Πώς να φτιάξετε εφαρμογή διαχείρισης ακινήτων: μονάδες, ενοικιαστές, ενοίκια και συντήρηση

Μια εφαρμογή διαχείρισης ακινήτων κρατά αρχείο για τα ακίνητά σας και τις μονάδες τους, για το ποιος μένει σε καθεμία, τι ενοίκιο οφείλεται και πληρώθηκε, και τι χρειάζεται επισκευή. Για έναν μικρό ιδιοκτήτη αντικαθιστά ένα υπολογιστικό φύλλο, έναν φάκελο με συμβάσεις και μια ατελείωτη αλληλογραφία με μηνύματα. Για ένα γραφείο προσθέτει ιδιοκτήτες, ρόλους προσωπικού και αναφορές. Ο πυρήνας είναι απλός (μονάδες, μισθώσεις, καρτέλα ενοικίων και αιτήματα συντήρησης), οπότε χτίστε πρώτα αυτόν, χρησιμοποιήστε τον για μερικούς μήνες ενοικίου και μετά προσθέστε πύλη ενοικιαστή ή online πληρωμές.

Αυτός ο οδηγός αφορά το λογισμικό. Τα ενοίκια, οι εγγυήσεις, οι ειδοποιήσεις και τα δεδομένα ενοικιαστών διέπονται από την τοπική νομοθεσία· ελέγξτε τις υποχρεώσεις σας με έναν τοπικό σύμβουλο.

Για ποιον είναι

Τι χρειάζεται μια εφαρμογή διαχείρισης ακινήτων

Σελίδες

• Πίνακας ελέγχου: ενοίκια που οφείλονται τον μήνα, ληξιπρόθεσμα υπόλοιπα, ανοιχτά αιτήματα συντήρησης, μισθώσεις που λήγουν σύντομα, κενές μονάδες.
• Ακίνητα και μονάδες: διεύθυνση, στοιχεία μονάδας, φωτογραφίες, τρέχων ενοικιαστής, μίσθωση, κατάσταση.
• Ενοικιαστές: στοιχεία επικοινωνίας, ιστορικό μισθώσεων, υπόλοιπο, έγγραφα.
• Μισθώσεις: ημερομηνίες έναρξης και λήξης, ποσό και ημέρα πληρωμής ενοικίου, εγγύηση, όροι, υπογεγραμμένο έγγραφο συνημμένο.
• Καρτέλα ενοικίων: χρεώσεις και πληρωμές ανά μίσθωση, τρέχον υπόλοιπο.
• Συντήρηση: αιτήματα με φωτογραφίες, προτεραιότητα, κατάσταση, ανατεθειμένος συνεργάτης, κόστος.
• Έγγραφα: μισθώσεις, εκθέσεις επιθεώρησης, πιστοποιητικά, με υπενθυμίσεις λήξης.
• Για γραφεία: ιδιοκτήτες, καταστάσεις ιδιοκτητών, προσωπικό και συνεργάτες.

Δεδομένα

• Ακίνητα και μονάδες (ένα σπίτι είναι ακίνητο με μία μονάδα).
• Ενοικιαστές: τα άτομα και, προαιρετικά, μια μίσθωση που συνδέει πολλούς ενοικιαστές με μία μίσθωση.
• Μισθώσεις: μονάδα, ενοικιαστές, έναρξη, λήξη, ποσό ενοικίου, συχνότητα, ημέρα πληρωμής, ποσό εγγύησης, κατάσταση.
• Εγγραφές καρτέλας: μίσθωση, ημερομηνία, είδος (χρέωση ενοικίου, πρόστιμο καθυστέρησης, πληρωμή, πίστωση, εγγύηση), ποσό σε ακέραια λεπτά, αναφορά.
• Αιτήματα συντήρησης: μονάδα, αναφέρων, περιγραφή, φωτογραφίες, προτεραιότητα, κατάσταση, συνεργάτης, κόστος, ημερομηνίες.
• Συνεργάτες: ειδικότητα, στοιχεία επικοινωνίας, τιμές.
• Έγγραφα: συνδέονται με ακίνητο, μονάδα, μίσθωση ή ενοικιαστή, με τύπο και ημερομηνία λήξης.
• Ιδιοκτήτες (για γραφεία): ποια ακίνητα κατέχουν και η αμοιβή διαχείρισής τους.

Μοντελοποιήστε τα ενοίκια ως καρτέλα (χρεώσεις και πληρωμές ως ξεχωριστές εγγραφές) και όχι ως πλαίσιο «πληρώθηκε» για κάθε μήνα. Η καρτέλα χειρίζεται μερικές πληρωμές, πρόστιμα και πιστώσεις, και το υπόλοιπο είναι πάντα το άθροισμα των εγγραφών.

Δικαιώματα

• Ιδιοκτήτης ή διαχειριστής: πρόσβαση σε όλα.
• Προσωπικό: τα ακίνητα που του έχουν ανατεθεί.
• Ιδιοκτήτες (για γραφεία): προβολή μόνο για διάβασμα των δικών τους ακινήτων και καταστάσεων.
• Ενοικιαστές: τη δική τους μίσθωση, υπόλοιπο, έγγραφα και αιτήματα συντήρησης, τίποτε άλλο.
• Συνεργάτες (προαιρετικό): μόνο τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί.

Οι πύλες ενοικιαστών και ιδιοκτητών είναι εκεί που συμβαίνουν οι διαρροές δεδομένων. Κάθε αίτημα πρέπει να ελέγχει ότι η εγγραφή ανήκει στο άτομο που ζητά. Δείτε τον οδηγό πύλης πελάτη για το πώς δομούνται συνήθως οι πύλες.

Αποφάσεις και συμβιβασμοί

Καταγραφή πληρωμών ή είσπραξη. Η καταγραφή πληρωμών που φτάνουν με τραπεζική μεταφορά είναι απλή και δεν κοστίζει τίποτα. Η είσπραξη ενοικίων online μέσω παρόχου όπως το Stripe είναι βολική για τους ενοικιαστές, αλλά προσθέτει χρεώσεις, αποτυχημένες πληρωμές, επιστροφές και συμφωνία λογαριασμών. Ξεκινήστε με την καταγραφή· δείτε πώς να προσθέσετε πληρωμές στην εφαρμογή σας όταν είστε έτοιμοι.

Αυτόματες χρεώσεις ενοικίου. Η δημιουργία της χρέωσης κάθε μήνα αυτόματα χρειάζεται κάτι που τρέχει προγραμματισμένα. Απλούστερες επιλογές: δημιουργία των επόμενων χρεώσεων όταν κάποιος ανοίγει τον πίνακα ελέγχου, ή ένα κουμπί «δημιουργία χρεώσεων αυτού του μήνα».

Πύλη ενοικιαστή τώρα ή αργότερα. Για μερικές μονάδες, το email και μια κοινή φόρμα συντήρησης αρκούν. Η πύλη αποδίδει όσο μεγαλώνει το χαρτοφυλάκιο.

Αποθήκευση εγγράφων. Οι μισθώσεις και τα έγγραφα ταυτότητας είναι ευαίσθητα. Αποθηκεύστε τα ιδιωτικά, δώστε συνδέσμους που λήγουν και κρατήστε μόνο ό,τι χρειάζεστε.

Υποδοχή αιτημάτων συντήρησης. Μια απλή δημόσια φόρμα ανά ακίνητο («αναφέρετε ένα πρόβλημα» με μεταφόρτωση φωτογραφίας) δουλεύει καλά προτού υπάρξει πλήρης πύλη.

Παράδειγμα πρώτου prompt

Φτιάξε μια web εφαρμογή διαχείρισης ακινήτων για έναν ιδιοκτήτη με 12 μονάδες σε 4 κτίρια. Διαχειρίζομαι ακίνητα και μονάδες (διεύθυνση, υπνοδωμάτια, φωτογραφίες, κατάσταση: κατοικημένη, κενή, υπό επισκευή), ενοικιαστές (όνομα, τηλέφωνο, email) και μισθώσεις (μονάδα, ενοικιαστές, ημερομηνία έναρξης και λήξης, μηνιαίο ενοίκιο, ημέρα πληρωμής, εγγύηση). Το ενοίκιο είναι καρτέλα: κάθε μήνα έχει μια χρέωση ενοικίου, και καταγράφω πληρωμές (ημερομηνία, ποσό, τρόπος, αναφορά), μερικές πληρωμές, πρόστιμα καθυστέρησης και πιστώσεις· δείξε το τρέχον υπόλοιπο κάθε μίσθωσης. Αποθήκευσε τα χρήματα σε ακέραια λεπτά. Ο πίνακας ελέγχου δείχνει τα ενοίκια που οφείλονται και είναι ληξιπρόθεσμα αυτόν τον μήνα, τα ανοιχτά αιτήματα συντήρησης, τις μισθώσεις που λήγουν τις επόμενες 60 ημέρες και τις κενές μονάδες. Τα αιτήματα συντήρησης έχουν μονάδα, περιγραφή, φωτογραφίες, προτεραιότητα, κατάσταση, συνεργάτη και κόστος· κάθε ακίνητο παίρνει μια δημόσια φόρμα «αναφέρετε ένα πρόβλημα» με μεταφόρτωση φωτογραφίας που δημιουργεί αίτημα. Αποθήκευσε τις υπογεγραμμένες μισθώσεις και τα πιστοποιητικά ιδιωτικά, με ημερομηνίες λήξης, και δείξε τις επερχόμενες λήξεις στον πίνακα ελέγχου. Προς το παρόν μόνο εγώ μπαίνω, με email και κωδικό. Βάση δεδομένων και ιδιωτική αποθήκευση αρχείων. Πρόσθεσε δείγματα δεδομένων.

Βήματα κατασκευής

1. Ακίνητα, μονάδες και μισθώσεις με δείγματα δεδομένων. Ελέγξτε ότι ο πίνακας ελέγχου δείχνει σωστά τις κενές μονάδες και τις μισθώσεις που λήγουν σύντομα.
2. Καρτέλα ενοικίων. Καταγράψτε μια μερική πληρωμή, ένα πρόστιμο καθυστέρησης και μια πίστωση, και ελέγξτε τα υπόλοιπα με το χέρι.
3. Αιτήματα συντήρησης και η δημόσια φόρμα. Υποβάλετε ένα από το κινητό με φωτογραφία. Δείτε πώς να προσθέσετε μεταφορτώσεις αρχείων στην εφαρμογή σας.
4. Έγγραφα. Ανεβάστε μια μίσθωση και επιβεβαιώστε ότι το αρχείο δεν είναι προσβάσιμο χωρίς σύνδεση.
5. Αναφορές. Ενοίκια που εισπράχθηκαν ανά μήνα, καθυστερήσεις, κόστος συντήρησης ανά ακίνητο. Εξαγωγή σε CSV για τον λογιστή σας.
6. Ρόλοι προσωπικού ή ιδιοκτητών (για γραφεία). Ελέγξτε ότι ένας ιδιοκτήτης βλέπει μόνο τα δικά του ακίνητα.
7. Πύλη ενοικιαστή (αργότερα). Υπόλοιπο, έγγραφα, αιτήματα συντήρησης, και ένας ενοικιαστής να μην βλέπει ποτέ τα δεδομένα άλλου.
8. Ηλεκτρονική είσπραξη ενοικίων (αργότερα).

Συχνά λάθη

• Πλαίσιο «πληρώθηκε» αντί για καρτέλα. Δεν μπορεί να χειριστεί μερικές πληρωμές, χρεώσεις ή πιστώσεις.
• Χρήματα με κινητή υποδιαστολή. Χρησιμοποιήστε ακέραια λεπτά.
• Δημόσιοι σύνδεσμοι εγγράφων. Οι μισθώσεις και οι ταυτότητες πρέπει να μένουν ιδιωτικές.
• Διαγραφή παλιών μισθώσεων και ενοικιαστών. Κρατήστε το ιστορικό· σημειώστε ως ληγμένα.
• Σκληροκωδικοποιημένοι κανόνες μιας χώρας. Η διαχείριση εγγύησης, οι προθεσμίες ειδοποίησης και τα πρόστιμα καθυστέρησης διαφέρουν· κρατήστε τα ως ρυθμίσεις.
• Πρώτα η πύλη ενοικιαστή. Φτιάξτε σωστά τη δική σας ροή εργασίας προτού προσθέσετε συνδέσεις για άλλους.
• Χωρίς σχέδιο αντιγράφων ασφαλείας. Πρόκειται για δεδομένα που δεν μπορείτε να χάσετε· μάθετε πώς αντιγράφονται και εξάγονται.

Πότε είναι καλύτερο λογισμικό διαχείρισης ακινήτων

Οι καθιερωμένες πλατφόρμες διαχείρισης ακινήτων περιλαμβάνουν ηλεκτρονική είσπραξη ενοικίων, έλεγχο ενοικιαστών, λογιστική, πληρωμές σε ιδιοκτήτες, ηλεκτρονικές υπογραφές και νομικά έντυπα για συγκεκριμένες περιοχές. Αν διαχειρίζεστε πολλές μονάδες, κρατάτε χρήματα πελατών για λογαριασμό ιδιοκτητών ή χρειάζεστε ρυθμιζόμενο λογαριασμό εμπιστοσύνης, αυτά τα προϊόντα φέρουν ευθύνες που δεν πρέπει να ξαναχτίσετε μόνοι σας.

Φτιάξτε το δικό σας όταν έχετε μικρό χαρτοφυλάκιο και θέλετε εργαλείο που ταιριάζει στον τρόπο που δουλεύετε, όταν η τιμολόγηση ανά μονάδα αθροίζεται, όταν διαχειρίζεστε ασυνήθιστο μείγμα (μικτές χρήσεις κτιρίων, αποθήκες, parking), ή όταν θέλετε τα δεδομένα συντήρησης και ενοικιαστών συνδεδεμένα με τα δικά σας συστήματα, όπως ένα CRM.

Χτίζοντας το με το Mythex

Το Mythex μπορεί να χτίσει την εφαρμογή του παραπάνω prompt: την περιγράφετε στη συνομιλία, την ελέγχετε στη ζωντανή προεπισκόπηση και τη δημοσιεύετε. Προσθέτει αποκλειστική βάση δεδομένων Postgres και αποθήκευση αρχείων για φωτογραφίες και έγγραφα όταν τα χρειάζεται η εφαρμογή. Η σύνδεση για εσάς, το προσωπικό και αργότερα τους ενοικιαστές γίνεται με τη δική σας προσέγγιση ταυτοποίησης. Η ηλεκτρονική είσπραξη ενοικίων σημαίνει ότι συνδέετε τα δικά σας κλειδιά του παρόχου πληρωμών ως μυστικά του έργου· το Mythex δεν έχει ενσωματωμένες πληρωμές ή ηλεκτρονικές υπογραφές για την εφαρμογή σας. Για τις μηνιαίες χρεώσεις ενοικίου, ξεκινήστε με μία από τις απλούστερες επιλογές παραπάνω αντί για προγραμματισμένη εργασία. Για περισσότερες αφετηρίες, δείτε τα πρότυπα εφαρμογών.

Ερωτήσεις