

Úložiště dokumentů. Smlouvy a doklady totožnosti jsou citlivé. Ukládejte je soukromě, dávejte odkazy s platností a uchovávejte jen to, co potřebujete.

Příjem požadavků na údržbu. Jednoduchý veřejný formulář pro každou nemovitost („nahlásit problém“ s nahráním fotky) funguje dobře ještě předtím, než existuje plný portál.

Příklad prvního promptu

Postav webovou aplikaci pro správu nemovitostí pro pronajímatele s 12 jednotkami ve 4 budovách. Spravuji nemovitosti a jednotky (adresa, počet ložnic, fotky, stav: obsazeno, volné, v opravě), nájemníky (jméno, telefon, e-mail) a nájemní smlouvy (jednotka, nájemníci, datum začátku a konce, měsíční nájem, den splatnosti, kauce). Nájemné je evidence: každý měsíc má předpis nájemného a já zaznamenávám platby (datum, částka, způsob, reference), částečné platby, poplatky za pozdní platbu a kredity; u každé smlouvy ukaž průběžný zůstatek. Peníze ukládej jako celá čísla v haléřích. Přehled ukazuje nájemné splatné a zpožděné tento měsíc, otevřené požadavky na údržbu, smlouvy končící během 60 dní a volné jednotky. Požadavky na údržbu mají jednotku, popis, fotky, prioritu, stav, dodavatele a cenu; u každé nemovitosti bude veřejný formulář „nahlásit problém“ s nahráním fotky, který vytvoří požadavek. Podepsané smlouvy a certifikáty ukládej soukromě s daty expirace a nadcházející expirace ukaž na přehledu. Zatím se může přihlásit jen já, e-mailem a heslem. Databáze a soukromé úložiště souborů. Naplň ukázková data.

Postupujte krok za krokem

1. Nemovitosti, jednotky a smlouvy s ukázkovými daty. Ověřte, že přehled správně ukazuje volné jednotky a smlouvy blížící se ke konci.
2. Evidence nájemného. Zaznamenejte částečnou platbu, poplatek za pozdní úhradu a kredit a zůstatky ověřte ručně.
3. Požadavky na údržbu a veřejný formulář. Odešlete jeden z telefonu s fotkou. Viz jak přidat nahrávání souborů do aplikace.
4. Dokumenty. Nahrajte smlouvu a ověřte, že soubor není dostupný bez přihlášení.
5. Reporty. Vybrané nájemné za měsíc, nedoplatky, náklady na údržbu podle nemovitosti. Exportujte do CSV pro účetní.
6. Role zaměstnanců nebo vlastníků (agentury). Ověřte, že vlastník vidí jen své nemovitosti.
7. Portál pro nájemníky (později). Zůstatek, dokumenty, požadavky na údržbu a to, že jeden nájemník nikdy nevidí data jiného.
8. Online výběr nájemného (později).

Časté chyby

• Zaškrtávací políčko „zaplaceno“ místo evidence. Nezvládne částečné platby, poplatky ani kredity.
• Desetinná čísla u peněz. Používejte celé haléře.
• Veřejné odkazy na dokumenty. Smlouvy a doklady musí zůstat soukromé.
• Mazání starých smluv a nájemníků. Uchovávejte historii; označte jako ukončené.
• Natvrdo zakódovaná pravidla jedné země. Nakládání s kaucí, výpovědní lhůty a poplatky za pozdní platbu se liší; držte je jako nastavení.
• Stavět portál pro nájemníky jako první. Nejdřív si ověřte vlastní postup, než přidáte přihlášení pro další lidi.
• Žádný plán zálohování. Jde o data, o která nesmíte přijít; vědět, jak se zálohují a exportují, je nutné.

Kdy je lepší software pro správu nemovitostí

Zavedené platformy pro správu nemovitostí nabízejí online výběr nájemného, prověřování nájemníků, účetnictví, výplaty vlastníkům, elektronické podpisy a právní formuláře pro konkrétní regiony. Pokud spravujete hodně jednotek, vyřizujete peníze vlastníků nebo potřebujete regulované účty pro úschovu peněz, tyto produkty přinášejí odpovědnosti, které byste si neměli stavět sami.

Stavte vlastní, když máte malé portfolio a chcete nástroj, který sedí tomu, jak pracujete, když vám cena za jednotku narůstá, když spravujete neobvyklý mix (smíšené budovy, skladovací boxy, parkovací místa), nebo když chcete údržbu a údaje o nájemnících propojit s vlastními systémy, například s CRM.

Stavba s Mythexem

Mythex dokáže postavit aplikaci z promptu výše: popíšete ji v chatu, zkontrolujete v živém náhledu a publikujete. Pro databázi a soubory přidá vyhrazenou Postgres databázi a úložiště souborů pro fotky a dokumenty, pokud je aplikace potřebuje. Přihlášení pro vás, zaměstnance a později nájemníky je vlastní přístup; online výběr nájemného znamená připojit klíče vašeho platebního poskytovatele jako tajemství projektu. Mythex nemá vestavěné platby ani elektronické podpisy pro vaši aplikaci. Pro měsíční předpisy nájemného začněte jednou z jednodušších možností výše, a ne plánovanou úlohou. Další výchozí body najdete v šablonách aplikací.

Otázky